Wer sich freiberuflich selbständig machen will, steht oft vor einem Haufen bürokratischer Herausforderungen und gefühlt tausend Hürden. Hier erfährst du, woran zu denken und wie vorzugehen ist.
Foto: Barbara Odendahl
Was mache ich nach dem Studium? – Diese Frage beschäftigt sicher viele am Kulturcampus. Der ein oder die andere mag vielleicht mit dem Gedanken spielen, sich in der Kulturbranche freiberuflich selbständig zu machen. Die Sorge vor der Steuererklärung, die Ahnungslosigkeit, welches Honorar man verlangen kann und wie es mit der Krankenkasse aussieht, können dem Vorhaben einen Dämpfer verpassen oder die Entscheidung zur Selbständigkeit im Keim ersticken. Verschiedene Quellen behaupten Gegensätzliches, die Gesetzestexte versteht kein*e Normalsterbliche*r und auf individuelle Fragen findet man nicht die eine passende Antwort. Um dem Ganzen entgegenzuwirken, habe ich einen ausführlichen Rundumblick erarbeitet, der die wichtigsten Fragen klären und eine Anleitung für den Weg in die freiberufliche Selbständigkeit darstellen soll.
Was ist ein Freiberuf?
In Deutschland gibt es laut Statista 1,74 Millionen (2022) freiberuflich Selbständige. Freie Kulturberufe liegen mit 343.943 Ausübenden ganz weit vorne. Doch was genau ist ein Freiberuf? Freiberufe sind in § 18 (1) EStG definiert und beinhalten eine wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische selbständige Tätigkeit. Wer Freiberufler*in ist, hat ein Unternehmen, was aber kein Gewerbe ist. Ein Gewerbe stellt nämlich eine wirtschaftlich selbständige Tätigkeit dar. Als Unternehmer*in unterliegt man der Einkommensteuer, nicht der Lohnsteuer und bedient deshalb keine Steuerklasse.
Wie bereite ich mich vor?
Als erstes sollte man einen Plan haben: Was soll die selbständige Tätigkeit sein? Wie viel Zeit nimmt sie in Anspruch? Wer ist die Zielgruppe? Das A und O ist der Netzwerkaufbau in der Branche, sagt auch Samuel Bereuther, selbständiger Filmemacher und Medienkünstler, der einst an der Uni Hildesheim studierte. Ohne Kontakte wird es schwer, Aufmerksamkeit zu generieren. Social Media und eine Webseite können weitere Bausteine sein. Bei Letzterem ist das Impressum nicht zu vergessen und über eventuelle AGB nachzudenken. Suche nach Unterstützung und passenden Gründerförderungen sind hilfreich sowie das Knowhow für Förderanträge bei Projekten. In jedem Fall muss man sich bei Finanzamt und Krankenkasse melden, ggf. auch bei der KSK, Künstlersozialkasse.
Dem Finanzamt muss man seine unternehmerische Tätigkeit melden. Auch hier ist darauf zu achten, dass man als Freiberufler*in und nicht als Gewerbetreibende*r eingetragen wird. Für die Meldung beim Finanzamt muss man den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und seine Umsätze schätzen. Danach erhält man eine Steuernummer, die sich bei Umzug (in eine andere Stadt) ändert und neu angefordert werden muss. Diese Steuernummer ist nicht zu verwechseln mit der Steueridentifikationsnummer und muss auf allen Rechnungen angegeben werden, die man selbst stellt. Ebenso ist zu schauen, ob man sich im Sinne der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreien kann oder ob man beim Finanzamt als umsatzsteuerpflichtig registriert wird. Mehr dazu hier im Artikel unter dem Punkt „Umsatzsteuerbefreiung & Kleinunternehmerregelung“. Es besteht auch die Möglichkeit, dass sich mehrere Selbständige z.B. zu einem Kollektiv zusammenschließen. Dann handelt es sich um eine GbR, Gesellschaft bürgerlichen Rechts. Als GbR muss man den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Gründung einer Personengesellschaft/-gemeinschaft ausfüllen und man bekommt eine gemeinsame Steuernummer.
Hilfe Finanzkram
Als Freiberufler*in muss man jährlich zum 31.07. seine Einkommens- und Umsatzsteuererklärung elektronisch abgeben. Ab einem gewissen Einkommen könne es sich lohnen, eine*n Steuerberater*in heranzuholen, um versehentliche Steuerhinterziehung zu vermeiden, so Bereuther. Lagert man die Steuererklärung an eine*n Steuerberater*in aus, verlängert sich die Frist um sieben Monate. Zu zahlende Steuern sind Einkommensteuer, ggf. Umsatzsteuer, ggf. Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer. Steuern auf das Einkommen muss man erst ab Überschreiten des Grundfreibetrags von 10.908 € bzw. 21.816 € für gemeinsam veranlagte Ehepaare zahlen (2023).
Freiberufler*innen müssen lediglich die einfache Buchhaltung vollführen. Das heißt, es reicht eine bloße Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben, beispielsweise in einer Excel-Tabelle. Die Aufbewahrungsfrist von buchhalterischen Unterlagen wie Rechnungen beträgt 10 Jahre. Papiere sind im Original aufzuheben. Betriebsausgaben sind alle Kosten, die mit der selbständigen Tätigkeit zusammenhängen. Dazu zählen Raumkosten, Telefon- und Internetkosten, Reisekosten, Fortbildungen, Steuerberatung, Beiträge und Versicherungen, Arbeitsmaterial, Werbekosten, Vorsteuerzahlungen, Bewirtung, Verpflegungsmehraufwendungen, häusliches Arbeitszimmer (sofern dies den Mittelpunkt der Arbeit darstellt), AfA (Absetzung für Abnutzung), etc. Man kann auch eine Betriebsausgabenpauschale veranschlagen, was dann Sinn macht, wenn die tatsächlichen Ausgaben unter dieser Pauschale liegen. Betriebseinnahmen sind Honorare, Tantiemen von Verwertungsgesellschaften wie GEMA, Förderungen und Zuschüsse für Projekte, Preisgelder und Stipendien, Spesen wie vom Auftraggeber übernommene Reisekosten, Verkaufserlöse von betrieblichen Gegenständen, Vermietung von Räumen und Materialien, Sachzuwendungen wie Bezahlung in Naturalien, eingenommene Mehrwertsteuer, etc. Stipendien, Preisgelder und öffentliche Zuschüsse sind nur dann nicht zu versteuern, wenn sie a) nicht auf einer verpflichtenden künstlerischen Gegenleistung beruhen und die Aus- und Weiterbildung fördern b) ausschließlich die Materialkosten decken c) das Lebenswerk oder die Persönlichkeit würdigen.
Mitglieder einer GbR sind einkommensteuerrechtlich und die Haftung betreffend eigenständig, das heißt, jede*r macht eine eigene Einkommensteuererklärung. Dennoch muss die GbR folgende Formulare ausfüllen: ESt 1B inklusive Anlage FE 1 und Anlage FB sowie Anlage EÜR. Die Gewinnanteile werden in den jeweiligen eigenen Steuererklärungen angegeben, von denen dann die Einkommensteuer abgeht. Achtung, wenn eine*r aus der GbR gewerbliche Einkünfte hat, wirkt sich das auf alle anderen aus!
Für manche kulturellen Leistungen gilt nach § 12 (2.7) UStG der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Ist man umsatzsteuerpflichtig, so reicht man quartalsweise eine Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) zum 10. eines Monats beim Finanzamt ein. Das bedeutet, man meldet die angefallene Umsatzsteuer und führt diese ab. Im Falle von mehr geleisteten Vorsteuern erhält man Geld zurück. Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind Zwischenrechnungen, die dazu dienen, das Zahlungsausfallrisiko des Staates am Ende eines Abrechnungsjahres zu minimieren. Überschreiten die zu zahlenden Jahresumsatzsteuern 7.500 €, müssen im Folgejahr die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich eingereicht werden.
Achtung bei Einnahmen aus dem Ausland! Eventuell sind die Steuern dort abzuführen.
Eine GbR ist zwar nicht einkommensteuerpflichtig, jedoch umsatzsteuerpflichtig. Die Mitglieder reichen die Umsatzsteuererklärung gemeinsam ein.
Umsatzsteuerbefreiung & Kleinunternehmerregelung
Von der Umsatzsteuer kann man sich nach § 19 UStG als Kleinunternehmer*in befreien lassen, sodass man weder Umsatzsteuer zahlt noch Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben muss. Das trifft zu, solange der Jahresumsatz (zzgl. Umsatzsteuer) unter 22.000 € und der geplante Folgejahresumsatz unter 55.000 € bleibt. Bei einer Unternehmensgründung im laufenden Jahr muss der Umsatz auf das ganze Jahr hochgerechnet werden. Hat man bereits durch Umsatzsteuer-Voranmeldungen Steuern abgeführt und stellt am Ende des Abrechnungsjahres fest, dass man unter der Umsatzsteuergrenze liegt, erhält man die gezahlten Umsatzsteuern zurück.
Zudem kann man sich von der Umsatzsteuer befreien lassen, wenn man bestimmte kulturelle Leistungen erbringt. Die genauen Bedingungen sind in § 4 (20, 21) UStG nachzulesen. Die Befreiung muss dann aber erst beantragt werden. In Niedersachsen geht das beim Ministerium für Wissenschaft und Kultur. Der Antrag wird bei umsatzsteuerbescheinigung@mwk.niedersachsen.de eingereicht. Hier gibt es weiterführende Informationen.
Die Einkommensteuererklärung
Mantelbogen/Hauptvordruck ESt 1A
Anlage S: Einkünfte aus selbständiger Arbeit
Anlage EÜR: Einnahmenüberschussrechnung
weitere Anlagen je nach Fall, z.B.:
Anlage N: Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit
Anlage G: Gewerbeeinkünfte
Anlage V: Vermietung
Anlage AV: Altersvorsorge
Anlage Vorsorgeaufwand: Versicherungsbeiträge
Anlage KAP: Kapitalanlagen
Anlage AUS: Einkünfte auf dem Ausland
Die Umsatzsteuererklärung
Hauptvordruck USt 2A
ggf. Anlage UR: Auslandsgeschäfte
Arbeitstage
365 Tage
– 104 Wochenendtage
– 10 Feiertage (je nach Bundesland)
– 20 Urlaubstage
-14 Tage Ausfall durch Krankheit
= 217 Arbeitstage pro Jahr
= ca. 18 Arbeitstage pro Monat
x 9 Stunden pro Tag
= 162 Arbeitsstunden pro Monat
Minimum Stundenlohn
Kosten pro Monat / bezahlte(!) Stunden pro Monat
= Summe x
+ 10 % Gewinnaufschlag
+ 7 % bzw. 19 % USt (außer bei Umsatzsteuerbefreiung)
= Stundenlohn
Welches Honorar kann ich verlangen?
Prinzipiell gibt es verschiedene Honorarmodelle. Sie können zeitbasiert oder erfolgsbasiert sein oder in Form einer Pauschale existieren. Um sich einen Stundenlohn zu errechnen, ist es wichtig, sich klarzumachen, wie viele Tage man überhaupt arbeitet. Bereuther warnt: „Es besteht ein schmaler Grat zur Selbstausbeutung!“
Je nach Beruf kann man aber nicht immer davon ausgehen, dass alle Arbeitstage/-stunden bezahlt werden. Denn teilweise geht Zeit dafür drauf, dass man ein Projekt plant oder man sich um Förderanträge kümmert. Es kann also sein, dass man nur mit 1/3 der errechneten 162 Stunden (s. Box links) kalkuliert. Um nun den Stundenlohn herauszufinden, ist zu überlegen: Was brauche ich brutto und was netto, um meine Kosten zu decken? Hier müssen also alle Ausgaben bedacht werden wie Einkommensteuer, Krankenversicherung, Altersvorsorge, sonstige Versicherungen, Steuerberater*in, Betriebskosten, etc.
Letztlich kommt das Honorar auch immer auf die Branche an. Der Bundesverband Freie Darstellende Künste empfiehlt Honoraruntergrenzen, also Zahlen, die man mindestens verlangen sollte:
Monatshonorar: 3.100€
Honorar Aufführung: 310€ (10% des Monatshonorars)
Honorar pro Woche: 715€
Honorar pro Tag: 140€
Monatshonorar: 3.600€
Honorar Aufführung: 360€ (10% des Monatshonorars)
Honorar pro Woche: 830€
Honorar pro Tag: 165€
Achtung: Ist man nebenberuflich Freiberufler*in, darf man nicht mehr als im Hauptberuf arbeiten und verdienen. Zudem gelten Einnahmegrenzen, bei Arbeitslosengeld I mit maximal 165 € Verdienst/Monat, bei Arbeitslosengeld II mit 100 €/Monat, bei BAföG mit 520 €/Monat und Beamte dürfen maximal 40 % ihres Monatsgehaltes nebenberuflich verdienen. In jedem Fall ist auch hier die Krankenkasse über die Nebentätigkeit zu informieren und bei einer Neben- oder Hauptbeschäftigung in Anstellung ist zusätzlich eine Lohnsteuererklärung abzugeben. Weitere Informationen rund um das Thema nebenberuflich als Freiberufler*in selbständig gibt es hier.
Vertrag oder Rechnung?
Ein Honorar ist eine Leistungsvergütung, von der die empfangende Person Steuern und Sozialabgaben selbst zahlen muss. Es ist sinnvoll, sowohl vom Honorarvertrag als auch von der Rechnung Gebrauch zu machen. Denn der Honorarvertrag stellt keine Zahlungsaufforderung dar. Bei einer einmaligen Dienstleistung reicht eine anschließende Rechnung. Bei längerfristigen Projekten sollte man nicht auf den Honorarvertrag verzichten. Honorarverträge und Rechnungen kommen vorwiegend für werkschaffende Künstler*innen in Frage. Darstellende Künstler*innen sind meist angestellt und damit weisungsgebunden. Eine GbR schließt zudem einen Gesellschaftsvertrag, in welchem die Gewinnausschüttung festgehalten wird.
Honorarvertragsinhalt
Vertragsparteien
Leistung/Liefertermin
Vergütung
Zahlungsmodalitäten
Vorleistungen/Pflichten
Zeitraum
Kündigungsfrist
Ort, Datum, Unterschriften
→ Dienstleistungsvertrag: Leistung, die erbracht werden muss. Qualität und Erfolg unerheblich. Keine Nachbesserungspflicht.
→ Werkvertrag: Ergebnis/Erfolg im Fokus. Nachbesserungspflicht.
Rechnungsinhalt
→ bis 250 € (einschl. USt) = Kleinbetragsrechnung:
Das Wort „Rechnung“
Name, Adresse
Steuernummer
Rechnungsdatum
Rechnungsgegenstand (Menge & Art)
Entgelt
Ausweis der USt bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
Zahlungsziel
Bankdaten
→ über 250 €:
+ Name, Adresse des Empfängers
+ Rechnungsnummer
+ Zeitpunkt der Leistung/Lieferung
Vorsicht Scheinselbständigkeit!
Wer scheinselbständig ist, macht sich strafbar. Kriterien einer Scheinselbständigkeit sind u.a.:
– weisungsgebunden an den/die Arbeitgeber/in
– feste Arbeitszeiten
– Integration in Infrastruktur und Organisation des arbeitgebenden Unternehmens
– ggf. Arbeit in den Räumlichkeiten des/der Arbeitgebenden
– ggf. Rechnungsstellung an immer denselben/dieselbe Arbeitgeber/in
Urheberrecht und Verwertungsgesellschaften
Verwertungsgesellschaften verwalten die Urheberrechte von Werkschaffenden und lassen ihnen bei Werkverwertung durch Nutzer*innen das ihnen zustehende Geld zukommen. Ein*e Urheber*in muss sich dafür bei den entsprechenden Verwertungsgesellschaften registrieren. Das Urheberrecht erlischt 70 Jahre nach dem Tod des*der Werkschaffenden. Danach ist ein Werk gemeinfrei. Das Urheberrecht ist nicht abtretbar. Es ist auch nicht zu vergleichen mit dem amerikanischen Copyright. Denn dieses benennt nicht den*die Urheber*in, sondern die Person, die das Nutzungsrecht am Werk hat.
Verwertungsgesellschaften (eine Auswahl):
GEMA & VG Musikedition: für Urheberrecht von Musikkünstler/innen
GVL: für Leistungsschutzrecht von ausübenden Musik- & Medienschaffenden
VG Wort: für Urheberrecht von Sprachwerken
VG Bild-Kunst: für Urheberrecht visueller Werke
VFF: für Leistungsschutzrecht von Film- & Fernsehproduzierenden
VGF: für Nutzungsrechte von Film- & Fernsehproduzierenden
GWFF: für Nutzungsrechte von Filmschaffenden (Produzierende, Schauspieler/innen, Urheber/innen, etc.)
AGICOA & ZPÜ: für Urheberrecht an Audio(visuellen)-Werken
Im Wust von Versicherungen
Die KSK (Künstlersozialkasse) ist nach dem KSVG (Künstlersozialversicherungsgesetz) für hauptberuflich selbständige Künstler/innen und Publizierende Pflicht, sofern sie nicht privatversichert sind. Doch selbst dann läuft über die KSK der Rentenversicherungsanteil. Die KSK deckt Rentenversicherung, Krankenversicherung und Pflegeversicherung ab und übernimmt den Arbeitgeberanteil durch Bundeszuschuss und die Künstlersozialabgabe der Verwerter*innen. Das sind diejenigen, die eine*n Künstler*in beauftragen. Sie müssen 5 % der Gage (2023) an die KSK zahlen, egal, ob der*die beauftragte Künstler*in Mitglied der KSK ist oder nicht. Verwerter*innen unterliegen der Meldepflicht bei der KSK. Sie müssen nur dann nicht einzahlen, wenn sie nicht mehr als 450 € an Honoraren im Jahr gezahlt haben oder nicht mehr als 3 Aufführungen im Jahr zustande kamen. Die Gelder führt die KSK an die entsprechenden Zweige ab. Das Krankenkassenwahlrecht des*der Versicherten bleibt bestehen. Auch ist eine Familienversicherung möglich. Als Künstler*in zahlt man ca. 20 % des Jahreseinkommens (netto) in die KSK.
Auch über folgende Versicherungen lohnt es sich nachzudenken:
Da schnell etwas kaputt gehen kann und Technik teuer ist, empfiehlt sich eine Haftpflichtversicherung.
Während Angestellte über ihre Arbeitgeber*innen unfallversichert sind, fällt dieser Schutz bei Selbständigen weg. Hier kommt es sicherlich auf die Branche an, inwieweit man Unfallgefahren ausgesetzt und ob eine Unfallversicherung sinnvoll ist.
Durch eine Arbeitslosenversicherung hat man bei gemeldeter Arbeitslosigkeit Anspruch auf Arbeitslosengeld I, welches ein Jahr lang 60% des vorherigen Jahreseinkommens ermöglicht.
Führt ein Schicksalsschlag dazu, dass man seiner freiberuflichen Tätigkeit nicht mehr nachgehen kann, ist die Not groß. Eine Berufsunfähigkeitsversicherung lohnt sich deshalb, weil man als Selbständige*r weder durch Firma noch durch Staat abgesichert ist.
Startklar
Zur Ergänzung dieses Rundumblicks sei die Lektüre des NRW Landesbüros Freie Darstellende Künste empfohlen.
Um einen letzten Rat mit auf den Weg zu geben, lasse ich noch einmal Samuel Bereuther sprechen: „Man muss sich selbst Strukturen schaffen, eine gesunde Lebensweise entwickeln und sich bewusst freie Tage setzen.“
Und nun wünsche ich viel Erfolg beim Beschreiten des Weges in die Selbständigkeit!
Hinweis: Dieser Artikel bietet lediglich eine grobe Anleitung. Individualfälle können in der Vorgehensweise vom Beschriebenen abweichen. Alle Angaben sind Stand 2023, sofern nicht anders angegeben.
Ein Beitrag von Barbara T. Odendahl, veröffentlicht am 27. April 2023
