Prozessmanagement

Über die Prozesslandkarte gelangen Sie auf die einzelnen Prozesse mit jeweiligen nützlichen Informationen und Dokumente. Für eine alphabetische Übersicht der Prozesse klicken Sie einfach auf den Index. Dort werden Sie mit dem passenden Begriff direkt auf den jeweiligen Prozess weitergeleitet.

Eine Übersicht aller Gremien und Kommissionen und die zugehörigen Dokumente können Sie über das Feld Gremien/Kommissionen aufrufen.

Zudem finden Sie in dem Organigramm eine Übersicht der Struktur der Universität. Hier können Sie mithilfe der Unterebenen per Mausklick immer genauere Einsicht in die einzelnen Bereiche erhalten. Abgesehen von den Fachbereichen und Dekanaten sind die Unterebenen des Organigramms grundlegend nach den Anwendungsmöglichkeiten und Angeboten der jeweiligen Bereiche in Anlehnung der Webseite unterteilt. Zudem sind die Textfelder mit Hyperlinks hinterlegt, die zu den zuständigen Personen und Webseiten führen.

Mit der Feedback-Funktion können Sie uns gerne kontaktieren, falls Sie Anmerkungen zu unserer Arbeit haben. Wir freuen uns über Ihre Meinung!

Im Menüpunkt Hilfe finden Sie eine Bedienungsanleitung zum Prozessmanagement, welche Ihnen einen genaueren Überblick über das Webmodel bietet. Dort finden Sie u.a. detaillierte Informationen zur Navigation, zu einzelnen Funktionen, dem Öffnen von Prozessdokumenten und häufig gestellte Fragen.

Als Prozesse werden zusammenhängende Abläufe bezeichnet, die aus einer weitestgehend festen Struktur bestehen. Sie stellen einen Arbeitsvorgang dar, der sich durch verschiedene Beschlüsse in verschiedene Unterprozesse einteilt. So gibt es für jeden Prozess einen Auslöser (z.B. ein neuer Studiengang soll eingerichtet werden), auf den mehrere einzelne Prozessschritte folgen, die wiederum durch unterschiedliche Personen und Instanzen ausgeführt werden. Das Ende eines Prozesses kann je nach Entwicklung der Prozessschritte in verschiedenen Varianten ausfallen (z.B. Studiengang wird eingerichtet; Studiengang wird nicht eingerichtet).

Unter diesen Gesichtspunkten kann ein Prozess schnell unübersichtlich werden und bedarf einer strukturierten Visualisierung, die möglichst alle strukturverändernden Entscheidungen im Verlauf berücksichtigt. Er sollte zusätzlich zu der strukturierten Übersicht in einfacher und schnell verständlicher Sprache formuliert sein und möglichst bereits alle für den Prozess benötigten Dokumente hinterlegt haben.

Die Darstellung der einzelnen Prozesse soll einen Mehrwert für die Studierenden und MitarbeiterInnen haben, indem Ihnen notwendige Arbeitsabläufe schnell ersichtlich werden.

Um Prozesse darstellen zu können, muss das Team des Prozessmanagements zuallererst Kontakt zu den Prozessbeteiligten aufnehmen, um aktuelle Informationen erhalten und darstellen zu können. In dieser Phase werden gemeinsam die Prozessauslöser, die einzelnen Prozessschritte, die Prozessbeteiligten, sowie relevante Dokumente und Ziele aufgenommen. Dafür gibt es einen eigens konzipierten Fragebogen, der die Basis für ein strukturiertes, sowie inhalts- und zeiteffizientes Gespräch bildet.

Die daraus gewonnenen Informationen werden von dem Prozessteam im Anschluss visualisiert und ggf. erneut mit den Prozessbeteiligten besprochen, bis der modellierte Prozess korrekt und schnell erfassbar dargestellt wurde.

Der Prozess Absolvierung von Studien- und Prüfungsleistungen ist in drei Unterprozesse aufgeteilt: „Hausarbeit: Organisatorischer Ablauf“, „Hausarbeit: Lese-, Schreib- und Denkprozesse“ sowie „Erstellen eines Referats“.

In dem Teilprozess „Hausarbeit: Organisatorischer Ablauf“ geht es um den Ablauf, welcher für eine erfolgreiche Anrechnung einer Hausarbeit nötig ist. Dies beginnt mit der Anmeldung im LSF und der Teilnahme an einer Veranstaltung und der darauffolgenden Anmeldung im POS. Im Anschluss an das Schreiben einer Hausarbeit erfolgt die Abgabe an die/den Dozent_in, welche_r die Hausarbeit begutachtet und die Eintragung der Note übernimmt. Nachfolgend kann die Note im LSF eingesehen werden. Auf Wunsch erfolgt danach eine Nachbesprechung zwischen Student_in und Dozent_in, welche mit dem Lese- und Schreibzentrum vorbereitet werden kann.

Der Teilprozess „Hausarbeit: Lese-, Schreib- und Denkprozesse“ beschreibt detailliert die Schritte, die zum Erstellen einer Hausarbeit nötig sind. Der Prozess beginnt mit der Literaturrecherche sowie der nachfolgenden Themenfindung und -festlegung. Nach dem das Thema feststeht, erfolgt in der Regel eine erneute Literaturrecherche und die Auswertung der jeweiligen Literatur. Im Anschluss daran wird eine erste Gliederung erstellt, auf deren Basis die Rohfassung geschrieben wird. Die Rohfassung wird zuerst selbst korrigiert und danach von Kommiliton_innen. Das Feedback wird nachfolgend eingearbeitet und der Schritt der Endredaktion erfolgt. Nach dieser wird die Hausarbeit abgeben. Der vorgestellte Ablauf der Schritte ist in diesem Prozess beispielhaft, da jeder Schreibprozess individuell ist. Unterstützung und Beratung zum Schreibprozess erfolgt über das Lese- und Schreibzentrum.

Der Teilprozess „Erstellen eines Referats“ beginnt mit der strukturellen Planung des Referats und der Literaturrecherche. Nach der Auswertung und Strukturierung des Materials erfolgt die Gestaltung einer Rohfassung. Für diese wird im Anschluss Feedback eingeholt und eingearbeitet. Anschließend wird das Referat gehalten. Danach wird ein Feedback von der/dem Dozent_in eingeholt und das Referat wird gegebenenfalls zu einer Hausarbeit ausgearbeitet.

Die Akkreditierung von Studiengängen ist in die Teilprozesse: Akkreditierungsvertrag, Selbstdokumentation sowie Begutachtung und Beschlussfassung eingeteilt. Er beginnt mit der Einleitung des Akkreditierungsverfahrens vom Qualitätsmanagement. Sie leiten ebenso eine Evaluation ein und bereiten ein vorbereitendes Treffen vor. Die Akkreditierungsagentur an sich wird von den Studiengangsbeauftragten ausgewählt und vom Qualitätsmanagement und der_des Referent_in ausgewählt. Nach dem Entstehen des Akkreditierungsvertrags wird von den Studiengangsbeauftragten ein Änderungsbedarf der Studienordnung ermittelt und eine Selbstdokumentation erstellt. Diese wird vom Qualitätsmanagement geprüft und an die gewählte Akkreditierungsagentur gereicht. Wenn auch die Akkreditierungsagentur mit dem Beruf einverstanden ist, verfasst sie einen schriftlichen Bericht zur Ausganglage und schickt ihn an die Akkreditierungskommission, die eine Gutachtergruppe benennt. Falls Einwände seitens einer_eines Dekanin_Dekans bestehen, kann hier mit einer schriftlichen Stellungnahme Einspruch erhoben werden. Falls dies nicht der Fall ist, organisiert die Präsidentin_der Präsident einen Termin für eine Vor-Ort-Begehung, die vom Qualitätsmanagement durchgeführt wird. Zu dem folgenden Gutachten mit einer Beschlussempfehlung von der Akkreditierungskommission können die Studiengangsbeauftragten Stellung nehmen, bevor es in die Beschlussfassung geht. Wenn alle Auflagen umgesetzt sind und die Stellungnahme noch einmal geprüft wurde, verteilt das Qualitätsmanagement den Beschluss und die Urkunde zur Akkreditierung.

Die An- und Vermietung von Räumen ist unterteilt in die Prozesse Anmietung von externen Räumlichkeiten und Vermietung von Uni-Räumen an Dritte. Bei der Anmietung von externen Räumlichkeiten muss das jeweilige Institut zu Beginn einen Raumbedarf anmelden, der als Mietanfrage in der Hausbewirtschaftung des Dezernats 4 aufgenommen wird. Nachdem die Rahmenbedingungen dafür geklärt wurden, kann die_der Vermieter_in einen Mietvertragsentwurf erstellen. Dieser wird vom Institut, vom Justiziariat und vom Dezernat für Finanzen besprochen und vom Operativen Controlling auf Wirtschaftlichkeit überprüft. Wenn der Mietvertrag abgestimmt ist, erfolgt eine rechtliche Prüfung durch das Justiziariat und eine finanzielle Prüfung durch das Dezernat 2. Sobald die Prüfung erfolgreich durchlaufen ist, kann der Mietvertrag unterschrieben und an das Dezernat für Finanzen weitergeleitet werden. Dort werden die Mietzahlungen veranlasst und der Raum wird dem Institut zur Verfügung gestellt. Der Prozess der Vermietung von Uni-Räumen an Dritte ähnelt dem Prozess Anmietung von externen Räumlichkeiten. In diesem Fall stellt die_der externe Mieter_in die Mietanfrage und die Hausbewirtschaftung des Dezernats 4 entwirft einen Mietvertrag, der besprochen wird.

Der Prozess Anrechnung von Prüfungsleistungen beginnt damit, dass ein_e Student_in immatrikuliert ist und eine Anrechnung plant. Es muss ein Antragsformular ausgefüllt und im Prüfungsamt eingereicht werden. Das Prüfungsamt prüft, ob der Antrag vollständig ist. Ist dies nicht der Fall, so wird eine Überarbeitung angefordert. Sobald der Antrag vollständig vorliegt, wird dieser an den/die Fachvertreter_in weitergeleitet. Die zuständige Person sichtet den Antrag und nimmt die Anrechnung vor. In manchen Fällen muss die Anrechnung noch einmal vom Prüfungsausschuss genehmigt werden. Ansonsten erfolgt der Schritt der Verbuchung der Prüfungsleistung direkt durch das Prüfungsamt. Nach der Verbuchung der Prüfungsleistung kann der/die Student_in die angerechneten Leistungen im LSF einsehen.

Studierenden haben das Recht, einen Antrag auf Gewährung eines Nachteilsausgleichs zu stellen. Der Antrag muss vollständig ausgefüllt zusammen mit entsprechenden Nachweisen mindestens sechs Wochen vor Absolvieren der Leistung beim Prüfungsamt eingereicht werden. Über die Gewährung des Nachteilsausgleichs entscheidet dann die jeweils zuständige Prüfungskommission. Beratung zum Thema Nachteilsausgleich erhalten Studierenden über HANDICAmPus.

Der Prozess Ausarbeitung und Genehmigung studiengangsbezogener Ordnungen beinhaltet drei Teilschritte:

Die Aufnahme der Ordnungen, die Prüfung von Änderungen und das Genehmigungsverfahren. Im Gesamtprozess werden die Prozessschritte von dem Punkt Änderungsbedarf einer Ordnung bis zu der letztlichen Verkündung der Ordnung behandelt. Dabei wird zwischen lehramtsbezogenen Ordnungen und nicht-lehramtsbezogenen Ordnungen unterschieden, Änderungen im Modulhandbuch berücksichtigt und der Verlauf zwischen Einleitung des Genehmigungsverfahrens, Empfehlungen für den Fachbereichsrat bis hin zum Beschluss der Ordnung mit einbezogen. 

Das Bewerbungsverfahren um einen Austauschplatz an einer Partnerhochschule stellt den Prozess aus Sicht eines Studierenden dar. Zuerst muss sich der/die Student_in über die Partnerhochschulen informieren und eine Hochschule auswählen. Anschließend wird das Bewerbungsformular ausgefüllt sowie abgeschickt und der Studierende muss sich auf dem Bewerbungsportal registrieren. Nachdem die Bewerbung eingereicht wurde wird diese vom International Office gesichtet und die Bewerber_innen ausgewählt.

Der Prozess über die Vorbereitungen für ein Auslandssemester ohne Partnerhochschule richtet sich an Studierende, die einen selbstorganisierten Studienaufenthalt ohne Partnerhochschule antreten wollen und einen Überblick über die einzuhaltenden Fristen sowie die zu erfüllenden Aufgaben vor einem Auslandssemester benötigen. Am Anfang steht eine ausführliche Recherche zu einer passenden Hochschule, die Voraussetzungen und Kosten sowie die Anerkennung von Studienleistungen. Es folgt die Kontaktaufnahme zur Ziel-Hochschule. Außerdem muss die Finanzierung des Auslandssemesters geklärt werden. Zusätzlich sollten noch wichtige Punkte wie Impfungen, Visum und Versicherungen beachtet werden. Insgesamt sollte für die gesamte Planung mit mindestens einem Jahr Vorlaufzeit gerechnet werden.

Ein weiterer Prozess beschäftigt sich mit der Anrechnung der im Ausland erbrachten Studienleistungen. Dieser Prozess richtet sich an Studierende die ein Auslandssemester planen, da die Anrechnung der Studienleistungen vor Antritt des Auslandssemesters geklärt werden muss. Der Prozess kann dabei in drei Zeiträume eingeteilt werden: vor dem Auslandssemester, während des Auslandssemesters und nach dem Auslandssemester. Vor dem Antritt des Auslandssemesters muss der/die Student_in die Kurse auswählen die er/sie während des Auslandssemesters belegen möchte. Diese Auswahl muss durch Rücksprache mit einer zuständigen Person (bei einem Auslandssemester mit ERASMUS ist der/die Fachkoordiantor_in zuständig; bei einem Auslandssemester ohne Erasmus ist ein/eine  Dozent_in der Universität Hildesheim zuständig) im Learning Agreement festgehalten werden. Anschließend hält der/die Zuständige Rücksprache mit der Partnerhochschule. Können während des Auslandssemesters die Kurse vor Ort nicht wie geplant belegt werden, findet eine erneute Rücksprache, sowie ein Anpassen des Learning Agreement statt. Nachdem der/die Studierende die Leistungen erbracht hat, erhält er/sie nach dem Auslandssemester ein Transcript of Records von der Austauschhochschule. Dieses muss dann vom Studierenden an den Zuständigen weitergeleitet werde.

Der Prozess Buddy Programm des International Office richtet sich an interessierte Studierende, welche ihre eigenen Sprachkenntnisse vertiefen, Informationen über Partnerhochschulen sammeln, Kontakt zu ausländischen Studierenden herstellen wollen oder selbst ein Auslandssemester absolvieren möchten. Der Prozess bildet eine Übersicht über den gesamten Ablauf des Buddy Programms und startet mit der Bewerbung und der Vermittlung der Buddys. Nach erfolgreicher Vermittlung und einer ersten Kontaktaufnahme wird der Buddy vom Studierenden in Hildesheim empfangen und während des Semesters betreut.

Die Ideen- und Beschwerdestelle für Studium und Lehre ist eine unabhängige, allparteiliche und vertrauliche Anlaufstelle für alle  Mitglieder der Universität Hildesheim. Diese hilft zunächst dabei den Fall zu sichten, Fragen zu klären und  den/die Falleinbringer*in zu einem direkten Gespräch mit der betroffenen Person oder Einrichtung zu ermutigen. Die Ideen- und Beschwerdestelle hat keine Entscheidungsbefugnis, sondern begleitet die Klärung mit dem Ziel, eine möglichst zufriedenstellende Lösung für alle Beteiligten zu finden.
Ist im Falle eines Anliegens mit einer Lehrperson kein direktes Gespräch oder Klärungsversuch durch die Ideen- und Beschwerdestelle mit dieser möglich, können in Absprache mit dem/der Falleinbringer*in Vorgesetzte oder höhere Instanzen0einbezogen werden.

Zu dem Thema Beschaffung gibt es derzeit zwei Prozesse: einerseits den „Beschaffungsprozess“, andererseits den Prozess „Antrag und Beschaffung von Großgeräten“.

Der Beschaffungsprozess richtet sich nach der hochschulinternen Beschaffungsrichtlinie. Zu Beginn muss dabei differenziert werden, was für Material beschafft werden soll. Bei einem Bedarf an Mobiliar, EDV-Geräten und Softwares ist grundsätzlich ein Beschaffungsantrag an das Dezernat für Finanzen zu richten. Bei weiterem Material (z.B.) Büroutensilien gibt es festgelegte Freigrenzen für eine selbstständige Bestellung. Wenn ein Beschaffungsantrag gestellt wurde, wird er in der Beschaffungsstelle entweder freigegeben oder nach Bedarf noch einmal geprüft und gegebenenfalls korrigiert. Diese löst im Anschluss die Bestellung aus und lässt sie an die Antragstellerin oder den Antragsteller liefern. Wenn die Lieferung ohne Mangel ist, endet der Prozess nach einer schriftlichen Bestätigung an die Beschaffungsstelle.

Der Prozess zu Antrag und Beschaffung von Großgeräten ist unterteilt in den Prozess „Großgeräte – Antragsvorbereitung“ und „Großgeräte – Beantragung und Beschaffung“. Nachdem die antragsstellende Person den Bedarf eines Großgeräts beim Dezernat für Finanzen angemeldet hat, erstellt das D2 eine Prioritätenliste, die vom Ministerium für Wissenschaft und Kultur freigegeben wird.  Der Antrag auf Einleitung des Begutachtungsverfahrens für Forschungsgroßgeräte wird ausschließlich online gestellt, für Großgeräte der Länder erfolgt die Antragsstellung weiterhin in Papierform. Neben dem Hauptantrag (und evtl. dem Quittungsdokument) ist eine Übernahmeerklärung über Baukosten und Folgekosten vom D4, sowie eine Stellungnahme vom Rechenzentrum (gilt nur für IT-Geräte) zu erstellen. Die vollständigen Unterlagen sind bis spätestens Ende Oktober des Folgejahres nach der Antragsstellung dem Ministerium für Wissenschaft und Kultur zu übersenden. Nachdem das MWK gegenüber der Deutschen Forschungsgemeinschaft die Gegenfinanzierung bestätigt hat, entscheidet die DFG über den Beschaffungsantrag. Sofern die Beschaffung vom DFG empfohlen wird, kann die antragsstellende Person einen Beschaffungsantrag beim D2 einreichen, woraufhin das jeweilige Großgerät beschafft werden kann.

Der Prozess zur Dienstreise ist in die Teilschritte: Genehmigung der Dienstreise, Vorbereitung der Dienstreise und die letztliche Reisekostenabrechnung unterteilt. Er enthält unter anderem die Teilschritte: Antrag auf Genehmigung, die Finanzierung des Reisekostenmanagements, die Möglichkeit einer Erstattung verauslagter Kosten, Vorgehen bei im Voraus bezahlten Rechnungen, sowie die Wahl des Verkehrsmittels und die darauf resultierenden Vorgänge. Mit der beigefügten Richtlinie zur Dienstreise wird ebenso erläutert, welche Kosten erstattet werden können, wie teuer das Hotel sein darf, ob das Frühstück mit finanziert wird und inwiefern die Kosten für die Anreise mit einem Auto rückerstattet werden. Ebenso wird die Thematik eines eventuellen Vorschusses, sowie der Erstattung der Reisekosten behandelt. 

Der Prozess Dritt- und Sondermittelprojekte ist in die beiden Schritte: Antrag einreichen und die Projektdurchführung eingeteilt. In dem ersten Schritt wird unter anderem behandelt, ob ein Eigenanteil der_des Antragssteller_in_s erforderlich ist und von wem die Mitteilung über die Freigabe der Mittel erfolgt. Der zweite Schritt beinhaltet ebenso den Umgang mit der Auftragsnummer, weitere Maßnahmen zur Mittelausgabe (mit einemVerweis auf den Umgang mit Sachausgaben, einer Dienstreise und Personalmaßnahmen) sowie die Verwaltung der Rückzahlungen. 

Der Prozess Einführung eines Zertifikatsprogramms beginnt mit der Erstellung eines Konzepts und der Ressourcenplanung durch den/die Verantwortliche_n. Erfolgt die Befürwortung des Konzepts durch das Präsidium, prüft die Kapazitätsrechnung - Dezernat 3 die Kapazitäten. Anschließend wird das Konzept von der Dezentralen Studienkommission/ FaStuL und dem Fachbereichsrat/ SkoLa diskutiert und es werden gegebenenfalls Anpassungen durch die verantwortliche Person an dem Konzept vorgenommen. Das Präsidium entscheidet daraufhin, ob das Zertifikatsprogramm eingeführt wird. Ist dies der Fall, entwirft die verantwortliche Person das Curriculum und die zugehörige Ordnung. Es wird auf den Prozess Ausarbeitung und Genehmigung studiengangs-bezogener Ordnungen verwiesen. Im letzten Schritt erfolgt die Einrichtung einer Website für das Zertifikatsprogramm und die Zentrale Studienberatung verlinkt diese Website auf der Studienangebotsseite.

Die Einführung eines Studiengangs beginnt mit dem Konzeptentwurf der Studiengangsbeauftragten oder Fachvertreter_innen für einen neuen Studiengang. Wenn die Hochschulleitung das Studiengangskonzept befürwortet und seitens des Dezernat 3 die Kapazitätsplanung vorgenommen wurde, können die Studengangsbeauftragten / Fachvertreter_innen das Studiengangskonzept detaillierter ausarbeiten und studiengangsbezogene Ordnungen erstellen. Das Konzept wird anschließend seitens der Dezentralen Studienkommission, dem Fachbereichsrat und dem Senat geprüft, letzterer muss Stellungnahme zum Konzept beziehen. Wenn die Hochschulleitung dann der Einführung des Studiengangs zustimmt, erfolgt eine Abstimmung mit dem MWK, welches die Einführung des Studiengangs endgültig beschließen kann. Der Studiengang muss fristgerecht in die Studiengangszielvereinbarung aufgenommen und akkreditiert sein.

Die Schließung eines Studienganges wird seitens der Hochschulleitung erwogen, von der Dezentralen Studienkommission, dem Fachbereichsrat und dem Senat diskutiert, die je Stellungnahmen verfassen und schlussendlich von der Hochschulleitung entschieden. Die Kommunikation an das Ministerium und den Akkreditierungsrat erfolgt über das Qualitätsmanagement.

Promotionsstudierende können eine Erstattung des Semestertickets beantragen, wenn sie in einem Semester mehr als 120 zusammenhängende Kalendertage außerhalb des Geltungsbereichs des Semestertickets leben.

Hierfür stellen sie einen Antrag beim Immatrikulationsamt. Das Immatrikulationsamt verschickt in der Regel innerhalb von drei Wochen eine gesonderte Zahlungsmitteilung. Erst wenn der/die Promovend_in diese erhält, soll der genannten Betrag überwiesen werden.

Zum Ende des Semesters muss der/die Promovend_in eine erweiterte Meldebescheinigung im Original beim zuständigen AStA-Referat einreichen. Wird diese positiv geprüft, bekommt der/die Promovend_in den Semesterbeitrag automatisch zurücküberwiesen.

Nach Ende eines Arbeitsverhältnisses kann der/ die Mitarbeiter_in der Universität Hildesheim den Wunsch nach einem Arbeitszeugnis gegenüber dem/der Vorgesetzten äußern.

Im Anschluss daran wird ein Entwurf des Zeugnisses angefertigt und durch das Dezernat 1 auf rechtliche Aspekte und korrekte Zeugnissprache geprüft.

Nach einem zufriedenstellenden Entwurf wird das Zeugnis gedruckt und von dem Dezernenten/der Dezernentin sowie der Institutsleitung unterschrieben.

Der Versand erfolgt in der Regel durch die Institutsleitung.

Der Prozess „Personalmaßnahmen WiMi: Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses“ gliedert sich in drei verschiedene Maßnahmen. Maßnahme eins und zwei richtet sich an wissenschaftliche Mitarbeiter_innen mit einer Lehrverpflichtung von 10 Semesterwochenstunden in der Endphase ihrer Promotion oder Habilitation. Maßnahme drei ist nicht zwingend auf die Endphase einer Promotion oder Habilitation begrenzt.

Maßnahme 2: Temporäre Reduzierung des Lehrdeputats
Die Maßnahme beginnt mit dem Wunsch nach der Reduzierung des Lehrdeputats ausgehend von dem/der wissenschaftlichen Mitarbeiter_in. Das Institut entscheidet sich für eine von drei Varianten. Bei Wahl der Variante eins oder zwei kommt es zur Abstimmung mit dem Dekanat. Wird Variante drei gewählt, so kommt es nach der Antragstellung zu einer Stellungnahme durch das Dekanat. Anschließend wird der Antrag vom Dezernat 1 bearbeitet und das Präsidium beschließt den Antrag.

Maßnahme 3: Umwandlung einer Stelle mit 10 SWS in eine FwN-Stelle
Die Maßnahme beginnt mit dem Wunsch nach der Reduzierung des Lehrdeputats ausgehend von dem/der wissenschaftlichen Mitarbeiter_in. Das Institut stellt den Antrag und das Dekanat nimmt Stellung dazu. Anschließend wird der Antrag vom Dezernat 1 und vom Controlling bearbeitet. Im letzten Schritt kommt es zum Beschluss des Antrages durch das Präsidium.

Der Prozess Freigabe von Professuren befasst sich mit der Ausschreibung einer Professur als Endziel. Circa 5 Jahre vor Ausscheiden einer/eines Professorin/Professors findet ein Gespräch zwischen Dekanat, Institut und der Stabstelle Hochschulentwicklung statt.

Ein anzufertigendes Profilpapier unterstützt bei der Antragstellung an das Präsidium zur Ausschreibung der Professur. Dieser Antrag wird unter anderem der Stabstelle Hochschulentwicklung, der Gleichstellungsbeauftragten, der Kommission für Gleichstellung sowie dem Senat vorgelegt und erhält seinen finalen Beschluss im Stiftungsrat.

Der Prozess Krankmeldung von Mitarbeiter_innen beginnt damit, dass eine Erkrankung festgestellt wird. Die Krankmeldung muss daraufhin unverzüglich erfolgen. Erfolgt die Genesung binnen drei Tagen kommt es zur Wiederaufnahme der Arbeit. Dauert die Erkrankung länger als drei Tage an erfolgt ein Arztbesuch. Die ärztliche Bescheinigung muss dem/der Arbeitgeber_in bzw. dem Dezernat 1 spätestens am vierten Tag vorgelegt werden. Nach der Genesung ist die Wiederaufnahme der Arbeit dem Dezernat 1 unverzüglich zu melden, um eventuelle Rückzahlungen zu vermeiden.

Die Lehrveranstaltungsevaluation ist in die Teilprozesse: Ablauf der Lehrveranstaltungsevaluation und Kommunikationsprozess zur Lehrveranstaltungsevaluation eingeteilt. Im Ablauf versendet das Qualitätsmanagement zuallererst eine Informations-E-Mail an alle zuständigen Personen, damit der Evaluationswunsch der Lehrpersonen rechtzeitig eingetragen werden kann. Nachdem die Daten aus dem LSF importiert, geprüft und gegebenenfalls aktualisiert wurden, kann die Evaluation eingerichtet und der Evaluationslink versendet werden. Des Weiteren wird in dem Prozess zwischen verschiedenen Formen der Onlineevaluation unterschieden. Es wird bei ausreichender Teilnehmer_innenanzahl eine Zwischenauswertung verschickt, welche mit den Studierenden diskutiert werden kann. Der Prozess endet mit der Auswertung  der Ergebnisse. Der Kommunikationsprozess ähnelt dem Prozess des Ablaufs, bezieht sich dabei jedoch nur auf die Kommunikationskette.

Der Prozess Neueinstellung Mitarbeiter_innen (Schwerpunkt Fachbereich) ist in die Teilprozesse: Einrichtung Arbeitsplatz, Erster Arbeitstag und Ab dem Ersten Arbeitstag unterteilt. Neue Mitarbeiter_innen bekommen vom Dezernat für Bau und Gebäudemanagement einen neuen Arbeitsplatz zugewiesen und können diesen mit dem benötigten Mobiliar und Büromaterial einrichten. Zudem bekommen sie ein Postfach zugeteilt und stellen beim IT-Support einen Telefonantrag. Sie bekommen einen Dienstausweis überreicht und müssen beim Rechenzentrum die Zutrittsberechtigung für Räume einreichen. Vom Sekretariat bekommen neue Mitarbeiter_innen die wichtigen internen Informationen überreicht. Ab dem ersten Arbeitstag werden sie vom Sekretariat in das Intranet eingeführt und richten gemeinsam eine neue Website und Homepage ein.

Der Prozess Personalmaßnahmen Hilfskräfte – Ausschreibung, Einstellung beginnt zu dem Zeitpunkt, an dem eine neue Stelle besetzt werden soll. Nach der Veröffentlichung der Stellenausschreibung werden die Bewerbungen gesammelt und die Bewerbungsunterlagen geprüft. Es werden Bewerber_innen ausgewählt und Vorstellungsgespräche organisiert. Nach der endgültigen Bewerber_innenauswahl, werden Zu- und Absagen, sowie Personalunterlagen, durch den/die Antragsteller_in versendet. Danach werden die Unterlagen aus arbeitsrechtlicher Sicht von der Sachbearbeitung für Hilfskräfte (Dezernat 1) geprüft und die Vertragsunterlagen ausgefertigt. Nach dem Ausfüllen der Vertragsunterlagen durch die zukünftige Hilfskraft, kommt es zum Unterzeichnen der Unterlagen durch die Sachbearbeitung für Hilfskräfte und somit zum Abschluss des Arbeitsvertrages.

Der Prozess Personalmaßnahmen Hilfskräfte – Weiterbeschäftigung beginnt mit einem Antrag auf Weiterbeschäftigung. Die Sachbearbeitung für Hilfskräfte (Dezernat 1) übernimmt im Anschluss die weitergehende Organisation der Personalmaßnahme und prüft die entstandenen Unterlagen aus arbeitsrechtlicher Sicht. Anschließend kommt es zur Weiterbeschäftigung durch Abschluss des Arbeitsvertrages.

Der Prozess Personalmaßnahmen MTV/WM– Ausschreibung, Einstellung beginnt zu dem Zeitpunkt, an dem eine neue Stelle besetzt werden soll. Ein vorhergehender Prozess dabei ist der Prozess Personalmaßnahme. Nachdem die verfügbaren Mittel vom Dezernat 2 geprüft wurden, kann bei einem positiven Bescheid von der Hochschulleitung über die Freigabe der Stellenmittel und der Ausschreibung entschieden werden. Nach einer Bewerbung werden die Bewerbungsunterlagen geprüft und Vorstellungsgespräche organisiert. Die Aufnahme der letztlichen Entscheidung und das Versenden der Zu- oder Absagen, sowie der Personalunterlagen übernimmt das Dezernat 1. Dieses prüft die Unterlagen zum Ende hin ebenso aus arbeitsrechtlicher Sicht. 

Der Prozess Personalmaßnahme: Weiterbeschäftigung, Aufstockung, Reduzierung MTV beginnt mit einer Antragstellung. Das Dezernat 1 übernimmt im Anschluss die weitergehende Organisation der Personalmaßnahme und prüft die entstandenen Unterlagen aus arbeitsrechtlicher Sicht.  

Der Preis für hervorragende Lehre wird seit dem Jahr 2009 als Zeichen der Würdigung für die hervorragende Lehre an der Universität Hildesheim verliehen. Ziel der Vergabe ist es die Qualität der Lehre zu verbessern und im Rahmen der Auszeichnung positive Beispiele für eine gute Lehre hervorzuheben und so erfolgreiche Lehr- und Lernkonzepte zu bestärken. Das Vergabeverfahren bietet den Studierenden die Möglichkeit sich aktiv in die Gestaltung der Lehre einzubringen, da diese für die Nominierungsvorschläge für den Preis für hervorragende Lehre zuständig sind.

Somit wird der Preisträger/die Preisträgerin durch das Feedback der Studierenden selbst bestimmt, welches in Form von Nominierungen der Lehrbeauftragten und ihren entsprechenden Lehrveranstaltungen inklusive Begründung erfolgt. Das Leitbild der Universität als Studierendenuniversität soll hier noch einmal hervorgehoben werden. Eine zuvor bestimmte Jury nimmt sich nun den eingereichten Vorschlägen an und ermittelt danach anhand verschiedener Anforderungskriterien den Preisträger/die Preisträgerin, welche/r sich auf die Lehrveranstaltung des vorherigen Jahres bezieht. Als Beispiel gebend, dass im Jahre 2020 der Preisträger beziehungsweise die Preisträgerin für das Lehrjahr 2019 gewählt wird.

Ein Promotionsvorhaben beginnt grundsätzlich mit dem Wunsch der Promotion. Nach der Suche geeigneter Betreuer_innen können die angehenden Promovend_innen ihr Vorhaben mit dem Antrag auf Annahme als Doktorand_in in dem jeweiligen Dekanat einreichen. Wenn der Promotionssausschuss diesem zugestimmt hat, bildet sich ein Promotionskomitee für den weiteren Verlauf. Der angehende Promovend oder die angehende Promovendin hat nun je nach Fachbereich vorgegebene Zeiten oder Auflagen während der eigentlichen Anfertigung der Dissertation zu erfüllen. Nachdem diese abgeschlossen sind, muss ein Antrag auf Zulassung zur Promotion gestellt werden, über den abermals der Promotionsausschuss entscheidet. Bei einer Zulassung werden Gutachter_innen bestellt und eine Promotionskommission gebildet. Die Promotionskommission hat nun zur Aufgabe, die erstellten Gutachten zu prüfen, damit sie im Anschluss in die Auslage gehen können. Des Weiteren folgen die Annahme der Abhandlung und die Festsetzung der Note durch die Promotionskommission, sowie die Disputation. Wenn auch diese bestanden ist, kann die Dissertation in die Veröffentlichung gehen, die Urkunde ausgestellt und das Vorhaben mit der Archivierung der Unterlagen abgeschlossen werden. Die Details der Promotionsprozesse variieren je nach Fachbereich.

Vor Beginn eines neuen Semesters legt das Dezernat 4 das neue Semester im Vorlesungsverzeichnis (LSF) an und aktiviert die Bearbeitungsmöglichkeiten für Lehrende, Institute und Fachbereiche. Mitarbeiter_innen loggen sich im Vorlesungsverzeichnis ein, können dort eine Veranstaltung erstellen und Informationen über Titel, Uhrzeiten sowie die gewünschten Räume eintragen. Nach der Schließung des Vorlesungsverzeichnises werden die Raumanfragen für zentrale Räume vom Dezernat 4 und die Raumanfragen für dezentrale Räume von dem/der Raumadministrator_in des jeweiligen Institutes bearbeitet. Sobald der Raum korrekt und die Buchung bestätigt ist, ist die Raumbuchung abgeschlossen. Sollte der Raum nicht korrekt sein oder die Buchung abgelehnt werden, muss eine erneute Raumanfrage an das Dezernat 4 oder den/die Raumadministrator_in des jeweiligen Institutes gestellt werden.

Der Prozess „Anträge an die Studienqualitätsmittelkommission“ beginnt mit dem Schritt, dass von dem/der Antragssteller_in ein „Antrag auf Finanzierung einer Maßnahme aus zentralen Studienqualitätsmitteln“ beim Qualitätsmanagement gestellt wird. Der Antrag wird dann vom Qualitätsmanagement aufgenommen, anschließend wird in der Studienqualitätsmittelkommisson (KfS) darüber diskutiert und ein Beschluss gefasst. Dieser Beschluss muss nachfolgend vom Präsidium genehmigt werden, woraufhin das Qualitätsmanagement den Antrag entweder befürwortet oder ablehnt. Bei einer Ablehnung wird der/die Antragssteller_in informiert, im Falle einer Befürwortung fordert das Qualitätsmanagement beim Dezernat 2 eine Auftragsnummer an. Nachdem diese von der Kapazitätsrechnung im Dezernat 3 eingerichtet wurde, wird sie über das Dezernat 2 an den/die Antragssteller_in weitergeleitet. Damit steht der Durchführung des jeweiligen Projekts nichts mehr im Wege. Ist eine Verlängerung erwünscht, müssen ein Folgeantrag und ein Evaluationsbericht erstellt werden, woraufhin der Prozess sich wiederholt. Ist keine Verlängerung erwünscht, wird von dem/der Antragssteller_in ein Ergebnisbericht und eine Evaluation erstellt. Diese werden vom Qualitätsmanagement aufgenommen und im Anschluss daran in der Studienqualitätsmittelkommission diskutiert.

Der Prozess eines Umzuges startet, indem der Bereich Raumplanung des Dezernates für Bau und Gebäudemanagement diesen den betroffenen Mitarbeiter_innen und der Beschaffungsstelle bekannt gibt. Die Beschaffungsstelle übernimmt dabei die Klärung der Finanzen und die Organisation der Umzugsfirma. Ebenso erhalten die Mitarbeiter_innen ein Informationspaket mit allen notwendigen Arbeitsschritten: Den Telefonumzug beantragen, eine Anleitung wie das Umzugsgut verpackt und ausgezeichnet werden soll, sowie das Anfertigen einer Skizze der neuen Räumlichkeiten. Nach dem eigentlichen Umzug müssen die Umzugskartons wieder an durch den Hausdienst zurückgeführt werden.

Der Prozess Universität mit Kind beschäftigt sich mit dem Handlungsablauf im Falle einer Schwangerschaft von Studierenden.

Dieser startene mit der Mitteilung über die Schwangerschaft und erstreckt sich über eine vielfältige Aufklärungsarbeit bezüglich der LSF Priorisierung, Mutterschutzfrist, Beurlaubung sowie unterschiedliche Angebote der Universität.

Unter die verschiedenen Angebote der Universität fallen unter Anderem das Teilzeitstudium, die Bunutzung eines Familienraums oder auch die Betreuungsmöglichkeit.

Der Prozess Veranstaltungen beginnt, indem der oder die Veranstalter_in die Veranstaltung im Veranstaltungsmanagement anzeigt. In einem Planungsgespräch werden anschließend die nächsten Schritte des Prozesses besprochen, damit der/die Veranstalter_in ein konkretes Veranstaltungskonzept erstellen und eine erste Raumanfrage stellen kann. Ein erstellter Kosten- und Finanzierungsplan muss vor der weiteren Durchführung vorerst mit dem Dezernat für Finanzen abgestimmt und stetig während des Prozessverlaufes geprüft werden. Sobald ein genauer Veranstaltungstermin feststeht, kann die Anmeldung der Teilnehmer_innen erfolgen. Die weiteren Vorbereitungen organisieren Veranstalter_in und Veranstaltungsmanagement je nach Zuständigkeitsbereich. Nach Durchführung kümmert sich das Dezernat für Bau und Gebäudemanagement um die Endreinigung und Schließung der Räumlichkeiten, der/die Veranstalter_in spricht gegebenenfalls einen Fördererdank und das Dezernat für Finanzen führt die Endabrechnung mit dem/der Veranstalter_in durch. Ganz zum Ende des Prozesses gehen der/die Veranstalter_in und das Veranstaltungsmanagement noch einmal gemeinsam in eine Nachbetrachtung des Ablaufes.

Der Prozess „Zulassung in ein höheres Fachsemester“ beginnt damit, dass ein_e Bewerber_in die Zulassung in ein höheres Fachsemester plant. Studieninteressierte, die sich auf ein höheres Fachsemester bewerben möchten, müssen parallel zum Anrechnungsantrag (an das Prüfungsamt) auch eine Bewerbung um eine Zulassung in ein höheres Fachsemester bei dem Immatrikulationsamt einreichen. Das Prüfungsamt prüft, ob der Antrag vollständig ist. Ist dies nicht der Fall, so wird eine Überarbeitung angefordert. Sobald der Antrag vollständig vorliegt, wird dieser an den/die Fachvertreter_in weitergeleitet. Die zuständige Person sichtet den Antrag und nimmt die Einstufung vor. Gegebenenfalls erfolgt bereits eine Anrechnung in diesem Schritt. In manchen Fällen muss die Einstufung noch einmal vom Prüfungsausschuss genehmigt werden. Anschließend verfasst das Prüfungsamt einen Bescheid über die Einstufungsempfehlung und das Immatrikulationsamt entscheidet über die Zulassung zum höheren Fachsemester. Der/die Bewerber_in wird darüber informiert. Der Prozess „Zulassung in ein höheres Fachsemester“ endet mit der Verbuchung der Prüfungsleistungen durch das Prüfungsamt.