Der Weg in die frei­be­ruf­liche Selbständigkeit

von | Apr 27, 2023

Wer sich frei­be­ruf­lich selb­ständig machen will, steht oft vor einem Haufen büro­kra­ti­scher Heraus­for­de­rungen und gefühlt tausend Hürden. Hier erfährst du, woran zu denken und wie vorzu­gehen ist.

Foto: Barbara Odendahl

Was mache ich nach dem Studium? – Diese Frage beschäf­tigt sicher viele am Kultur­campus. Der ein oder die andere mag viel­leicht mit dem Gedanken spielen, sich in der Kultur­branche frei­be­ruf­lich selb­ständig zu machen. Die Sorge vor der Steu­er­erklä­rung, die Ahnungs­lo­sig­keit, welches Honorar man verlangen kann und wie es mit der Kran­ken­kasse aussieht, können dem Vorhaben einen Dämpfer verpassen oder die Entschei­dung zur Selb­stän­dig­keit im Keim ersti­cken. Verschie­dene Quellen behaupten Gegen­sätz­li­ches, die Geset­zes­texte versteht kein*e Normalsterbliche*r und auf indi­vi­du­elle Fragen findet man nicht die eine passende Antwort. Um dem Ganzen entge­gen­zu­wirken, habe ich einen ausführ­li­chen Rund­um­blick erar­beitet, der die wich­tigsten Fragen klären und eine Anlei­tung für den Weg in die frei­be­ruf­liche Selb­stän­dig­keit darstellen soll.

Was ist ein Freiberuf?

In Deutsch­land gibt es laut Statista 1,74 Millionen (2022) frei­be­ruf­lich Selb­stän­dige. Freie Kultur­be­rufe liegen mit 343.943 Ausübenden ganz weit vorne. Doch was genau ist ein Frei­beruf? Frei­be­rufe sind in § 18 (1) EStG defi­niert und beinhalten eine wissen­schaft­liche, künst­le­ri­sche, schrift­stel­le­ri­sche, unter­rich­tende oder erzie­he­ri­sche selb­stän­dige Tätig­keit. Wer Freiberufler*in ist, hat ein Unter­nehmen, was aber kein Gewerbe ist. Ein Gewerbe stellt nämlich eine wirt­schaft­lich selb­stän­dige Tätig­keit dar. Als Unternehmer*in unter­liegt man der Einkom­men­steuer, nicht der Lohn­steuer und bedient deshalb keine Steuerklasse.

Wie bereite ich mich vor?

Als erstes sollte man einen Plan haben: Was soll die selb­stän­dige Tätig­keit sein? Wie viel Zeit nimmt sie in Anspruch? Wer ist die Ziel­gruppe? Das A und O ist der Netz­werk­aufbau in der Branche, sagt auch Samuel Bereu­ther, selb­stän­diger Filme­ma­cher und Medi­en­künstler, der einst an der Uni Hildes­heim studierte. Ohne Kontakte wird es schwer, Aufmerk­sam­keit zu gene­rieren. Social Media und eine Webseite können weitere Bausteine sein. Bei Letz­terem ist das Impressum nicht zu vergessen und über even­tu­elle AGB nach­zu­denken. Suche nach Unter­stüt­zung und passenden Grün­der­för­de­rungen sind hilf­reich sowie das Knowhow für Förder­an­träge bei Projekten. In jedem Fall muss man sich bei Finanzamt und Kran­ken­kasse melden, ggf. auch bei der KSK, Künstlersozialkasse.

Dem Finanzamt muss man seine unter­neh­me­ri­sche Tätig­keit melden. Auch hier ist darauf zu achten, dass man als Freiberufler*in und nicht als Gewerbetreibende*r einge­tragen wird. Für die Meldung beim Finanzamt muss man den Frage­bogen zur steu­er­li­chen Erfas­sung ausfüllen und seine Umsätze schätzen. Danach erhält man eine Steu­er­nummer, die sich bei Umzug (in eine andere Stadt) ändert und neu ange­for­dert werden muss. Diese Steu­er­nummer ist nicht zu verwech­seln mit der Steu­er­iden­ti­fi­ka­ti­ons­nummer und muss auf allen Rech­nungen ange­geben werden, die man selbst stellt. Ebenso ist zu schauen, ob man sich im Sinne der Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung von der Umsatz­steuer befreien kann oder ob man beim Finanzamt als umsatz­steu­er­pflichtig regis­triert wird. Mehr dazu hier im Artikel unter dem Punkt „Umsatz­steu­er­be­freiung & Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung“. Es besteht auch die Möglich­keit, dass sich mehrere Selb­stän­dige z.B. zu einem Kollektiv zusam­men­schließen. Dann handelt es sich um eine GbR, Gesell­schaft bürger­li­chen Rechts. Als GbR muss man den Frage­bogen zur steu­er­li­chen Erfas­sung: Grün­dung einer Perso­nen­ge­sell­schaft/-gemein­schaft ausfüllen und man bekommt eine gemein­same Steuernummer.

Hilfe Finanz­kram

Als Freiberufler*in muss man jähr­lich zum 31.07. seine Einkom­mens- und Umsatz­steu­er­erklä­rung elek­tro­nisch abgeben. Ab einem gewissen Einkommen könne es sich lohnen, eine*n Steuerberater*in heran­zu­holen, um verse­hent­liche Steu­er­hin­ter­zie­hung zu vermeiden, so Bereu­ther. Lagert man die Steu­er­erklä­rung an eine*n Steuerberater*in aus, verlän­gert sich die Frist um sieben Monate. Zu zahlende Steuern sind Einkom­men­steuer, ggf. Umsatz­steuer, ggf. Soli­da­ri­täts­zu­schlag, ggf. Kirchen­steuer. Steuern auf das Einkommen muss man erst ab Über­schreiten des Grund­frei­be­trags von 10.908 € bzw. 21.816 € für gemeinsam veran­lagte Ehepaare zahlen (2023).

Freiberufler*innen müssen ledig­lich die einfache Buch­hal­tung voll­führen. Das heißt, es reicht eine bloße Gegen­über­stel­lung von Einnahmen und Ausgaben, beispiels­weise in einer Excel-Tabelle. Die Aufbe­wah­rungs­frist von buch­hal­te­ri­schen Unter­lagen wie Rech­nungen beträgt 10 Jahre. Papiere sind im Original aufzu­heben. Betriebs­aus­gaben sind alle Kosten, die mit der selb­stän­digen Tätig­keit zusam­men­hängen. Dazu zählen Raum­kosten, Telefon- und Inter­net­kosten, Reise­kosten, Fort­bil­dungen, Steu­er­be­ra­tung, Beiträge und Versi­che­rungen, Arbeits­ma­te­rial, Werbe­kosten, Vorsteu­er­zah­lungen, Bewir­tung, Verpfle­gungs­mehr­auf­wen­dungen, häus­li­ches Arbeits­zimmer (sofern dies den Mittel­punkt der Arbeit darstellt), AfA (Abset­zung für Abnut­zung), etc. Man kann auch eine Betriebs­aus­ga­ben­pau­schale veran­schlagen, was dann Sinn macht, wenn die tatsäch­li­chen Ausgaben unter dieser Pauschale liegen. Betriebs­ein­nahmen sind Hono­rare, Tantiemen von Verwer­tungs­ge­sell­schaften wie GEMA, Förde­rungen und Zuschüsse für Projekte, Preis­gelder und Stipen­dien, Spesen wie vom Auftrag­geber über­nom­mene Reise­kosten, Verkaufs­er­löse von betrieb­li­chen Gegen­ständen, Vermie­tung von Räumen und Mate­ria­lien, Sach­zu­wen­dungen wie Bezah­lung in Natu­ra­lien, einge­nom­mene Mehr­wert­steuer, etc. Stipen­dien, Preis­gelder und öffent­liche Zuschüsse sind nur dann nicht zu versteuern, wenn sie a) nicht auf einer verpflich­tenden künst­le­ri­schen Gegen­leis­tung beruhen und die Aus- und Weiter­bil­dung fördern b) ausschließ­lich die Mate­ri­al­kosten decken c) das Lebens­werk oder die Persön­lich­keit würdigen.

Mitglieder einer GbR sind einkom­men­steu­er­recht­lich und die Haftung betref­fend eigen­ständig, das heißt, jede*r macht eine eigene Einkom­men­steu­er­erklä­rung. Dennoch muss die GbR folgende Formu­lare ausfüllen: ESt 1B inklu­sive Anlage FE 1 und Anlage FB sowie Anlage EÜR. Die Gewinn­an­teile werden in den jewei­ligen eigenen Steu­er­erklä­rungen ange­geben, von denen dann die Einkom­men­steuer abgeht. Achtung, wenn eine*r aus der GbR gewerb­liche Einkünfte hat, wirkt sich das auf alle anderen aus!

Für manche kultu­rellen Leis­tungen gilt nach § 12 (2.7) UStG der ermä­ßigte Steu­er­satz von 7 %. Ist man umsatz­steu­er­pflichtig, so reicht man quar­tals­weise eine Umsatz­steuer-Voranmel­dung (UStVA) zum 10. eines Monats beim Finanzamt ein. Das bedeutet, man meldet die ange­fal­lene Umsatz­steuer und führt diese ab. Im Falle von mehr geleis­teten Vorsteuern erhält man Geld zurück. Umsatz­steuer-Voranmel­dungen sind Zwischen­rech­nungen, die dazu dienen, das Zahlungs­aus­fall­ri­siko des Staates am Ende eines Abrech­nungs­jahres zu mini­mieren. Über­schreiten die zu zahlenden Jahres­um­satz­steuern 7.500 €, müssen im Folge­jahr die Umsatz­steuer-Voranmel­dungen monat­lich einge­reicht werden.

Achtung bei Einnahmen aus dem Ausland! Even­tuell sind die Steuern dort abzuführen.

Eine GbR ist zwar nicht einkom­men­steu­er­pflichtig, jedoch umsatz­steu­er­pflichtig. Die Mitglieder reichen die Umsatz­steu­er­erklä­rung gemeinsam ein.

Umsatz­steu­er­be­freiung & Kleinunternehmerregelung

Von der Umsatz­steuer kann man sich nach § 19 UStG als Kleinunternehmer*in befreien lassen, sodass man weder Umsatz­steuer zahlt noch Umsatz­steuer-Voranmel­dungen abgeben muss. Das trifft zu, solange der Jahres­um­satz (zzgl. Umsatz­steuer) unter 22.000 € und der geplante Folge­jah­res­um­satz unter 55.000 € bleibt. Bei einer Unter­neh­mens­grün­dung im laufenden Jahr muss der Umsatz auf das ganze Jahr hoch­ge­rechnet werden. Hat man bereits durch Umsatz­steuer-Voranmel­dungen Steuern abge­führt und stellt am Ende des Abrech­nungs­jahres fest, dass man unter der Umsatz­steu­er­grenze liegt, erhält man die gezahlten Umsatz­steuern zurück.

Zudem kann man sich von der Umsatz­steuer befreien lassen, wenn man bestimmte kultu­relle Leis­tungen erbringt. Die genauen Bedin­gungen sind in    § 4 (20, 21) UStG nach­zu­lesen. Die Befreiung muss dann aber erst bean­tragt werden. In Nieder­sachsen geht das beim Minis­te­rium für Wissen­schaft und Kultur. Der Antrag wird bei umsatzsteuerbescheinigung@mwk.niedersachsen.de einge­reicht. Hier gibt es weiter­füh­rende Informationen.

Die Einkom­men­steu­er­erklä­rung

Mantelbogen/Hauptvordruck ESt 1A

Anlage S: Einkünfte aus selb­stän­diger Arbeit

Anlage EÜR: Einnahmenüberschussrechnung

weitere Anlagen je nach Fall, z.B.:

Anlage N: Einkünfte aus nicht­selb­stän­diger Arbeit

Anlage G: Gewerbeeinkünfte

Anlage V: Vermietung

Anlage AV: Altersvorsorge

Anlage Vorsor­ge­auf­wand: Versicherungsbeiträge

Anlage KAP: Kapitalanlagen

Anlage AUS: Einkünfte auf dem Ausland

Die Umsatz­steu­er­erklä­rung

Haupt­vor­druck USt 2A

ggf. Anlage UR: Auslandsgeschäfte

Arbeits­tage

365 Tage

- 104 Wochenendtage

- 10 Feier­tage (je nach Bundesland)

- 20 Urlaubstage

-14 Tage Ausfall durch Krankheit

= 217 Arbeits­tage pro Jahr

= ca. 18 Arbeits­tage pro Monat

x 9 Stunden pro Tag

= 162 Arbeits­stunden pro Monat

Minimum Stun­den­lohn

Kosten pro Monat / bezahlte(!) Stunden pro Monat

= Summe x

+ 10 % Gewinnaufschlag

+ 7 % bzw. 19 % USt (außer bei Umsatzsteuerbefreiung)

= Stun­den­lohn

Welches Honorar kann ich verlangen?

Prin­zi­piell gibt es verschie­dene Hono­rar­mo­delle. Sie können zeit­ba­siert oder erfolgs­ba­siert sein oder in Form einer Pauschale exis­tieren. Um sich einen Stun­den­lohn zu errechnen, ist es wichtig, sich klar­zu­ma­chen, wie viele Tage man über­haupt arbeitet. Bereu­ther warnt: „Es besteht ein schmaler Grat zur Selbstausbeutung!“

Je nach Beruf kann man aber nicht immer davon ausgehen, dass alle Arbeits­tage/-stunden bezahlt werden. Denn teil­weise geht Zeit dafür drauf, dass man ein Projekt plant oder man sich um Förder­an­träge kümmert. Es kann also sein, dass man nur mit 1/3 der errech­neten 162 Stunden (s. Box links) kalku­liert. Um nun den Stun­den­lohn heraus­zu­finden, ist zu über­legen: Was brauche ich brutto und was netto, um meine Kosten zu decken? Hier müssen also alle Ausgaben bedacht werden wie Einkom­men­steuer, Kran­ken­ver­si­che­rung, Alters­vor­sorge, sons­tige Versi­che­rungen, Steuerberater*in, Betriebs­kosten, etc.

Letzt­lich kommt das Honorar auch immer auf die Branche an. Der Bundes­ver­band Freie Darstel­lende Künste empfiehlt Hono­rar­un­ter­grenzen, also Zahlen, die man mindes­tens verlangen sollte:

Monats­ho­norar: 3.100€

Honorar Auffüh­rung: 310€ (10% des Monatshonorars)

Honorar pro Woche: 715€

Honorar pro Tag: 140€

Monats­ho­norar: 3.600€

Honorar Auffüh­rung: 360€ (10% des Monatshonorars)

Honorar pro Woche: 830€

Honorar pro Tag: 165€

Achtung: Ist man neben­be­ruf­lich Freiberufler*in, darf man nicht mehr als im Haupt­beruf arbeiten und verdienen. Zudem gelten Einnah­me­grenzen, bei Arbeits­lo­sen­geld I mit maximal 165 € Verdienst/Monat, bei Arbeits­lo­sen­geld II mit 100 €/Monat, bei BAföG mit 520 €/Monat und Beamte dürfen maximal   40 % ihres Monats­ge­haltes neben­be­ruf­lich verdienen. In jedem Fall ist auch hier die Kran­ken­kasse über die Neben­tä­tig­keit zu infor­mieren und bei einer Neben- oder Haupt­be­schäf­ti­gung in Anstel­lung ist zusätz­lich eine Lohn­steu­er­erklä­rung abzu­geben. Weitere Infor­ma­tionen rund um das Thema neben­be­ruf­lich als Freiberufler*in selb­ständig gibt es hier.

Vertrag oder Rechnung?

Ein Honorar ist eine Leis­tungs­ver­gü­tung, von der die empfan­gende Person Steuern und Sozi­al­ab­gaben selbst zahlen muss. Es ist sinn­voll, sowohl vom Hono­rar­ver­trag als auch von der Rech­nung Gebrauch zu machen. Denn der Hono­rar­ver­trag stellt keine Zahlungs­auf­for­de­rung dar. Bei einer einma­ligen Dienst­leis­tung reicht eine anschlie­ßende Rech­nung. Bei länger­fris­tigen Projekten sollte man nicht auf den Hono­rar­ver­trag verzichten. Hono­rar­ver­träge und Rech­nungen kommen vorwie­gend für werk­schaf­fende Künstler*innen in Frage. Darstel­lende Künstler*innen sind meist ange­stellt und damit weisungs­ge­bunden. Eine GbR schließt zudem einen Gesell­schafts­ver­trag, in welchem die Gewinn­aus­schüt­tung fest­ge­halten wird.

Hono­rar­ver­trags­in­halt

Vertrags­par­teien

Leistung/Liefertermin

Vergü­tung

Zahlungs­mo­da­li­täten

Vorleistungen/Pflichten

Zeit­raum

Kündi­gungs­frist

Ort, Datum, Unterschriften

→ Dienst­leis­tungs­ver­trag: Leis­tung, die erbracht werden muss. Qualität und Erfolg uner­heb­lich. Keine Nachbesserungspflicht.

→ Werk­ver­trag: Ergebnis/Erfolg im Fokus. Nachbesserungspflicht.

Rech­nungs­in­halt

→ bis 250 € (einschl. USt) = Kleinbetragsrechnung:

Das Wort „Rech­nung“

Name, Adresse

Steu­er­nummer

Rech­nungs­datum

Rech­nungs­ge­gen­stand (Menge & Art)

Entgelt

Ausweis der USt bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

Zahlungs­ziel

Bank­daten

→ über 250 €:

+ Name, Adresse des Empfängers

+ Rech­nungs­nummer

+ Zeit­punkt der Leistung/Lieferung

Vorsicht Schein­selb­stän­dig­keit!

Wer schein­selb­ständig ist, macht sich strafbar. Krite­rien einer Schein­selb­stän­dig­keit sind u.a.:

- weisungs­ge­bunden an den/die Arbeitgeber/in

- feste Arbeitszeiten

- Inte­gra­tion in Infra­struktur und Orga­ni­sa­tion des arbeit­ge­benden Unternehmens

- ggf. Arbeit in den Räum­lich­keiten des/der Arbeitgebenden

- ggf. Rech­nungs­stel­lung an immer denselben/dieselbe Arbeitgeber/in

Urhe­ber­recht und Verwertungsgesellschaften

Verwer­tungs­ge­sell­schaften verwalten die Urhe­ber­rechte von Werk­schaf­fenden und lassen ihnen bei Werk­ver­wer­tung durch Nutzer*innen das ihnen zuste­hende Geld zukommen. Ein*e Urheber*in muss sich dafür bei den entspre­chenden Verwer­tungs­ge­sell­schaften regis­trieren. Das Urhe­ber­recht erlischt 70 Jahre nach dem Tod des*der Werk­schaf­fenden. Danach ist ein Werk gemein­frei. Das Urhe­ber­recht ist nicht abtretbar. Es ist auch nicht zu verglei­chen mit dem ameri­ka­ni­schen Copy­right. Denn dieses benennt nicht den*die Urheber*in, sondern die Person, die das Nutzungs­recht am Werk hat.

Verwer­tungs­ge­sell­schaften (eine Auswahl):

GEMA & VG Musik­edi­tion: für Urhe­ber­recht von Musikkünstler/innen

GVL: für Leis­tungs­schutz­recht von ausübenden Musik- & Medienschaffenden

VG Wort: für Urhe­ber­recht von Sprachwerken

VG Bild-Kunst: für Urhe­ber­recht visu­eller Werke

VFF: für Leis­tungs­schutz­recht von Film- & Fernsehproduzierenden

VGF: für Nutzungs­rechte von Film- & Fernsehproduzierenden

GWFF: für Nutzungs­rechte von Film­schaf­fenden (Produ­zie­rende, Schauspieler/innen, Urheber/innen, etc.)

AGICOA & ZPÜ: für Urhe­ber­recht an Audio(visuellen)-Werken

Im Wust von Versicherungen

Die KSK (Künst­ler­so­zi­al­kasse) ist nach dem KSVG (Künst­ler­so­zi­al­ver­si­che­rungs­ge­setz) für haupt­be­ruf­lich selb­stän­dige Künstler/innen und Publi­zie­rende Pflicht, sofern sie nicht privat­ver­si­chert sind. Doch selbst dann läuft über die KSK der Renten­ver­si­che­rungs­an­teil. Die KSK deckt Renten­ver­si­che­rung, Kran­ken­ver­si­che­rung und Pfle­ge­ver­si­che­rung ab und über­nimmt den Arbeit­ge­ber­an­teil durch Bundes­zu­schuss und die Künst­ler­so­zi­al­ab­gabe der Verwerter*innen. Das sind dieje­nigen, die eine*n Künstler*in beauf­tragen. Sie müssen 5 % der Gage (2023) an die KSK zahlen, egal, ob der*die beauf­tragte Künstler*in Mitglied der KSK ist oder nicht. Verwerter*innen unter­liegen der Melde­pflicht bei der KSK. Sie müssen nur dann nicht einzahlen, wenn sie nicht mehr als 450 € an Hono­raren im Jahr gezahlt haben oder nicht mehr als 3 Auffüh­rungen im Jahr zustande kamen. Die Gelder führt die KSK an die entspre­chenden Zweige ab. Das Kran­ken­kas­sen­wahl­recht des*der Versi­cherten bleibt bestehen. Auch ist eine Fami­li­en­ver­si­che­rung möglich. Als Künstler*in zahlt man ca. 20 % des Jahres­ein­kom­mens (netto) in die KSK.

Auch über folgende Versi­che­rungen lohnt es sich nachzudenken:

Da schnell etwas kaputt gehen kann und Technik teuer ist, empfiehlt sich eine Haftpflichtversicherung.

Während Ange­stellte über ihre Arbeitgeber*innen unfall­ver­si­chert sind, fällt dieser Schutz bei Selb­stän­digen weg. Hier kommt es sicher­lich auf die Branche an, inwie­weit man Unfall­ge­fahren ausge­setzt und ob eine Unfall­ver­si­che­rung sinn­voll ist.

Durch eine Arbeits­lo­sen­ver­si­che­rung hat man bei gemel­deter Arbeits­lo­sig­keit Anspruch auf Arbeits­lo­sen­geld I, welches ein Jahr lang 60% des vorhe­rigen Jahres­ein­kom­mens ermöglicht.

Führt ein Schick­sals­schlag dazu, dass man seiner frei­be­ruf­li­chen Tätig­keit nicht mehr nach­gehen kann, ist die Not groß. Eine Berufs­un­fä­hig­keits­ver­si­che­rung lohnt sich deshalb, weil man als Selbständige*r weder durch Firma noch durch Staat abge­si­chert ist.

Start­klar

Zur Ergän­zung dieses Rund­um­blicks sei die Lektüre des NRW Landes­büros Freie Darstel­lende Künste empfohlen.

Um einen letzten Rat mit auf den Weg zu geben, lasse ich noch einmal Samuel Bereu­ther spre­chen: „Man muss sich selbst Struk­turen schaffen, eine gesunde Lebens­weise entwi­ckeln und sich bewusst freie Tage setzen.“

Und nun wünsche ich viel Erfolg beim Beschreiten des Weges in die Selbständigkeit!

Hinweis: Dieser Artikel bietet ledig­lich eine grobe Anlei­tung. Indi­vi­du­al­fälle können in der Vorge­hens­weise vom Beschrie­benen abwei­chen. Alle Angaben sind Stand 2023, sofern nicht anders angegeben.

Ein Beitrag von Barbara T. Oden­dahl, veröf­fent­licht am 27. April 2023