Bevor der Dienst genutzt werden kann, ist eine Erstanmeldung nötig. 
Hinweis: Bei der ersten Anmeldung wird ein neuer Account bei der GWDG, dem Betreiber der Academic Cloud, erstellt. Dies kann bis zu drei Minuten dauern.

Starten Sie einen Browser Ihrer Wahl und gehen Sie zur Adresse www.academiccloud.de.

Klicken Sie auf "Login".
Geben Sie Ihre Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse  (NICHT Ihren Mail-Alias, sondern Ihre MAILADRESSE, also "nutzername"@uni-hildesheim.de) ein und drücken sie Enter oder klicken Sie auf "Anmelden".
Wählen Sie ggf. Universität Hildesheim aus und klicken Sie auf "Anmeldung fortsetzen".
Sie werden jetzt auf die Anmelde-Seiten der Universität Hildesheim weitergeleitet.
Geben Sie hier Ihren Uni-Benutzernamen (NICHT die ganze Mailadresse) und das dazugehörige Passwort ein und drücken sie Enter oder klicken Sie auf "Anmelden".
Sie werden wieder auf die Seiten der Academic Cloud weitergeleitet.
Klicken Sie hier bitte auf das Cloud-Symbol mit der Angabe des verbleibenden Speicherplatzes.
Ein neuer Tab mit Ihrer Dateiansicht öffnet sich - die Erstanmeldung ist jetzt abgeschlossen.

Der Web-Zugang zur Academic Cloud kann mit jedem modernen Web-Browser verwendet werden. Alle Grundfunktionen der Cloud sind hier nutzbar:
 

• Datei-Up- und Download für den Kontobesitzer.

• Teilen von Dateien und Ordnern mit anderen registrierten Benutzern, aber auch Externen per URL-Link.

 

Zugriff:
Starten Sie einen Browser Ihrer Wahl und gehen Sie zur Adresse sync.academiccloud.de/.
Klicken Sie auf "Login".
Geben Sie Ihre Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse (NICHT Ihren Mail-Alias, sondern Ihre MAILADRESSE, also "nutzername"@uni-hildesheim.de) ein und drücken sie Enter oder klicken Sie auf "Anmelden".
Wählen Sie ggf. Universität Hildesheim aus und klicken Sie auf "Anmeldung fortsetzen".
Sie werden jetzt auf die Anmelde-Seiten der Universität Hildesheim weitergeleitet.
Geben Sie hier Ihren Uni-Benutzernamen und das dazugehörige Passwort ein und drücken sie Enter oder klicken Sie auf "Anmelden".
Sie werden wieder auf die Seiten der Academic Cloud weitergeleitet.

Der ownCloud Desktop-Synchronisierungs-Client hält Ihre Dateien zwischen Ihrem PC und dem Academic Cloud-Server synchron.

Sie können mit Ihrem ownCloud-Client eine oder mehrere Dateien und Ordner auf Ihrem Computer freigeben und synchronisieren. Platzieren Sie die Dateien in einem lokal freigegebenen Verzeichniss, und diese Dateien werden sofort mit der Academic Cloud und den anderen Geräten mit dem ownCloud Desktop-Sync-Clienten, der Andriod App oder der iOS-App synchronisiert. Nehmen Sie eine Änderung an den Dateien auf einem Ihrer Computer vor, wird das über Desktop-Synchronisierung auf allen anderen Rechner ebenfals verändert. Damit halten Sie immer alle Ihre Dateien aktuell, egal wo Sie sich aufhalten und welchen Rechner Sie verwenden.

Apps sind für alle gängigen Systeme verfügbar. Im Folgenden finden Sie Links zu den verschiedenen Varianten:

• Windows
• Linux:
  Entweder das Paket "owncloud-client" über die integrierte Paketverwaltung installieren (Evtl. sind dort nur ältere Versionen verfügbar).
  Oder, um evtl. aktuellere Versionen zu erhalten, eine owncloud.org-Paketquelle einbinden und dann über die Paketverwaltung "owncloud-client" installieren.
  Auf manchen Linux-Distributionen ist es empfehlenswert, zusätzlich das Paket libgnome-keyring0 zu installieren. Dies kann die automatische Anmeldung der App stark vereinfachen.
• macOS
• Android
• iOS

Nach der Installation sind nur noch wenige Eingaben nötig:

• der Servername: sync.academiccloud.de
• der Uni-Account
• bei den Desktop-Clients: ein Verzeichnis, das synchronisiert werden soll, standardmäßig "owncloud" oder "academiccloudsync", ist aber frei wählbar

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Datei oder einen Ordner freizugeben, die jeweils Vor- und Nachteile haben. Um ein Dokument zu teilen klicken Sie auf das Teilen- Symbol. Es öffnet sich rechts eine Spalte mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten. Unter dem Reiter „Teilen“, können Sie das Dokument/den Ordner mit einer Person oder Gruppe teilen.

 

	Öffentliche Links	normale Freigaben
Vorteile	auch ohne Anmeldung zugänglich	keine Zeitbegrenzung, Synchronisation durch App bei Empfänger*in
Nachteile	180 Tage Zeitbegrenzung	nur nach Anmeldung zugänglich

Wenn Sie die Datei oder den Ordner mit Personen, die die Erstanmeldung in der Academic Cloud noch nicht durchgeführt haben, teilen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Nachdem Sie auf das Teilen Symbol geklickt haben, wählen Sie „Öffentliche Links“ aus und klicken dann auf "Öffentlichen Link erstellen".
Nun wird in einem neuen Fenster ein Link generiert, den Sie an die betreffende Personen weitergeben können (per E-mail beispielsweise).
Die Empfänger des Links haben nun uneingeschränkt Zugriff auf das Dokument. Um die Datei zu schützen, wählen Sie „Passwortschutz“ aus und geben Sie ein gewünschtes Passwort ein.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, ein „Ablaufdatum“ zu setzen, sollten Sie wünschen, dass das Dokument für weniger als die maximal möglichen 180 Tage verfügbar ist.

Diese Variante funktioniert nur mit Personen, die die Erstanmeldung in der AC bereits durchgeführt haben.
Klicken Sie auf das Teilen-Symbol.
Nachdem Sie auf das Teilen Symbol geklickt haben öffnet sich Rechts eine Spalte mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten. Unter dem Reiter „Teilen“ wählen Sie den Eintrag "Nutzer und Gruppen".
Geben Sie in das Textfeld darunter die vollständige Uni-Mailadresse des Empfängers ein. Aus Datenschutzgründen ist in der AC die Funktion zur automatischen Vervollständigung der Empfängernamen deaktiviert. In dieses Feld kann auch der Name einer vorher erstellten Gruppe von Nutzern eingegeben werden. Näheres zu Gruppen findet sich im entsprechenden Reiter oben rechts.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den oberen Eintrag (siehe Abbildung).
Dann haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe der Checkboxen neben dem Nutzereintrag zu bestimmen ob die Datei von der Person/Gruppe nur gelesen oder auch bearbeitet und gelöscht werden kann.
Wichtiger Unterschied zwischen der Freigabe von Dateien und Ordnern:
Für freigegebene Ordner kann gewählt werden, ob der/die anderen Nutzer in diesem Ordner Dateien bearbeiten, erstellen, ändern und/oder löschen dürfen.
Für freigegebene einzelne Dateien steht nur bearbeiten und ändern zur Verfügung.

Nach einem Klick auf "Teilen" im owncloud Untermenü des Kontextmenüs öffnet sich der Teilen-Dialog, in dem wie oben beschrieben Benutzer oder Gruppen als Freigabe-Ziele angegeben werden können:

Um regelmäßig Freigaben an die gleichen Nutzer zu erstellen, sind benutzerdefinierte Gruppen sehr praktisch. Die entsprechende Funktion ist in den persönlichen Einstellungen zu finden. Klicken Sie rechts oben auf der Web-Oberfläche auf Ihre angezeigte Mailadresse und dann auf Einstellungen. Links wird jetzt unter anderem "Benutzerdefinierte Gruppe" angezeigt. Hier einen Gruppennamen angeben und auf "Gruppe erstellen" klicken.

Nach einem Klick auf den Namen der erstellten Gruppe können dann Mitglieder hinzugefügt, entfernt und Rollen geändert werden.
Beim Hinzufügen gilt das Gleiche wie beim Freigeben: Bitte die gesamte Mailadresse der gewünschten Nutzer*innen eingeben und dann den Nutzernamen im Dropdown-Menü anklicken.

Mailserver sind nicht zur Ablage von Dateien geeignet, schon gar nicht, wenn es große Dateien sind.
Die meisten Mailserver sind deshalb so konfiguriert, dass Postfächer eine maximale Gesamtgröße haben und auch Anhänge einer einzelnen Mail dürfen bestimmte Größen nicht überschreiten.
FileLink umgeht diese Begrenzungen und entlastet den Mailserver.
Man könnte natürlich den großen Anhang selbst in die Academic Cloud hochladen, eine Link-Freigabe erstellen, die Adresse des Links kopieren und dann in eine Mail einfügen. Klingt umständlich. Ist es auch. Nach der Einrichtung von FileLink wird aus diesen (mindestens) vier Schritten nur noch einer.
Die Konfiguration besteht aus zwei Schritten:

App-Passcode in der AC erstellen

• In Academiccloud anmelden, zur Cloud durchklicken
• rechts oben auf den Nutzernamen, dann auf Einstellungen klicken
• links auf Sicherheit klicken
• ganz unten einen App-Namen vergeben (z.B. FileLink), dann Neuen App-Passcode erstellen
• den erstellten Passcode in die Zwischenablage kopieren

Thunderbird konfigurieren

• Extras, dann Add-ons anklicken
• rechts oben ins Suchfenster *cloud eingeben, Enter drücken
• in der Ergebnisliste neben "*cloud - FileLink für Nextcloud und ownCloud" auf Zu Thunderbird hinzufügen klicken
• die nachfrage mit Hinzufügen beantworten
• zurück unter Extras - Add-ons: ganz links unten auf Thunderbird-Einstellungen klicken
• im Hauptfenster den rechten Reiter Verfassen (oder Versand, je nach Thunderbird-Version) wählen,  *cloud hinzufügen
• oben links auswählen, ab welcher Dateigröße FileLink einspringen soll
• ins Feld Server-URL eintragen: https://sync.academiccloud.de/
• Username: Ihre Uni-Mailadresse (nutzername@uni-hildesheim.de)
• App-Token oder Passwort: hier den Passcode aus der Zwischenablage einfügen
• Unten auf Speichern klicken. Fertig.
• Je nachdem, wie schützenswert Ihre Dateianhänge üblicherweise sind, kann es sinnvoll sein, den Passwortschutz einzuschalten:
  Erweiterte Optionen anklicken, unten Ein zufälliges Passwort pro Datei auswählen, dann erst auf Speichern.

FileLink nutzen

• Verfassen klicken, dann rechts oben in der neuen Mail auf Anhang
• Datei über der eingestellten Größe auswählen
• FileLink meldet sich: "Dies ist eine große Datei. Es könnte.." etc.pp.
• Klicken Sie hier auf FileLink verwenden
• die Datei wird jetzt in die Cloud hochgeladen, und wird dann in der Mail verlinkt
• Wenn Sie sich bei der Konfiguration für den Passwortschutz entschieden haben:
  Das Passwort für den Anhang sehen Sie, wenn Sie rechts oben über dem Anhang auf Status klicken.

Inzwischen ist es auch möglich, für nicht-persönliche Accounts (also bspw. für Institute oder Projektgruppen) eine sogenannte Projektbox mit 50 GB Speicherplatz in der Academiccloud zu erhalten.
Der Prozess der Erstanmeldung läuft in diesem Fall aber anders ab, da hier die zentrale Anmeldung über DFN-AAI nicht möglich ist:

• Zunächst auf academiccloud.de den großen Login-Button anklicken
• Mailadresse des Projekts oder Instituts etc. eingeben (Es muss eine Adresse ...@uni-hildesheim.de oder einer anderen niedersächsischen Hochschule sein.)
• "Föderierte Anmeldung" anklicken
• Prüfen Sie, ob im Einrichtungsfeld "Universität Hildesheim" steht, falls nicht, einfach "hilde" eingeben und Uni Hildesheim auswählen
• Nach der Weiterleitung bitte mit Uni-Kennung und Passwort anmelden.
• Nach wenigen Minuten Wartezeit ist eine Projektbox mit 50 GB Speicherplatz eingerichtet und kann verwendet werden.
   

 

Neben dem Sync&Share-Dienst zur Datenspeicherung und -freigabe gibt es eine ganze Anzahl an weiteren Diensten in der Academic Cloud.
Viele sind in der Dienste-Übersicht dargestellt (siehe Abbildung).
Im Folgenden finden Sie eine Auflistung aller Dienste mit Link und kurzer Beschreibung.

• Gitlab: Eine Webanwendung, die der Versionsverwaltung von Softwareprojekten dient. Eigenschaften und Funktionsumfang sind hier gut erläutert.
• OpenProject: Kollaborative Projektmanagement-Software.
• ePID: Ein Persistent Identifier-Dienst. Ein Persistent Identifier, kurz PID, ist ein Code, der die eindeutige Benennung einer digitalen Ressource, zum Beispiel eines Zeitschriftenartikels, Aufsatzes, eBooks, etc. ermöglicht. Der zugehörige PID-Code ist – insbesondere im Internet – dauerhaft wiedererkennbar und macht dadurch ein Objekt permanent identifizier- und auffindbar.
• Jupyter: Eine JupyterLab-Installation. Bei Data Scientists sehr beliebt und De-facto-Standard für Rapid Prototyping und explorative Analysen.
• OverLeaf: Ein kollaborativer LaTeX-Editor zur gemeinsamen Bearbeitung von wissenschaftlichen Dokumenten.
• Dataverse: Ein Speicherort und Archiv für Forschungsdaten. Betrieben von der Niedersächsischen Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen und der GWDG.
• Rocket.Chat: Eine Chat-Plattform der dritten Generation, insbesondere für agiles Arbeiten in Gruppen. Kurzanleitung ist hier zu finden.
• BBB-Videokonferenzen: BigBlueButton-Installation. Jede*r kann Räume eröffnen. Telefon-Einwahl ist auch möglich.
• URL-Shortener: Macht aus langen URLs kurze URLs. Nützlich zum Versenden von Links.
• LimeSurvey: Eine freie Online-Umfrage-Applikation, die es ermöglicht, ohne Programmierkenntnisse Online-Umfragen zu entwickeln, zu veröffentlichen sowie deren Ergebnisse in einer Datenbank zu erfassen. Anleitung, Tipps und Support sind hier zu finden.
• Collaboard: Kollaborative Online-Meetings und -Workshops mit virtuellem Whiteboard.
• HedgeDoc: Ein kollaborativ nutzbarer online MarkDownEditor mit großem Funktionsumfang: Textgestaltung, Bilder, Flussdiagramme, Notensatz, Quellcode, Formeln. Funktionsübersicht hier.