Academic Cloud Anleitung

Grundlegendes

Academic Cloud nutzt OwnCloud, um Dateien zwischen Ihren Computern und den Academic Cloud-Servern automatisch synchron zu halten. Dateien und Ordner können mit anderen Nutzern geteilt werden.
Die Academic Cloud Niedersachsen wird vom Niedersächsischen Ministerium für Wissenschaft und Kultur gefördert. Die technische Umsetzung erfolgt durch die GWDG (Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen), eine gemeinsame Einrichtung der Georg-August-Universität Göttingen und der Max-Planck-Gesellschaft. 
Um auf die Academic Cloud zugreifen zu können, wird eine gültige RZ-Kennung (Nutzername und Passwort) benötigt. Hierfür wird der Authentifizierungsdienst DFN-AAI (Shibboleth) genutzt.
Der Zugriff auf die Cloud erfolgt über:

Wie alle Sync&Share-Dienste wird auch dieser ständig weiterentwickelt. Die GWDG plant, Dienste wie Gitlab und die Online-Office-Suite OnlyOffice in die Academic Cloud einzubinden (Kollaborationsfunktionen).

Ersteinrichtung

Bevor der Dienst genutzt werden kann, ist eine Erstanmeldung nötig. 
Hinweis: Bei der ersten Anmeldung wird ein neuer Account bei der GWDG, dem Betreiber der Academic Cloud, erstellt. Dies kann bis zu drei Minuten dauern.
Starten Sie einen Browser Ihrer Wahl und gehen Sie zur Adresse www.academiccloud.de.
Klicken Sie auf Login.
Wählen Sie Föderierter Login / Über DFN AAI anmelden.
Wählen Sie aus dem Menü „Universität Hildesheim“ und klicken Sie auf OK.
Sie werden auf das Loginformular der Universität Hildesheim umgeleitet.
Geben Sie hier Ihre RZ-Kennung und das zugehörige Passwort ein.
Sie werden jetzt auf die Seiten der Academic Cloud weitergeleitet.
Klicken Sie hier bitte auf das Cloud-Symbol mit der Angabe des verbleibenden Speicherplatzes.
Ein neuer Tab mit IHrer Dateiansicht öffnet sich - die Erstanmeldung ist jetzt abgeschlossen.

Zugang

Der Web-Zugang zur Academic Cloud kann mit jedem modernen Web-Browser verwendet werden. Alle Grundfunktionen der Cloud sind hier nutzbar:

  • Datei-Up- und Download für den Kontobesitzer.
  • Teilen von Dateien und Ordnern mit anderen registrierten Benutzern, aber auch Externen per URL-Link.

 

Zugriff:

Starten Sie einen Browser Ihrer Wahl und gehen Sie zur Adresse sync.academiccloud.de
Wählen Sie Föderierter Login / Über DFN AAI anmelden. 
Wählen Sie aus dem Menü „Universität Hildesheim“, setzen Sie ein Häkchen bei "Meine Auswahl merken" und klicken Sie auf OK. 
Sie werden auf das Loginformular der Universität Hildesheim umgeleitet. 
Geben Sie hier Ihre RZ-Kennung und das zugehörige Passwort ein.

Dateien und Ordner

In der Dateiansicht können über den "+"-Button direkt Dateien und Ordner angelegt werden.
Hochladen von eigenen Dateien und Ordnern ist ganz einfach per Drag und Drop aus dem Dateimanager des eigenen Computers (Explorer, Finder, Nautilus, Caja, etc.) möglich.
Bereits hochgeladene oder erstellte Dateien können nach Klick auf den "..."-Button umbenannt, heruntergeladen oder gelöscht werden. Das funktioniert natürlich nur mit selbst erstellten oder hochgeladenen Objekten, oder mit solchen, die andere Nutzer für Sie zum Ändern und Löschen freigegeben wurden. Dazu mehr unter dem Reiter "Freigaben".

Mobile und Desktop-Clients

Der ownCloud Desktop-Synchronisierungs-Client hält Ihre Dateien zwischen Ihrem PC und dem Academic Cloud-Server synchron.

Sie können mit Ihrem ownCloud-Client eine oder mehrere Dateien und Ordner auf Ihrem Computer freigeben und synchronisieren. Platzieren Sie die Dateien in einem lokal freigegebenen Verzeichniss, und diese Dateien werden sofort mit der Academic Cloud und den anderen Geräten mit dem ownCloud Desktop-Sync-Clienten, der Andriod App oder der iOS-App synchronisiert. Nehmen Sie eine Änderung an den Dateien auf einem Ihrer Computer vor, wird das über Desktop-Synchronisierung auf allen anderen Rechner ebenfals verändert. Damit halten Sie immer alle Ihre Dateien aktuell, egal wo Sie sich aufhalten und welchen Rechner Sie verwenden.

Apps sind für alle gängigen Systeme verfügbar. Im Folgenden finden Sie Links zu den verschiedenen Varianten:

  • Windows
  • Linux:
    Entweder das Paket "owncloud-client" über die integrierte Paketverwaltung installieren (Evtl. sind dort nur ältere Versionen verfügbar).
    Oder, um evtl. aktuellere Versionen zu erhalten, eine owncloud.org-Paketquelle einbinden und dann über die Paketverwaltung "owncloud-client" installieren.
    Auf manchen Linux-Distributionen ist es empfehlenswert, zusätzlich das Paket libgnome-keyring0 zu installieren. Dies kann die automatische Anmeldung der App stark vereinfachen.
  • macOS
  • Android
  • iOS

Einrichten der App

Nach der Installation sind nur noch wenige Eingaben nötig:

  • der Servername: sync.academiccloud.de
  • der Uni-Account
  • bei den Desktop-Clients: ein Verzeichnis, das synchronisiert werden soll, standardmäßig "owncloud" oder "academiccloudsync", ist aber frei wählbar

Grundlegendes

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Datei oder einen Ordner freizugeben, die jeweils Vor- und Nachteile haben. Um ein Dokument zu teilen klicken Sie auf das Teilen- Symbol. Es öffnet sich rechts eine Spalte mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten. Unter dem Reiter „Teilen“, können Sie das Dokument/den Ordner mit einer Person oder Gruppe teilen.

 

Öffentliche Linksnormale Freigaben
Vorteileauch für Externe zugänglichkeine Zeitbegrenzung,
Synchronisation durch App bei Empfänger*in
Nachteile30 Tage Zeitbegrenzungnur für niedersächsische Hochschulmitglieder zugänglich

Öffentliche Links

Wenn Sie die Datei oder den Ordner mit einer Person außerhalb niedersächsischer Hochschulen oder mit Nutzern, die die Erstanmeldung in der Academic Cloud noch nicht durchgeführt haben, teilen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Nachdem Sie auf das Teilen Symbol geklickt haben, wählen Sie „Öffentliche Links“ aus und klicken dann auf "Öffentlichen Link erstellen".
Nun wird in einem neuen Fenster ein Link generiert, den Sie an die betreffende Personen weitergeben können (per E-mail beispielsweise).
Die Empfänger des Links haben nun uneingeschränkt Zugriff auf das Dokument. Um die Datei zu schützen, wählen Sie „Passwortschutz“ aus und geben Sie ein gewünschtes Passwort ein.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, ein „Ablaufdatum“ zu setzen, sollten Sie wünschen, dass das Dokument für weniger als die maximal möglichen 30 Tage verfügbar ist.

Freigaben

Diese Variante funktioniert nur mit Mitgliedern niedersächsischer Hochschulen, die die Erstanmeldung in der AC bereits durchgeführt haben.
Klicken Sie auf das Teilen-Symbol.
Nachdem Sie auf das Teilen Symbol geklickt haben öffnet sich Rechts eine Spalte mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten. Unter dem Reiter „Teilen“ wählen Sie den Eintrag "Nutzer und Gruppen".
Geben Sie in das Textfeld darunter die vollständige Uni-Mailadresse des Empfängers ein. Aus Datenschutzgründen ist in der AC die Funktion zur automatischen Vervollständigung der Empfängernamen deaktiviert. In dieses Feld kann auch der Name einer vorher erstellten Gruppe von Nutzern eingegeben werden. Näheres zu Gruppen findet sich im entsprechenden Reiter oben rechts.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den oberen Eintrag (siehe Abbildung).
Dann haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe der Checkboxen neben dem Nutzereintrag zu bestimmen ob die Datei von der Person/Gruppe nur gelesen oder auch bearbeitet und gelöscht werden kann.

Nach Installation des Desktop-Clients können diese Freigaben auch ohne Nutzung der Web-Oberfläche direkt aus dem Kontextmenü des Dateimanagers vorgenommen werden. Für den Linux-Client ist für diese Funktion die Installation eines Zusatzpakets erforderlich (owncloud-client-caja bzw. -dolphin, -nautilus, -nemo, je nach verwendetem Dateimanager). Die Pakete sind in den gleichen Paketquellen enthalten wie das Paket "owncloud-client".
Im Bildschirmfoto der owncloud-Eintrag im Kontextmenü des Dateimanagers Caja unter Linux Mint 19:

Nach einem Klick auf "Teilen" im owncloud Untermenü des Kontextmenüs öffnet sich der Teilen-Dialog, in dem wie oben beschrieben Benutzer oder Gruppen als Freigabe-Ziele angegeben werden können:

Gruppen

Um regelmäßig Freigaben an die gleichen Nutzer zu erstellen, sind benutzerdefinierte Gruppen sehr praktisch. Die entsprechende Funktion ist in den persönlichen Einstellungen zu finden. Klicken Sie rechts oben auf der Web-Oberfläche auf Ihre angezeigte Mailadresse und dann auf Einstellungen. Links wird jetzt unter anderem "Benutzerdefinierte Gruppe" angezeigt. Hier einen Gruppenname angeben und auf "Gruppe erstellen" klicken.

Nach einem Klick auf den Namen der erstellten Gruppe können dann Mitglieder hinzugefügt, entfernt und Rollen geändert werden.
Beim Hinzufügen gilt das Gleiche wie beim Freigeben: Bitte die gesamte Mailadresse der gewünschten Nutzer*innen eingeben und dann den Nutzernamen im Dropdown-Menü anklicken.

Einstellungen

Hier können Sie persönliche Einstellungen überprüfen und ändern:

  • Profilbild
  • Mitgliedschaft in Gruppen
  • Sprache der Web-Oberfläche
  • Benachrichtigungen
  • Sicherheit
  • Gruppen erstellen und verwalten

OnlyOffice

Das OnlyOffice-Plugin ermöglicht die gemeinsame Online-Bearbeitung von Office-Dokumenten (Textdokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen) innerhalb des Web-Interfaces von Academic Cloud.
Neben den aus anderen Office-Produkten vertrauten Funktionen stehen hier zusätzlich zur Verfügung:

  • gemeinsames Editieren von Dateien in 2 Modi (schnell und formal) im Menü "Zusammenarbeit"
  • Chat zwischen den BerabeiterInnen
  • Kommentarfunktion

Ausführliche Anleitungen und Videoanleitungen sind beim Hersteller online verfügbar.