„Der Preis für hervorragende Serviceleistungen von Mitarbeiter*innen in der Verwaltung geht in diesem Jahr an alle Kolleg*innen, die in den Sekretariaten tätig sind. Sie haben sich in ganz besonderem Maße für die Universität während der Pandemie in den vergangenen zwei Jahren eingesetzt. Für ihr großes Engagement in diesen schwierigen und nicht immer einfachen Zeiten möchten wir uns ausdrücklich bei Ihnen bedanken!“, hebt Dr. Matthias Kreysing, Vizepräsident für Verwaltung und Finanzen, die Auszeichnung hervor, die jährlich von der Universität Hildesheim verliehen wird.
„Wir arbeiten meist im Hintergrund an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung. Von unseren vielfältigen Aufgaben in den Sekretariaten wird oft nur ein Teilbereich wahrgenommen“, sagt Karin Burg. Sie ist eine von den rund 60 Sekretär*innen, die an der Universität Hildesheim tätig sind und ist seit 2002 im Dekanat 2 für den Fachbereich Kulturwissenschaften und Ästhetische Kommunikation. Burg kümmert sich um die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen des Fachbereichsrats, die Sachbearbeitung in den Bereichen Promotion und Habilitation, übernimmt Aufgaben im Bereich Finanzen und in der Organisation von Veranstaltungen sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben. Mit der Coronapandemie veränderten sich die Arbeitsabläufe und es mussten neue Organisationsstrukturen geschaffen werden, um alte und neue Aufgaben lösungsorientiert bewältigen zu können.
„Wir sind seit längerem mit Aufgaben aus den Bereichen Lehre, Personal und Finanzen betraut und es wird weiterhin erwartet, dass wir uns in neue Aufgabengebiete einarbeiten und diese übernehmen“, sagt Burg. „Durch die Verleihung des Preises für hervorragende Serviceleistungen erfahren meine Kolleg*innen und ich eine besondere Wertschätzung. Unser Engagement wird auch über das direkte Umfeld hinaus wahrgenommen und gewürdigt. Das kann sich positiv auf unsere Motivation und Einsatzbereitschaft auswirken. Vielleicht, so meine Hoffnung, trägt die mit dem Preis verbundene Aufmerksamkeit auch dazu bei, dass deutlich wird, dass unsere Berufsbezeichnung und unsere Eingruppierung im Hinblick auf die von uns wahrgenommenen Aufgaben nicht mehr angemessen sind.“
Auch Miriam Kühne ist eine der Personen, die sich hinter den Sekretariatskolleg*innen der Universität Hildesheim verbirgt. Kühne ist seit 2016 im Fachbereich 1, Erziehungs- und Sozialwissenschaften, im Institut für Sozialwissenschaften neben einer weiteren Kollegin die zentrale Ansprechpartnerin im Sekretariat. Ihr Aufgabenfeld hat einen stärkeren Fokus auf das Institut. So unterstützt Kühne die Professor*innen und wissenschaftlichen Mitarbeitenden am Institut in der Lehrplanung und ist neben den alltäglich anfallenden Aufgaben, wie z. B. allgemeiner Korrespondenz, Rechnungsbearbeitung und der Organisation institutsinterner Abläufe, auch Ansprechpartnerin für die Studierenden bei Fragen und Problemen. Ebenso fällt die organisatorische Mitarbeit bei Tagungen und Veranstaltungen in ihren Aufgabenbereich.
„Die Aufgaben im Sekretariat unterliegen dem stetigen Wandel, es wird erwartet, dass wir uns den neuen Situationen anpassen“, schildert Kühne die Veränderungen in den letzten beiden Jahren. „Gerade in der Pandemie haben wir bewiesen, dass wir das können. In den Institutssekretariaten waren wir oft die einzigen Personen, die regelmäßig vor Ort waren und haben alles organisiert, was noch nicht digital zu lösen ist. Wir haben uns schnell in neue Programme eingearbeitet und gemeinsam mit den Kolleg*innen aus der Verwaltung Arbeitsabläufe angepasst und digitalisiert, wo es möglich war. Ich finde es schön, dass wir diesen Preis bekommen und denke, dass wir uns nicht verstecken müssen. Wir sind ein Kreis von qualifizierten Kolleg*innen und bringen durch unsere unterschiedlichen beruflichen Hintergründe neben den nötigen Qualifikationen noch viel mehr mit.“
Mit den veränderten Arbeitsbedingungen habe sich nicht nur die Art des Arbeitens verändert, auch das Verhältnis zwischen den Mitarbeiter*innen untereinander. „Die Situation hat gezeigt, dass man sich auf uns verlassen kann“, so Kühne. „Meine Kolleg*innen und ich aus den Sekretariaten mussten uns auf die ständig verändernden Situationen einstellen und haben das gut geregelt. Von anderen Mitarbeiter*innen wurde uns auch vermittelt, dass wir mit Engagement und Herzlichkeit dazu beigetragen haben, dass unter diesen veränderten Bedingungen in unseren Arbeitsbereichen alles gut lief und Aufgaben lösungsorientiert erledigt wurden“, ergänzt Burg, die zudem auch als Sprecherin für den Arbeitskreis Sekretariate der Universität Hildesheim aktiv ist.
Der Arbeitskreis, der vor fünf Jahren gegründet wurde, ermöglicht auch in Pandemiezeiten eine enge Vernetzung mit den Sekretariatskolleg*innen aus unterschiedlichsten Fachbereichen. Im Vordergrund steht derzeit der Erfahrungsaustausch, da viele Kolleg*innen an unterschiedlichen Standorten tätig sind. „Während der Pandemie haben wir uns gegenseitig auf den aktuellen Stand gebracht, sei es zu neuen Coronaregelungen oder auch zu technischen Fragen – jeder wusste irgendetwas, dafür war der Austausch sehr wertvoll“, so Kühne. „Wenn sich alles beruhigt hat, werden wir auch wieder stärker thematischer und projektorientierter arbeiten.“ Anschließen kann sich dem Arbeitskreis jeder, der in den zahlreichen Sekretariaten der Universität Hildesheim beschäftigt ist.
Weitere Preisträger*innen
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Preis für hervorragende Lehre
Den Preis für hervorragende Lehre erhält Dr. Sanne Ziethen, Wissenschaftliche Mitarbeiterin im Projekt Digital C@MPUS-le@rning, Institut für Geschichte.
Als weitere von der Jury als hervorragend eingestufte Vorschläge galten Dr. Alice Altissimo, Jenifer Johanna Becker, Prof. Dr. Julius Heinicke, Julia Speckmann und Dorothee Wielenberg. - Preis für hervorragende Forschung
Für hervorragende Forschung im Studienjahr 2021/22 wird PD Dr. Sylvia Jaki ausgezeichnet, Institut für Übersetzungswissenschaft und Fachkommunikation.
