Prozessmanagement

Willkommen beim Prozessmanagement der Universität Hildesheim

Das Team vom Prozessmanagement ist in erster Linie dafür zuständig, stetig neue Prozesse der Universität aufzunehmen, sie zu visualisieren und auf Aktualität zu prüfen. Das Ziel der Arbeit ist es, die einzelnen Prozesse und Strukturen der Universität übersichtlich und transparent zu gestalten, um sie im Anschluss den MitarbeiterInnen und Studierenden der Universität zur Verfügung zu stellen.

Über unser Webmodel haben Sie Zugriff auf die Prozessdarstellungen.

Sie benötigen eine RZ-Kennung, um auf das Prozessmanagement zugreifen zu können.

Navigation im Prozessmanagement

Navigation im Prozessmanagement

Über die Prozesslandkarte gelangen Sie auf die einzelnen Prozesse mit jeweiligen nützlichen Informationen und Dokumente. Für eine alphabetische Übersicht der Prozesse klicken Sie einfach auf den Index. Dort werden Sie mit dem passenden Begriff direkt auf den jeweiligen Prozess weitergeleitet.

Eine Übersicht alle Gremien und Kommissionen und die zugehörigen Dokumente können Sie über das Feld Gremien/Kommissionen aufrufen.

Zudem finden Sie in dem Organigramm eine Übersicht der Struktur der Universität. Hier können Sie mithilfe der Unterebenen per Mausklick immer genauere Einsicht in die einzelnen Bereiche erhalten. Abgesehen von den Fachbereichen und Dekanaten sind die Unterebenen des Organigramms grundlegend nach den Anwendungsmöglichkeiten und Angeboten der jeweiligen Bereiche in Anlehnung der Webseite unterteilt. Sie sind durch die hinterlegten Schattierungen und den horizontalen Strich gekennzeichnet. Zudem sind die Textfelder mit Hyperlinks hinterlegt, die zu den zuständigen Personen und Webseiten führen.

Mit der Feedback-Funktion können Sie uns gerne kontaktieren, falls Sie Anmerkungen zu unserer Arbeit haben. Wir freuen uns über Ihre Meinung!

 

Im Menüpunkt Hilfe finden Sie eine Bedienungsanleitung zum Prozessmanagement, welche Ihnen einen genaueren Überblick über das Webmodel bietet. Dort finden Sie u.a. detaillierte Informationen zur Navigation, zu einzelnen Funktionen, dem Öffnen von Prozessdokumenten und häufig gestellte Fragen.

Was sind Prozesse?

Was sind Prozesse?

Als Prozesse werden zusammenhängende Abläufe bezeichnet, die aus einer weitestgehend festen Struktur bestehen. Sie stellen einen Arbeitsvorgang dar, der sich durch verschiedene Beschlüsse in verschiedene Unterprozesse einteilt. So gibt es für jeden Prozess einen Auslöser (z.B. ein neuer Studiengang soll eingerichtet werden), auf den mehrere einzelne Prozessschritte folgen, die wiederum durch unterschiedliche Personen und Instanzen ausgeführt werden. Das Ende eines Prozesses kann je nach Entwicklung der Prozessschritte in verschiedenen Varianten ausfallen (z.B. Studiengang wird eingerichtet; Studiengang wird nicht eingerichtet).

Unter diesen Gesichtspunkten kann ein Prozess schnell unübersichtlich werden und bedarf einer strukturierten Visualisierung, die möglichst alle strukturverändernden Entscheidungen im Verlauf berücksichtigt. Er sollte zusätzlich zu der strukturierten Übersicht in einfacher und schnell verständlicher Sprache formuliert sein und möglichst bereits alle für den Prozess benötigten Dokumente hinterlegt haben.

Die Darstellung der einzelnen Prozesse soll einen Mehrwert für die Studierenden und MitarbeiterInnen haben, indem Ihnen notwendige Arbeitsabläufe schnell ersichtlich werden.

Wie werden Prozesse aufgenommen und visualisiert?

Wie werden Prozesse aufgenommen und visualisiert?

Um Prozesse darstellen zu können, muss das Team des Prozessmanagements zuallererst Kontakt zu den Prozessbeteiligten aufnehmen, um aktuelle Informationen erhalten und darstellen zu können. In dieser Phase werden gemeinsam die Prozessauslöser, die einzelnen Prozessschritte, Prozessbeteiligte, relevante Dokumente und Ziele aufgenommen. Dafür gibt es einen eigens konzipierten Fragebogen, der die Basis für ein strukturiertes, sowie inhalts- und zeiteffizientes Gespräch bildet.

Die daraus entstandenen Informationen werden von dem Prozessteam im Anschluss dargestellt und mit eventuell weiterer Rücksprache mit den Prozessbeteiligten abgeglichen, bis der modellierte Prozess richtig und schnell erfassbar visualisiert ist.

Wie können Sie das Prozessmanagement unterstützen?

Wie können Sie das Prozessmanagement unterstützen?

Unser Ziel ist es, immer mehr Prozesse der Universität aufzunehmen, um Übersichtlichkeit in möglichst vielen Bereichen bieten zu können. Ebenso können so Vernetzungen und vielleicht sogar Verbesserungen für die einzelnen Prozesse analysiert werden.

Wenn Sie in Ihrem Bereich Arbeitsabläufe haben, die als Prozess aufgenommen werden sollen, kontaktieren Sie uns gerne unter prozesse(at)uni-hildesheim.de. Dann können wir gemeinsam dafür sorgen, dass der Prozessablauf in übersichtlicher und strukturierter Version eine Unterstützung für alle Beteiligten sein kann.

Kontaktieren Sie uns ebenso gerne, falls Ihnen Fehler oder veraltete Informationen auffallen sollten oder Sie Anregungen für weitere Darstellungen haben.

     

Ausarbeitung und Genehmigung studiengangsbezogener Ordnungen

Der Prozess Ausarbeitung und Genehmigung studiengangsbezogener Ordnungen beinhaltet drei Teilschritte:

Die Aufnahme der Ordnungen, die Prüfung von Änderungen und das Genehmigungsverfahren. Im Gesamtprozess werden die Prozessschritte von dem Punkt Änderungsbedarf einer Ordnung bis zu der letztlichen Verkündung der Ordnung behandelt. Dabei wird zwischen lehramtsbezogenen Ordnungen und nicht-lehramtsbezogenen Ordnungen unterschieden, Änderungen im Modulhandbuch berücksichtigt und der Verlauf zwischen Einleitung des Genehmigungsverfahrens, Empfehlungen für den Fachbereichsrat, bis hin zum Beschluss der Ordnung mit einbezogen. 

Dritt- und Sondermittelprojekte

Der Prozess Dritt- und Sondermittelprojekte ist in die beiden Schritte: Antrag einreichen und die Projektdurchführung eingeteilt. In dem ersten Schritt wird unter anderem behandelt, ob ein Eigenanteil der_des Antragssteller_in_s erforderlich ist und von wem die Mitteilung über die Freigabe der Mittel erfolgt. Der zweite Schritt beinhaltet ebenso den Umgang mit der Auftragsnummer, weitere Maßnahmen zur Mittelausgabe (mit einemVerweis auf den Umgang mit Sachausgaben, einer Dienstreise und Personalmaßnahmen) sowie die Verwaltung der Rückzahlungen. 

Dienstreise

Der Prozess zur Dienstreise ist in die Teilschritte: Genehmigung der Dienstreise, Vorbereitung der Dienstreise und die letztliche Reisekostenabrechnung unterteilt. Er enthält unter anderem die Teilschritte: Antrag auf Genehmigung, die Finanzierung des Reisekostenmanagements, die Möglichkeit einer Erstattung verauslagter Kosten, Vorgehen bei im Voraus bezahlten Rechnungen, sowie die Wahl des Verkehrsmittels und die darauf resultierenden Vorgänge. Mit der angefügten Richtlinie zur Dienstreise wird ebenso erläutert, welche Kosten erstattet werden können, wie teuer das Hotel sein darf, ob das Frühstück mit finanziert wird und inwiefern die Kosten für die Anreise mit einem Auto rückerstattet werden. Ebenso wird die Thematik eines eventuellen Vorschusses, sowie der Erstattung der Reisekosten behandelt. 

Personalmaßnahme: Weiterbeschäftigung, Aufstockung, Reduzierung MTV

Der Prozess Personalmaßnahme: Weiterbeschäftigung, Aufstockung, Reduzierung MTV beginnt mit einer Antragstellung. Das Dezernat 1 übernimmt im Anschluss die weitergehende Organisation der Personalmaßnahme und prüft die entstandenen Unterlagen aus arbeitsrechtlicher Sicht.  

Personalmaßnahmen MTV/WM–Ausschreibung, Einstellung

Der Prozess Personalmaßnahmen MTV/WM– Ausschreibung, Einstellung beginnt zu dem Zeitpunkt, an dem eine neueStelle besetzt werden soll. Ein vorhergehender Prozess dabei ist der Prozess Personalmaßnahme. Nachdem die verfügbaren Mittel vom Dezernat 2 geprüft wurden, kann bei einem positiven Bescheid von der Hochschulleitung über die Freigabe der Stellenmittel und der Ausschreibung entschieden werden. Nach einer Bewerbung werden die Bewerbungsunterlagen geprüft und Vorstellungsgespräche organisiert. Die Aufnahme der letztlichen Entscheidung und das Versenden der Zu- oder Absagen, sowie der Personalunterlagen übernimmt das Dezernat 1. Dies prüft die Unterlagen zum Ende hin ebenso aus arbeitsrechtlicher Sicht. 

Akkreditierung von Studiengängen

Die Akkreditierung von Studiengängen ist in die Teilprozesse: Akkreditierungsvertrag, Selbstdokumentation, sowie Begutachtung und Beschlussfassung eingeteilt. Er beginnt mit der Einleitung des Akkreditierungsverfahrens vom Qualitätsmanagement. Sie leiten ebenso eine Evaluation ein und bereiten ein vorbereitendes Treffen vor. Die Akkreditierungsagentur an sich wird von den Studiengangsbeauftragten ausgewählt und vom Qualitätsmanagement und der_des Referent_in ausgewählt. Nach dem Entstehen des Akkreditierungsvertrags wird von den Studiengangsbeauftragten ein Änderungsbedarf der Studienordnung ermittelt und eine Selbstdokumentation erstellt. Diese wird vom Qualitätsmanagement geprüft und an die gewählte Akkreditierungsagentur gereicht. Wenn auch die Akkreditierungsagentur mit dem Beruf einverstanden ist, verfasst sie einen schriftlichen Bericht zur Ausganglage und schickt ihn an die Akkreditierungskommission, die eine Gutachtergruppe benennt. Falls Einwände seitens einer_eines Dekanin_Dekans bestehen, kann hier mit einer schriftlichen Stellungnahme Einspruch erhoben werden. Falls dies nicht der Fall ist, organisiert die Präsidentin_der Präsident einen Termin für eine Vor-Ort-Begehung, die vom Qualitätsmanagement durchgeführt wird. Zu dem folgenden Gutachten mit einer Beschlussempfehlung von der Akkreditierungskommission können die Studiengangsbeauftragten Stellung nehmen, bevor es in die Beschlussfassung geht. Wenn alle Auflagen umgesetzt sind und die Stellungnahme noch einmal geprüft wurde, verteilt das Qualitätsmanagement den Beschluss und die Urkunde zur Akkreditierung.

Lehrveranstaltungsevaluation

Die Lehrveranstaltungsevaluation ist in die Teilprozesse: Ablauf der Lehrveranstaltungsevaluation und Kommunikationsprozess zur Lehrveranstaltungsevaluation eingeteilt. Im Ablauf versendet das Qualitätsmanagement zuallererst eine Informations-E-Mail an alle zuständigen Personen, damit die Veranstaltungsdaten der Lehrpersonen rechtzeitig eingetragen werden können. Nachdem die Daten im LSF aktualisiert, importiert und geprüft wurden, kann die Evaluation eingerichtet und die Evaluationsbögen können versandt werden. Des Weiteren wird der Prozess zwischen der Onlineevaluation und der Papierevaluation unterschieden und endet mit der Auswertung. Die empfohlene schlussendliche Auswertung ist eine Diskussion der Ergebnisse mit den Studierenden. Der Kommunikationsprozess ähnelt sich dem des Ablaufs, bezieht sich dabei jedoch nur auf die Kommunikationskette untereinander. 

Wesentliche Änderungen an Studiengängen

Die wesentlichen Änderungen an Studiengängen beinhalten Namensänderung eines Studiengangs und Einrichten von Nebenfächern.  

Die Namensänderung wird durch die_den Studiengangsbeauftragte_n mittels eines schriftlichen Antrags an das Präsidium in die Wege geleitet. Nachdem sie befürwortet wurde, beschließen Fachbereichsrat und der Senat über die Änderung. Das Qualitätsmanagement gibt den Änderungswunsch an die zuständige Akkreditierungskommission weiter, die ebenso erst einmal zustimmen muss. Im Anschluss muss die Hochschulplanung eine Studiengangszielvereinbarung schreiben und die Dekanatsgeschäftsführung eine Ordnungsänderung veranlassen. Wenn derProzess durchlaufen ist, fließt er in den Prozess Ausarbeitung und Genehmigung studiengangsbezogener Ordnungen mit ein. 

Die Einrichtung von Nebenfächern wird durch den_die Studiengangsbeauftrage_n des importierenden Fachbereiches gestartet. Diese_r informiert die zugehörige Dekanatsgeschäftsführung, welche darüber entscheidet. Falls sie sich einig wird, müssen die Fachbereichsräte des importierenden und des exportierenden Fachbereiches ein Einvernehmen finden, welche im Rahmeneiner Ordnung oder Synopse des_der Kapazitätsbeauftragten des importierenden Fachbereiches ausgearbeitet wird. Nachdem sie vom Dezernat 2 und vom Justiziariat erfolgreich geprüft wurde, wird das Genehmigungsverfahren eingeleitet. Der Beschluss der Ordnung erfolgt durch den Fachbereichsrat des exportierenden Fachbereichs, wird vom Präsidium genehmigt und vom Justiziariat verkündet.  

An- und Vermietung von Räumen

Die An- und Vermietung von Räumen ist unterteilt in die Prozesse Anmietung von externen Räumlichkeiten und Vermietung von Uni-Räumen an Dritte. Bei der Anmietung von externen Räumlichkeiten muss das jeweilige Institut zu Beginn Raumbedarf anmelden, der als Mietanfrage in der Hausbewirtschaftung des Dezernats 4 aufgenommen wird. Nachdem die Rahmenbedingungen dafür geklärt wurden, kann die_der Vermieter_in einen Mietvertragsentwurf erstellen. Dieser wird vom Institut, vom Justiziariat und vom Dezernat für Finanzen besprochen und vom Operativen Controlling auf Wirtschaftlichkeit überprüft. Wenn der Mietvertrag abgestimmt ist, erfolgt eine rechtliche Prüfung durch das Justiziariat und eine finanzielle Prüfung durch das Dezernat 2. Wenn die Prüfung erfolgreich durchlaufen ist, kann der Mietvertrag unterschrieben und an das Dezernat für Finanzen weitergeleitet werden. Dort werden die Mietzahlungen veranlasst und der Raum wird dem Institut zur Verfügung gestellt. Der Prozess der Vermietung von Uni-Räumen an Dritte ähnelt sich dem ersten Prozess. Nur stellt nun die_der externe Mieter_in die Mietanfrage und die Hausbewirtschaftung des Dezernats 4 entwirft einen Mietvertrag, der besprochen wird.