Richtlinien für den Versand von Rundmails im PWA

Die folgenden Hinweise zeigen auf, wann das Versenden einer Rundmail über den PWA sinnvoll ist. Ziel ist es, die Anzahl der versendeten Rundmails auf das Notwendige zu beschränken, um die generelle Akzeptanz und Beachtung der UNI-E-Mail-Adressen insbesondere bei Studierenden zu erhöhen. Bitte beachten Sie, dass man sich im Gegensatz zu anderen Mailverteilern nicht aus den PWA-Verteilern austragen kann! Diese Hinweise werden kontinuierlich angepasst, Anregungen und Wünsche bitte an die Stabsstelle Kommunikation und Marketing.

Generell gilt:

• Je größer die Anzahl der Adressat*innen einer Rundmail ist, desto strenger sollten die Kriterien ausgelegt werden.

• Bei Rundmails von Studierenden an Studierende muss vorher die Stabsstelle Kommunikation und Marketing kontaktiert werden. 

• Falls die gewünschte Zielgruppe nicht im PWA nicht selektiert werden kann oder eine Nutzung der PWA-Verteiler als nicht sinnvoll erachtet wird, gibt es verschiedene Alternativen (siehe unten).

Inhaltliche Hinweise:

PWA-Rundmails an einen großen Empfängerkreis beinhalten das Risiko, dass sie von anderen E-Mail-Servern als 'bösartig' erkannt oder von den Empfängern als "SPAM" markiert werden. Um dieses Risiko zu minimieren, sollte eine PWA-Rundmail:

• möglichst nur Links zu universitätseigenen Servern (.uni-hildesheim.de) enthalten 

Über den PWA versendete Rundmails müssen darüber hinaus einen eindeutigen Bezug zur Universität und zum Studium haben, insbesondere wenn (eine große Anzahl) Studierende adressiert werden sollen.

Rundmail ja: 

• Fristen, die nicht schon allgemein bekannt sind und deren Nichtbeachtung für Studierende größere Nachteile mit sich bringt (z. B. bei der Einführung von LSF-Anmeldefristen; Informationen zur Rückmeldung)

• Aufrufe zu Wahlen

• Einladung zur Uni-Mittsommernacht 

• Einladung zu Vollversammlungen

• Rundmails, die nur einen Teil der Studierendenschaft betreffen (zum Beispiel Ankündigung studienbezogener Veranstaltungen für einzelne Fachbereiche) sollten auch nur an diesen Teil der Studierendenschaft versendet werden

Rundmail nein: 

• Werbende Inhalte

• Mails mit (partei-)politischen Inhalten oder Aufrufen sowie Einladungen zu Veranstaltungen mit politischem Hintergrund

• An Studierende: Ankündigungen/Informationen zu nicht studiumsbezogene Veranstaltungen 

• An Studierende: Umfragen im Bezug auf wissenschaftliche Fragestellungen (im Rahmen von Projekten / Abschlussarbeiten etc.). Dies wäre zwar aus Sicht des Verfassers der Umfrage ein wichtiges Medium, um Rückmeldungen auf die Umfrage zu bekommen, aber es gäbe einfach zu viele solche Umfrage-Rundmails.

• Erinnerungen

• Stellenangebote (bitte in die zentrale Stellenbörse [SR1] einstellen. Wenn sich dort alle Stellenangebote wiederfinden, wird das auch von den Studierenden wahrgenommen)

Wie so oft sind Ausnahmen natürlich möglich, z. B. wenn dringend noch HiWis für die Betreuung von Lehrveranstaltungen gesucht werden, deren Qualität sonst erheblich eingeschränkt wäre. Dann aber bitte den Kreis der Adressaten weitestgehend einschränken, z. B. auf Studierende in dem Studiengang, zu dem die Lehrveranstaltung gehört.

Für Studierende:

Wenn Sie eine Rundmail versenden wollen, wenden Sie sich an die Stabsstelle Kommunikation und Marketing (kommunikation(at)uni-hildesheim.de) Bitte beachten Sie die obenstehenden inhaltlichen Hinweise. Die Stabsstelle prüft Ihre Anfrage und nimmt Kontakt zu Ihnen auf, um Sie über die weiteren Schritte zu informieren. Ihre Anfrage muss folgende Informationen enthalten: 

• Betreff der Mail

• Text für die Mail

• Funktionsmailadresse, an die eventuelle Antworten auf die Rundmail gesendet werden sollen 

Technische Hinweise:

Über den PWA versendete Rundmails müssen die folgenden technischen Bedingungen erfüllen:

• Möglichst keine Anhänge versenden. Besser einen Link auf eine Webseite in die E-Mail einfügen, von der aus der Anhang zugreifbar ist. Dies schont die Postfächer der Empfänger und unseren E-Mail-Server.

• Bitte halten Sie die E-Mail kurz. Am besten auch hier eine Webseite erstellen mit mehr Informationen und dann in der E-Mail nur kurz auf die Webseite verweisen.

Alternative Medien zur Informationsverteilung:

Sofern sich die Nutzung der Rundmailfunktion im PWA als nicht sinnvoll oder fraglich erwiesen hat, bestehen mehrere alternative Möglichkeiten, Informationen an die gewünschte Zielgruppe zu verteilen.

• Über den Veranstaltungskalender der Universitätswebseiten (nur für öffentliche Veranstaltungen)

• Über die Stellenbörse (wenn es sich um Stellenausschreibungen handelt)

• Generell über die Webseiten der Universität

• Über ein Blog auf dem Blogserver der Universität[SR2] .

• Über die angemeldeten Studierenden von einer oder mehreren Veranstaltungen im Online-Vorlesungsverzeichnis - dazu benötigt man aber entsprechende Rechte oder muss jemanden fragen, der diese Rechte hat (entweder einer von den Lehrkräften einer Veranstaltung oder das Sekretariat des dazugehörigen Instituts)

• Über die vom Learnweb bereitgestellten Verteiler zu einer Lehrveranstaltung. Auch dazu muss der / die dazugehörige Lehrkraft kontaktiert werden.

• Über einen sog. Mailman Verteiler, bei dem sich alle Adressaten selbstständig ein- und wiederaustragen können. Dies macht i.a. aber nur Sinn, wenn über einen längeren Zeitraum eine gewisse Anzahl von Rundmails verschickt werden soll.

• Beachten Sie bitte auch die Hinweise zum E-Mail-Versand an mehrere Empfänger