Wichtige Hinweise: Erneuerung UNI-Mail

Montag, 01. August 2022 um 10:53 Uhr

Übersicht der folgenden Schritte / wichtigen Hinweise nach der Umstellung des Webmail-Systems auf SOGo

Aktueller Stand vom 1.8.: die meisten Postfächer wurden kopiert - bei einem kleinen Teil (<2%, besonders betroffen sind große Postfächer) gab es Probleme, die wir noch analysieren müssen.

Nachdem SOGo der neue 'Standard'-Webmailer geworden ist, sind einige wichtige Hinweise zu beachten:

  • Migration altes Adressbuch (falls vorhanden): Wer im alten Webmailer ein eigenes Adressbuch verwendet hat und dieses auch im neuen Webmailer verwenden möchte, muss dieses noch manuell im alten Webmailer im Format 'vcard3' exportieren und im neuen Webmailer importieren. 
  • Migration Kalender: Wer seine Kalender immer noch im alten Webmailer pflegt, sollte sehr zügig die Migration angehen (weitere Hinweise).
  • Migration Weiterleitungen / Mailfilter: Wer im alten Webmailer eine interne Weiterleitung oder einen Mailfilter geschaltet hatte, muss diese nach dem Kopieren im neuen Mailsystem erneut anlegen.
  • Kopieren Postfächer + Nutzungsverbot des alten Webmailers: Ab Anfang Juli werden die eigentlichen Postfächer intern in das neue Mailsystem kopiert - für alle Postfächer wird dies vermutlich 4 bis 5 Wochen benötigen. Pro Postfach dauert das je nach Größe voraussichtlich zwischen 5 und 60 Minuten, in der wir den Zugriff auf das Postfach auch sperren müssen. Nach dem Kopieren bekommen die betroffenen Personen eine Nachricht - dann darf der alte Webmailer **nicht** mehr verwendet werden, da dieser nach dem Kopieren nur noch mit dem alten Postfach verknüpft ist (Ausnahme: Abwesenheitsnachricht setzen & Nachrichten ins eigene Postfach weiterleiten - s.u.).  
    • Bei ca. 11.000 zu kopierenden Postfächern können wir leider keine individuellen Zeiten oder 'Sperrzeiten' vereinbaren
    • Eine Verschiebung des Kopierzeitraums ist mit einem zunehmenden Ausfallrisiko seitens des alten E-Mail-Systems behaftet, da der Speicher des alten Mailsystems nahezu erschöpft ist und nicht mehr erweitert werden kann.  
  • Abwesenheitsnachrichten in beiden Webmailsystemen setzen: Abwesenheitsnachrichten müssen bis auf Weiteres sowohl im SOGo wie auch im bisherigen Webmailer eingegeben werden, bis das Kopieren aller Postfächer abgeschlossen ist. 
  • Prüfung "altes Webmailpostfach" auf E-Mails: Auch nach dem Kopieren des eigenen Postfachs können ggf. noch (wenige) Nachrichten im alten Postfach ankommen, solange der Kopierprozess insgesamt nicht abgeschlossen ist. Bitte gelegentlich im alten Webmailer nachschauen, ob dort entweder Abwesenheitsnachrichten oder von anderen internen (noch nicht kopierten) Postfächern weitergeleitete E-Mails ankommen. Wenn diese E-Mails wichtig sind, bitte unbedingt selbst aus dem alten Webmailer an die eigene E-Mail-Adresse weiterleiten, damit diese auch im neuen Webmailer landen und beim Abschalten des alten Systems nicht verloren gehen. 
  • Keine weiteren Konfigurationsänderungen: Nach dem Kopieren des Postfachs müssen keine weiteren Änderungen in der Konfiguration von Thunderbird, Apple Mail o.ä. vorgenommen werden. 
  • Ende reguläre Nutzung alter Webmailer: Da die Nachricht über die Umstellung eines Postfachs nur noch im neuen Webmailer zu sehen sein wird, sollte die reguläre Nutzung des alten Webmailers zeitnah aufgegeben bzw. nur noch zur Prüfung auf Abwesenheitsnachrichten etc. (s.o.) verwendet werden. 

Weitere Hinweise:

  • Der alte Webmailer ist bis zum Abschluss der Kopieraktion unter https://webmail-old.uni-hildesheim.de zu erreichen, wird danach aber zeitnah abgeschatet.
  • Beim Zugriff auf den neuen Webmailer SOGo können ggf. vorhandene Lesezeichen / Bookmarks Probleme bereiten. Bitte alte Lesezeichen löschen und ein neues Lesezeichen erstellen auf "https://webmail.uni-hildesheim.de". 
  • Weiterleitungen im SOGo sind wie bisher auch nur intern möglich, d.h. zu anderen E-Mail-Adressen mit @uni-hildesheim.de 
  • wie bisher auch bleibt die Größenbeschränkung für Anhänge bei 5 MB. Für den Austausch von größeren Dateien sollte die AcademicCloud verwendet werden. 
  • Der direkte Zugriff auf E-Mail (Webmail alt + neu, Thunderbird etc.) musste im Dezember aus Sicherheitsgründen auf Verbindungen aus Deutschland und einigen weiteren ausgewählten Ländern beschränkt werden. Ein Zugriff aus anderen Ländern ist nur indirekt über das UNI-VPN möglich und dort auch nur, wenn man vorher einen entsprechenden speziellen OpenVPN Client einrichtet (s. weitere Informationen). 

Weitere Informationen zum neuen Webmailer gibt es unter

Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie sich gerne an den RZ-IT-Support wenden unter rz-service at uni - hildesheim.de.