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lsf:anmelde-.und.platzvergabeverfahren.einer.veranstaltung

Konfiguration des Anmelde- und Platzvergabeverfahrens für eine Veranstaltung

Diese Seite fasst die notwendigen Schritte zusammen, wie man eine Veranstaltung für die Online-Anmeldung und die anschließende Vergabe der Plätze konfiguriert.

Grundsätzlich besteht das Verfahren aus den folgenden Phasen (nochmal kurz zum Verständnis):

  1. Eingabe der Veranstaltungsdaten und Konfiguration der Anmeldung und der Platzvergabe (von Nov.-Dez für die Daten des Sommersemesters und von April-Mai für die Daten des Wintersemesters)
  2. Freischaltung des Semesters für die Studierenden (Anfang Februar für das Sommersemester; Mitte Juli für das Wintersemester)
  3. Beginn der Anmeldephase (Anfang März für das Sommersemester, Anfang September für das Wintersemester)
  4. Ende der Anmeldung und Vergabe der Plätze (Anfang April eine Woche vor Semesterbeginn im Sommersemester, Ende der Einführungswoche im Wintersemester). Typischerweise wird es eine Woche bis wenige Tage vor Ende der Anmeldung einen Probelauf der Vergabe geben auf dem Testserver unter lsf-test.uni-hildesheim.de .

Die Konfiguration des Anmeldeverfahrens muss also vor Phase 3 abgeschlossen sein (am besten schon vor Phase 2, damit die Studierenden gleich sehen, was von ihnen verlangt wird). Die Konfiguration des Vergabeverfahrens muss vor Phase 4 abgeschlossen sein, sollte aber auch schon 2 Wochen vorher beendet sein, damit wir probeweise Platzvergaben auf dem Testserver machen können.

Notwendige Schritte für die Konfiguration des Anmeldeverfahrens

  • Einstellen des Felds „Anmeldepflicht“ im Reiter mit den Veranstaltungsgrunddaten. Sollte keine Online-Anmeldung gewünscht sein, weil es ein anderes Anmeldeverfahren gibt, hier bitte ein „Keine Online-Anmeldung“ eintragen. Sonst hat man im wesentlichen die Wahl zwischen „freier Anmeldung“ (Feld Anmeldepflicht leer lassen) und „Anmeldepflicht“.
  • Einstellen der Fristen im Reiter “Belegungsfristen“. In der Auswahlliste sind zunächst die uniweit gültigen Anmeldefristen vermerkt, weitere können auf Anfrage generiert werden. Es wird aber darum gebeten, nach Möglichkeit vorhandene Fristen zu nutzen, damit die Studierenden möglichst wenige Termine beachten müssen. Sollte ein automatisches Vergabeverfahren gewünscht sein, kann hier auch eine weitere Frist für die Abmeldung eingetragen werden, so dass nach dem Vergabeverfahren noch Plätze zurückgegeben werden können. Wichtig ist hier, dass nicht nur die gewünschte Frist, sondern auch das mit der Frist verbundene Anmeldeverfahren korrekt ausgewählt wird (die Standard-Anmeldefristen gibt es dreimal!).
    • Frist 'Einzelvergabe': Die Veranstaltung hat keine Parallelgruppen und ist keinem Modul zugeordnet ⇒ Studierende müssen bei der Anmeldung keine weiteren Angaben machen
    • Frist 'mit Gruppenpriorität': Die Veranstaltung hat mehrere Parallelgruppen, ist aber keinem Modul zugeordnet bzw. es soll keine Vergabe basierend auf Modulprioritäten geben ⇒ Studierende können sich bei mehreren Gruppen anmelden unter Angabe einer Gruppenpriorität. Bei der Vergabe erhält jede Studentin nur maximal einen Platz in einer der Gruppen - es gibt keine Priorisierung für Studierende, die die Veranstaltung als 'Pflichtveranstaltung' belegen müssen.
    • Frist 'mit Modulpriorität': Die Veranstaltung gehört zu einem Modul und hat ggf. auch mehrere Parallelgruppen. ⇒ Studierende müssen bei der Anmeldung eine Modulpriorität angeben und ggf. auch noch eine Gruppenpriorität. Diese Option ist typischerweise mit den LSF Kontaktpersonen in den Instituten abgesprochen und kann nicht für einzelne Veranstaltungen genutzt werden.
  • Einstellen einer optionalen Beschränkung der Anmeldung auf bestimmte Studiengänge und ggf. Fachsemester im Reiter “Belegungsfristen“. Diese Beschränkungen sollten nur mit besonderer Vorsicht genutzt werden, damit man nicht versehentlich eine ganze Gruppe von Studierenden unberechtigterweise von der Anmeldung ausschließt. Es wird empfohlen, eine solche Beschränkung nur zu nutzen, wenn ohne diese Beschränkung größere Probleme entstehen können, wenn z.B. Studierende mit einer Belegungspflicht diese Veranstaltung nicht besuchen können.

Für Veranstaltungen, deren Plätze in einer Modulvergabe vergeben werden sollen, muss schon vor Beginn der Anmeldung das / die dazugehörigen Module im Reiter “Modulzuordnung“ eingestellt werden.

Des Weiteren wird empfohlen das Feld „Maximale Teilnehmerzahl“ (entweder allgemein im Reiter mit den Veranstaltungsgrunddaten oder terminspezifisch im Reiter “Termine und Räume“) bereits frühzeitig zu füllen, damit die Studierenden sehen, wie groß die Chance ist, einen Platz zu bekommen (und außerdem hilft es bei der Raumzuweisung); diese Zahl kann aber bis unmittelbar vor dem Start des Vergabeverfahrens noch angepasst werden.

Um die Konfiguration des Anmeldeverfahrens zu prüfen, gibt es für Veranstaltungsadmins unter 'Meine Funktionen' ⇒ 'Meine Auswertungen' den neuen Menüpunkt 'Kontrolle Lehrveranstaltungen 1: vor Beginn der Veranstaltungsanmeldung'. Dort wird eine Excel-Datei mit einer Übersicht aller Veranstaltungen der Einrichtung und ihrer Abteilungen bereitgestellt und evtl. Probleme farblich in der Tabelle gekennzeichnet (blassgelb: Hinweise, gelb: Warnungen; orange-rot: Fehler), wobei man mit 'mouse-over' zu jeder dieser gekennzeichneten Tabellenzellen weitere Informationen erhält. Diese Funktion kann aktualisiert werden, um bekannte Konfigurationsprobleme darzustellen (dazu bitte beim LSF-Admin melden).

Notwendige Schritte für die Konfiguration des Vergabeverfahrens

  • Einstellen des Felds „Vergabeverfahren“ im Reiter mit den Veranstaltungsgrunddaten: Hier besteht die Möglichkeit eine manuelle Vergabe oder verschiedene automatische Verfahren (mit / ohne Bevorzugung von höheren Fachsemestern) auszuwählen. Bitte beachten Sie bei einer manuellen Vergabe, diese Vergabe auch zeitnah nach dem Ende der Anmeldephase vorzunehmen (aber erst nach Ende der Anmeldefrist).
  • Einstellen des Felds „Maximale Teilnehmerzahl“ auf die endgültige Teilnehmerzahl (nur für automatische Vergabeverfahren). Eine kurzfristige Änderung kann z.B. als Reaktion auf die Probevergabe auf dem Testserver erfolgen.
lsf/anmelde-.und.platzvergabeverfahren.einer.veranstaltung.txt · Zuletzt geändert: 2013/05/29 16:27 von dieder