Richtlinien für den Versand von Rundmails im PWA

[Diese Richtlinien werden kontinuierlich angepasst, Anregungen und Wünsche bitte an den CIO ].

Die folgenden Richtlinien sollen den PWA Nutzerinnen und Nutzern helfen zu entscheiden, wann das Versenden einer Rundmail über den PWA sinnvoll ist. Das Ziel ist es, die Anzahl der versendeten Rundmails zu minimieren und auf das Notwendige zu beschränken, um die generelle Akzeptanz und Beachtung der UNI-E-Mail-Adressen insbesondere bei den Studierenden zu erhöhen. Bitte beachten Sie, dass man sich im Gegensatz zu anderen Mailverteilern nicht aus den PWA-Verteilern austragen kann!

Generell gilt: Je größer die Anzahl der Adressaten einer Rundmail ist, desto strenger sollten die Kriterien angelegt werden. Insbesondere bei Rundmails an alle Studierenden sollte vorher der CIO kontaktiert werden. Das ist auch deswegen wichtig, weil eine missbräuchliche Nutzung der PWA-Rundmailfunktion zu Beeinträchtigungen im gesamten E-Mail-Verkehr der Universität Hildesheim führen kann! 

Falls die gewünschte Zielgruppe nicht im PWA nicht selektiert werden kann oder eine Nutzung der PWA-Verteiler als nicht sinnvoll erachtet wird, gibt es verschiedene Alternativen (vgl. das Ende dieser Seite).

Inhaltliche Hinweise

PWA-Rundmails an einen großen Empfängerkreis beinhalten das Risiko, dass sie von anderen E-Mail-Servern als 'bösartig' erkannt oder von den Empfängern als "SPAM" markiert werden. Um dieses Risiko zu minimieren, sollte eine PWA-Rundmail:

  • möglichst nur Links zu universitätseigenen Servern (.uni-hildesheim.de) enthalten 

Über den PWA versendete Rundmails müssen darüber hinaus einen eindeutigen Bezug zur Universität und zum Studium haben, insbesondere wenn (eine große Anzahl) Studierende adressiert werden sollen.

Dazu zählen z. B.

  • Fristen, die nicht schon allgemein bekannt sind und deren Nichtbeachtung für Studierende größere Nachteile mit sich bringt (z. B. bei der Einführung von LSF - Anmeldefristen; Informationen zur Rückmeldung)
  • Aufrufe zu Wahlen
  • Einladung zur Sommernacht (die zentrale Veranstaltung der Universität)
  • Einladung zu Vollversammlungen
  • Regelmäßige Bekanntmachung von Newslettern (z. B. International Office), damit neue Studierende informiert werden, wo es weitere Informationen gibt.

Keine Rundmail sollte insbesondere in den folgenden Fällen versendet werden:

  • An Studierende: Werbung für nicht Studiums-bezogene Veranstaltungen (d. h. Ankündigungen für wichtige Studiums-bezogene Veranstaltungen, die nur einen Teil der Studierendenschaft betreffen, sollten auch nur an diesen Teil versendet werden)
  • An Studierende: Umfragen im Bezug auf wissenschaftliche Fragestellungen (im Rahmen von Projekten / Abschlussarbeiten etc.). Dies wäre zwar aus Sicht des Verfassers der Umfrage ein wichtiges Medium, um Rückmeldungen auf die Umfrage zu bekommen, aber es gäbe einfach zu viele solche Umfrage-Rundmails.
  • An technische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Werbung für wissenschaftliche Vorträge
  • Erinnerungen
  • Stellenangebote (bitte in die zentrale Stellenbörse einstellen. Wenn sich dort alle Stellenangebote wiederfinden, wird das auch von den Studierenden wahrgenommen)

Wie so oft sind Ausnahmen natürlich möglich, z. B. wenn dringend noch HiWis für die Betreuung von Lehrveranstaltungen gesucht werden, deren Qualität sonst erheblich eingeschränkt wäre. Dann aber bitte den Kreis der Adressaten weitestgehend einschränken, z. B. auf Studierende in dem Studiengang, zu dem die Lehrveranstaltung gehört.

Technische Hinweise

Über den PWA versendete Rundmails sollten die folgenden technischen Bedingungen erfüllen:

  • Möglichst keine Anhänge versenden (dies geht auch sowieso nur bei weniger als 100 Empfängern wenn ein externes E-Mail-Programm genutzt wird). Besser einen Link auf eine Webseite in die E-Mail einfügen, von der aus der Anhang zugreifbar ist. Dies schont die Postfächer der Empfänger und unseren E-Mail-Server.
  • Bitte halten Sie die E-Mail kurz. Am besten auch hier eine Webseite erstellen mit mehr Informationen und dann in der E-Mail nur kurz auf die Webseite verweisen.

Alternative Medien zur Informationsverteilung

Sofern sich die Nutzung der Rundmailfunktion im PWA als nicht sinnvoll oder fraglich erwiesen hat, bestehen mehrere alternative Möglichkeiten, Informationen an die gewünschte Zielgruppe zu verteilen.

  • Über den Veranstaltungskalender der Universitätswebseiten
  • Über die Stellenbörse (wenn es sich um Stellenausschreibungen handelt)
  • Generell über die Webseiten der Universität
  • Über ein Blog auf dem Blogserver der Universität.
  • Über die angemeldeten Studierenden von einer oder mehreren Veranstaltungen im Online-Vorlesungsverzeichnis - dazu benötigt man aber entsprechende Rechte oder muss jemanden fragen, der diese Rechte hat (entweder einer von den Lehrkräften einer Veranstaltung oder das Sekretariat des dazugehörigen Instituts)
  • Über die vom Learnweb bereitgestellten Verteiler zu einer Lehrveranstaltung. Auch dazu muss der / die dazugehörige Lehrkraft kontaktiert werden.
  • Über einen sog. Mailman Verteiler, bei dem sich alle Adressaten selbstständig ein- und wiederaustragen können. Dies macht i.a. aber nur Sinn, wenn über einen längeren Zeitraum eine gewisse Anzahl von Rundmails verschickt werden soll.
  • Beachten Sie bitte auch die Hinweise zum E-Mail-Versand an mehrere Empfänger