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Diese Seite beschreibt, wie Sie die Teilnehmerliste einer Veranstaltung manuell bearbeiten können. Dies kann für die folgenden Zwecke genutzt werden:

• Manuelle Zulassung für eine Veranstaltung ohne Parallelgruppen
• Manuelle Zulassung für eine Veranstaltung mit Parallelgruppen
• Manuelle Vorabzulassung von einzelnen Teilnehmern, die auf jeden Fall einen Platz bekommen sollen (mit anschließender automatischer Platzvergabe)
• Manuelle Vorabstornierung von Teilnehmern, die die Veranstaltung nicht besuchen dürfen / sollen (mit anschließender automatischer Platzvergabe)

Bitte prüfen Sie zuerst, ob die zu bearbeitende Veranstaltung mit einer Anmeldefrist versehen ist (auf den Titel der Veranstaltung klicken um zur Einzelansicht zu gelangen; eine Frist wird über dem Abschnitt mit den Terminen angezeigt)! Für Veranstaltungen mit Anmeldefrist bitte im Allgemeinen keine Zulassungen vor Ablauf der Frist aussprechen, da wir sonst unser Versprechen den Studierenden gegenüber nicht halten können, dass der Anmeldezeitpunkt keine Rolle beim Vergabeprozess spielt!

Vorabstornierungen können vor Ablauf einer Anmeldefrist vorgenommen werden, wenn die betroffene Studentin die Veranstaltung nicht belegen darf.

Vorabzulassungen bei Veranstaltungen mit Anmeldefrist können in Einzelfällen notwendig werden, es sollte sich aber nach Möglichkeit nur um wenige Plätze handeln.

Die folgenden Abschnitte beschreiben die Details, wie man eine Teilnehmerliste bearbeiten kann. Dabei gibt es seit dem SS 2009 zwei verschiedene Masken: In der ersten (alten) Maske kann man die Teilnehmerliste einer einzigen Parallelgruppe bearbeiten; in der zweiten (zusätzlichen) Maske kann man die Teilnehmerliste von allen Parallelgruppen einer Veranstaltung bearbeiten, hat eine „alle zulassen“ Funktion sowie die Möglichkeit, eine Excel-Liste für alle Teilnehmer einer Veranstaltung mit mehreren Parallelgruppen generieren zu lassen.

Für eine manuelle Bearbeitung der Teilnehmerlisten gehen Sie zunächst im Hauptmenü „Meine Funktionen“ auf das Untermenü „Meine Teilnehmer“, klicken dort bei der zu bearbeitenden Veranstaltung auf „Belegung-Info“ am Ende der Tabellenzeile und gelangen in die Maske mit den Teilnehmerinformationen (siehe auch die Anleitung „Teilnehmerlisten einsehen“).

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In der Tabelle in der Mitte sehen Sie die angemeldeten bzw. schon zugelassenen Teilnehmer und im rechten Bereich ein Feld, in dem Sie den Status der Anmeldung setzen können. Die Bedeutung der einzelnen Felder erfahren Sie, wenn Sie mit der Maus drauf zeigen:

• ZU: Die Studentin soll zugelassen werden
• ST: Die Anmeldung soll storniert werden (wenn sich z.B. ein Studierender angemeldet hat, der eine Voraussetzung nicht erfüllt, die nicht vom System geprüft wurde, wie z.B. Besuch der Veranstaltung X im vorherigen Semester).
• Bei einer Veranstaltung mit Parallelgruppen wird vor dem 'ZU' Feld noch die Gruppenpriorität angezeigt, damit Sie bei einer manuellen Platzvergabe auch die Wünsche der Studierenden berücksichtigen können.
• Hinter dem Studiengang der Studierenden kann noch eine von der Studierenden angegebene Bemerkung angezeigt werden (in grün). Insbesondere können hier Studierende 'mit Kind' bzw. die in Gremien aktiv sind oder Erasmus Studierende gekennzeichnet sein, die bei einer Vergabe der Plätze möglichst bevorzugt behandelt werden sollen.

Nach dem Setzen der Felder nicht vergessen, den „Speichern“ Knopf am Ende der Liste zu drücken! Wenn es keine Anmeldefrist gibt und nach der manuellen Vergabe keine weiteren Anmeldungen möglich sein sollen, müssen Sie im Reiter „Veranstaltung“ das Feld „Anmeldepflicht“ auf „gesperrt“ stellen. Sonst können sich abgelehnte Studierende erneut anmelden. Mit dem Knopf „Einträge verwerfen“ können Sie ihre Änderungen wieder zurücksetzen - einfach ohne speichern weiterzuarbeiten hat aber den selben Effekt.

Um alle Anmeldungen sehen zu können, drücken Sie bitte auf den Knopf „Alle Anmeldungen zeigen“. Dann werden alle Studierenden gezeigt, die sich für die Veranstaltung angemeldet haben, auch wenn sie vom automatischen Vergabeverfahren keinen Platz bekommen haben (für die verschiedenen Gründe einer Nichtzulassung, siehe den unteren Bereich dieser Seite).

Um die Anmeldungen von allen Parallelgruppen einer Veranstaltung in einer Maske bearbeiten zu können, drücken Sie bitte auf den Link „Platzvergabe (alle Gruppen)“ (s.u.), dort können Sie auch alle Anmeldungen „in einem Rutsch“ auf „Zugelassen“ umstellen.

Es gibt drei weitere Möglichkeiten, den Status eines Teilnehmers zu ändern, die aber erst am Ende des Semesters relevant werden können:

• TE: erfolgreich teilgenommen
• WH: Nicht erfolgreich teilgenommen, darf wiederholen
• NE: Nicht erfolgreich teilgenommen, keine Wiederholung erlaubt

Diese Daten können bei der Platzvergabe im nächsten Semester genutzt werden, sie können aber nicht für die Datenübermittlung zum Prüfungsamt genutzt werden.

Um einen Teilnehmer hinzuzufügen, der nicht auf der Liste steht, bitten den Link „Neuer Datensatz“ vor dem Knopf „Speichern“ anklicken. Sie erhalten dann die folgende Maske:

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In der Maske können Sie die fehlende Studierende durch Eingabe der Matrikelnummer hinzufügen und gleichzeitig auch den Status setzen (angemeldet, zugelassen, …). In dieser Maske müssen Sie auf „speichern“ klicken, um die Eintragung in die Teilnehmerliste wirksam zu machen. Wenn Sie mehrere Teilnehmer erfassen wollen, ohne zur Teilnehmerliste zurückzukehren, drücken Sie in dieser Maske auf den Knopf „Neue Belegung“, nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben (dieser Knopf erscheint erst nach dem Speichern). Dann wird das Feld „Matrikelnummer“ in der Maske geleert und Sie können eine weitere Matrikelnummer eingeben. Wenn es hier eine Fehlermeldung gibt, ist der Teilnehmer meist auf der Liste der abgelehnten Teilnehmer vorhanden - dann bitte über der Teilnehmerliste auf 'Alle ansehen' klicken und in der dann erscheinenden Gesamtliste den Status des Teilnehmers auf 'ZU' stellen für eine Zulassung.

Für eine Platzvergabe in allen Parallelgruppen einer Veranstaltung, für eine manuelle Zulassung „in einem Rutsch“, oder für eine Excel-Liste aller Teilnehmer einer Veranstaltung mit mehreren Parallelgruppen gehen Sie bitte zunächst auf „Teilnehmerlisten bearbeiten (einzelne Parallelgruppe) (s.o.)“. Ganz unten gibt es einen Link „Platzvergabe (alle Gruppen)“, über den Sie zu der folgenden Maske gelangen:

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In dieser Maske gibt es die folgenden wesentlichen Funktionen (von oben nach unten):

• In dem Feld 'Matrikelnummer' können Sie schnell einzelne Teilnehmer nacherfassen (allerdings nur für eine manuelle Vergabe, für eine automatische Vergabe geht es nur wenn es keine Modulvergabe oder Gruppenvergabe gibt (sonst fehlen dann die notwendigen Prioritäten).
• Mit dem Link „E-Mail an alle angemeldeten oder zugelassenen Studenten in allen Gruppen senden“ gelangen Sie zum E-Mail Versendedialog
• Durch Betätigen des Links „Excel Export (alle Gruppen)“ können Sie sich die Daten aller Teilnehmer in ein Excel Arbeitsblatt exportieren lassen
• Durch Betätigen des Links „kurz“ können Sie die Ansicht der Tabelle mit den angemeldeten Studierenden auf wenige Details (nur die Matrikelnummer) umstellen (dies ist der Standard), oben gezeigt ist die Ansicht wenn man die Seitenansicht auf „lang“ gestellt hat (Matrikelnummer, Abschluss und Studienfächer werden angezeigt)
• Im Tabellenkopf können Sie auf „Alle zulassen“ klicken, um alle angemeldeten Studierenden innerhalb der jeweiligen Gruppe zuzulassen. Achtung: Dies sollte nicht bei einer Gruppenvergabe genutzt werden, weil dann Studierende Plätze in mehreren Parallelgruppen bekommen können!
• In jeder Tabellenzeile kann der Anmeldestatus für eine Studierende durch Anklicken der jeweiligen Knöpfe „AN“, „ZU“, oder „ST“ bzw. durch eine entsprechende Auswahl aus der Liste geändert werden, was dann nach dem Betätigen des „Speichern“ Knopfes unterhalb der Tabelle (oben nicht dargestellt) übernommen wird.

Eine Anmeldung zu einer Veranstaltung kann sich in verschiedenen Zuständen befinden:

• AN: Die Anmeldung wurde bislang noch nicht bearbeitet
• ZU: Die Anmeldung wurde akzeptiert und der Studierende damit zugelassen: Dies kann entweder manuell oder automatisch passiert sein.

Des Weiteren gibt es verschiedene Zustände für eine Ablehnung der Anmeldung, die die verschiedenen Ursachen der Ablehung kennzeichnen:

• ST: Die Anmeldung wurde storniert (vom Dozenten oder von einem Administrator)
• AB: Die Anmeldung wurde von einem automatischen Verfahren abgelehnt (z.B. kein Losglück) und der Teilnehmer hat auch keinen Platz in einer Alternativveranstaltung bekommen (andere Parallelgruppe oder andere Veranstaltung im selben Modul)
• NP: abgelehnt aufgrund niedrige Gruppenpriorität. Der Teilnehmer wurde zu einer Gruppe mit höherer Gruppenpriorität zugelassen, hat also einen Platz in einer „beliebteren“ Gruppe bekommen.
• MP: abgelehnt aufgrund niedriger Modulpriorität. Der Teilnehmer wurde zu einer Veranstaltung mit höherer Modulpriorität zugelassen, hat also einen Platz in einer „beliebteren“ Veranstaltung im selben Modul bekommen.
• HP: Hohe Priorität. Die Veranstaltung wurde abgelehnt (z.B. wegen fehlendem Losglück), eine niedrigere Priorität wurde aber zugelassen. Der Teilnehmer hat also einen Alternativplatz bekommen.
• TU: Terminüberschneidung für den Teilnehmer, erkannt vom Zulassungsverfahren.