Verpflichtende Nutzung von UNI-E-Mail für Bedienstete

Grundsätzlich müssen alle Bediensteten ihre persönlichen UNI-E-Mails lesen, weil z. B. über automatisch generierte Mailverteiler wichtige Informationen an alle oder bestimmte Teilgruppen der Bediensteten versendet werden.

Und auch für das Versenden von dienstlichen E-Mails muss eine universitäre E-Mail-Adresse genutzt werden, insbesondere weil Bedienstete per E-Mail auch

• personenbezogene Daten (Datenschutz) oder
• vertrauliche Unterlagen (Dienstgeheimnis)

versenden.

Mit der Nutzung der UNI-E-Mail-Adresse kann der Datenschutz und das Dienstgeheimnis hinreichend gewährleistet werden. Die Verwendung von anderen externen E-Mail-Adressen, z. B. von E-Mail-Adressen bei Berufsverbänden oder privaten E-Mail-Adressen, ermöglicht dagegen derzeit keine Gewährleistung des Datenschutzes bzw. des Dienstgeheimnisses: In der Regel erhalten damit die Provider der externen E-Mail-Adressen einen unerlaubten Einblick in die versendeten und empfangenen Daten.

Verpflichtende Beachtung von UNI-E-Mail für Studierende

Grundsätzlich müssen alle Studierenden ihr persönliches UNI-E-Mail-Postfach mindestens lesen, denn die Universität nutzt die UNI-E-Mail z. B.

• zur Übermittlung von besonderen, für das Studium relevanten Informationen an die Studierenden (Prüfungstermine, Rückmeldefristen, Mahnverfahren der Bibliothek) 
• zur Kommunikation zwischen Lehrenden und Studierenden aus weiteren IT-Systemen der Universität wie z. B. dem Learnweb oder dem LSF. 

Es wird aber aus Datenschutzgründen dringend empfohlen, dass Studierende auch die UNI-E-Mail zum Versenden von E-Mails verwenden, weil diese eine implizite Identitätsprüfung ermöglicht: Wenn sich Studierende von ihrer UNI-E-Mail-Adresse aus mit einem Anliegen an eine Einrichtung der Universität wenden, dann kann diese Einrichtung auch entsprechend per E-Mail antworten. Wenn Studierende eine private E-Mail-Adresse nutzen (z. B. saubaer121278@web9876.de), ist die Identität des Absenders / der Absenderin für die Einrichtung nicht überprüfbar und eine Antwort per E-Mail wäre, wenn überhaupt, nur sehr eingeschränkt ohne Personen-bezogene Auskünfte möglich.
Und im Unterschied zu privaten E-Mail-Adressen hat kein anderer E-Mail-Provider Zugriff auf den Inhalt des UNI-E-Mail-Postfachs.