Die Ausleihe von Medien aus der Universitätsbibliothek wird über ein EDV-System verwaltet. In diesem System legen wir für Sie ein Bibliothekskonto an, in dem wir Ihre Stammdaten (Name, Adresse, E-Mailadresse, Telefonnummer, Matrikel- oder Mitarbeiternummer, Bibliothekskontonummer) sowie die zugehörigen Ausleihdaten (Titel, Datum der Ausleihe und Rückgabe etc.) sowie ggf. anfallende Informationen über Mahnungen und Mahngebühren und eventuelle Sperrvermerke speichern.

Name und Bibliothekskontonummer können auch in andere Systeme der Universität Hildesheim übertragen werden, um die Nutzung weiterer Dienste wie öffentliche PCs oder Druck- und Kopiersysteme zu ermöglichen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der Benutzungsordnung der Universitätsbibliothek Hildesheim vom 24.04.2002 mit Änderungen vom 27.6.2007

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist notwendig, um einen ordnungsgemäßen Ausleihbetrieb sicherzustellen. Dazu gehört u.a. die Führung eines individuellen Bibliothekskontos, in dem Ausleihen, Vormerkungen etc. sowie ggf. anfallende Mahnungen verzeichnet werden.
Durch die Verarbeitung der Daten ermöglichen wir Ihnen auch den Zugriff auf Ihr Bibliothekskonto über das Internet.

Darüber hinaus benötigen wir Stammdaten wie die Bibliothekskontonummer und den Namen, um Ihnen die Authentifizierung für Dienste wie die PC-Nutzung oder das Druck- und Kopiersystem zu ermöglichen.

Ihre personenbezogenen Daten werden ein Jahr nach der letzten aktiven Benutzung der Bibliothek gelöscht, im Fall von Universitätsangehörigen ein Jahr nach Verlassen der Universität, sofern zwischenzeitlich keine Nutzung stattgefunden hat. Haben Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Verpflichtungen gegenüber der Bibliothek erfüllt, werden die Daten unverzüglich nach Erfüllung der Verpflichtungen gelöscht.

Wenn Sie Medien aus anderen Bibliotheken ausleihen möchten, legen wir ein Fernleihkonto für Sie an. In diesem speichern wir Ihre Stammdaten (Name, Adresse, E-Mailadresse, Telefonnummer), Ihr Fernleihguthaben sowie Informationen über bestellte und gelieferte Medien.

Bei einer Bestellung werden Ihre Fernleihnummer und Ihr Name zusammen mit den Daten des gewünschten Titels an andere Bibliotheken, ggf. auch im Ausland, weitergegeben.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der Benutzungsordnung der Universitätsbibliothek Hildesheim vom 24.04.2002 mit Änderungen vom 27.6.2007

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist notwendig, um Fernleihbestellungen durchführen zu können. Durch die Verarbeitung der Daten ermöglichen wir Ihnen auch den Zugriff auf ihr Fernleihkonto über das Internet.

Die personenbezogenen Daten werden 24 Monate nach der letzten Bestellung gelöscht, sofern kein Guthaben mehr auf dem Fernleihkonto vorhanden ist.

Die Universitätsbibliothek Hildesheim bietet Ihnen verschiedene Online-Kataloge für die Literaturrecherche an, darunter auch den HilKat. In diesen Katalogen kann man Titel bestellen, vormerken oder in einer Merkliste / Zwischenablage speichern. Darüber hinaus bieten sie Zugriff auf Ihr Bibliothekskonto im Ausleihsystem.
Bei der Nutzung ohne Anmeldung wird Ihre IP-Adresse und ggf. die Merkliste / Zwischenablage für die Dauer der Sitzung gespeichert. Nach einer Anmeldung können auch weitere Daten mit Bezug zum Bibliothekskonto (s.o.) verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten für angemeldete Benutzer ist die Benutzungsordnung der Universitätsbibliothek Hildesheim vom 24.04.2002 mit Änderungen vom 27.6.2007

Für die vorübergehende Speicherung der Daten bei anonymer Nutzung sowie für die Speicherung von Logdateien ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss Ihre IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website sowie bei Einträgen in die Merkliste / Zwischenablage ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.  

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens zwei Wochen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen anonymisiert, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Die personenbezogenen Daten angemeldeter Benutzer werden ein Jahr nach der letzten aktiven Benutzung der Bibliothek gelöscht, im Fall von Universitätsangehörigen ein Jahr nach Verlassen der Universität, sofern zwischenzeitlich keine Nutzung stattgefunden hat.

Auf unserer Internetseite bieten wir Ihnen eine Reihe von Formularen an, mit denen Bestellungen für Fernleihen oder Aufsatzkopien sowie Vorschläge zur Beschaffung von Literatur aufgegeben werden können.

Folgende personenbezogenen Daten können von diesen Formularen erfasst werden

• Bibliothekskontonummer
• Name und ggf. weitere Kontaktdaten ( E-Mailadresse, Telefonnummern)
• Angaben zum Institut oder Studiengang
• Angaben zur Abschlussarbeit: Art, Abgabedatum, Name der Betreuerin/des Betreuers

Sofern eine Bibliothekskontonummer abgefragt wird, greift das System auch auf bereits vorhandene Daten im Bibliothekskonto des Ausleihsystems zurück. Darüber hinaus werden ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet, die im jeweiligen Formular erfasst wurden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bei Formularen, die sich an registrierte Nutzerinnen und Nutzer der Universitätsbibliothek richten ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der Benutzungsordnung der Universitätsbibliothek.

Die Erfassung und Verarbeitung der Daten ist erforderlich, damit wir den im jeweiligen Formular angegebenen Auftrag erfüllen könnnen:

• Bearbeitung eines Anschaffungsvorschlags für Literatur
• Lieferung einer Aufsatzkopie
• Ausführung einer Fernleihbestellung
• Beschaffung eines Mediums in den Bestand der Bibliothek

 Im Fall der Anschaffungsvorschläge für Studierende benötigen wir die Angaben zur Abschlussarbeit, um die Zulässigkeit der Anfrage überprüfen zu können.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Dies ist i.d.R. der Fall, wenn der im Formular angegebene Auftrag ausgeführt wurde und kein weiterer Kommunikationsbedarf besteht. Um auf ggf. auftretende Rückfragen reagieren zu können, werden die Daten maximal 6 Monate aufbewahrt, bevor sie gelöscht werden.

Im Fall der Anschaffungsvorschläge von Studierenden werden die Daten bis zum Ende des jeweiligen Semesters gespeichert, um die Beschränkung der Anzahl der Bestellungen pro Person überwachen zu können.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten löschen oder korrigieren zu lassen. Senden Sie dazu eine E-Mail an ubinfo(at)uni-hildesheim.de.

Ggf. kann eine Löschung erst erfolgen, wenn der durch ein Formular angestoßene Vorgang abgeschlossen wurde. Bei Daten aus dem Formular für Anschaffungsvorschläge ist eine Löschung erst zum Ende des Semesters möglich, sofern die Person noch an der Universität Hildesheim eingeschrieben ist.

Auf unserer Internetseite bieten wir Ihnen Formulare an, über die Sie Dienstleistungen wie z.B. Schulungsveranstaltungen vereinbaren können.

Folgende personenbezogenen Daten können von diesen Formularen erfasst werden

• Name und ggf. weitere Kontaktdaten ( E-Mailadresse, Telefonnummern)
• Angaben zur gewünschten Dienstleistung wie Umfang, Inhalt oder Terminwünsche, ggf. Name der Schule oder des Instituts
• Datum der Anfrage

Grundsätzlich werden ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet, die im jeweiligen Formular erfasst wurden ergänzt durch das Datum der Anfrage.

Der Inhalt des Formulars wird per E-Mail an die zuständige Stelle zur Bearbeitung übermittelt. Für Zwecke der Terminkoordination können die Daten der Anfrage auch in einen internen Schulungskalender eingetragen werden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Verarbeitung der Daten ist erforderlich, damit wir die im jeweiligen Formular erfasste Anfrage bearbeiten können. Dazu gehört im Fall einer Anfrage für eine Schulungsveranstaltung auch die Erfassung der Termine in einem elektronischen Kalender, um verschiedene Termine koordinieren zu können.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Dies ist i.d.R. der Fall, wenn die im Formular angefragte Veranstaltung durchgeführt oder die Anfrage abgelehnt wurde und kein weiterer Kommunikationsbedarf besteht.

Die Daten des internen Schulungskalenders werden jeweils zum Ende eines Kalenderjahres gelöscht.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten löschen oder korrigieren zu lassen. Senden Sie dazu eine E-Mail an ubinfo(at)uni-hildesheim.de.

Auf dem Dokumentenserver HilDok können wissenschaftliche Publikationen kostenfrei veröffentlicht und von Interessierten heruntergeladen werden. Dazu erfassen und verarbeiten wir u.a. folgende Daten:

• Name und E-Mailadresse der Person, die ein Dokument einstellt
• Namen und akademische Affiliation der Autoren
• Die bibliographischen Daten sowie den Text der Publikation
• Die IP-Adresse und andere Logdaten von Besuchern der Webseiten

Die bibliographischen Daten sind über Schnittstellen frei verfügbar und können ohne Einschränkung in weltweite Bibliothekskataloge und Suchmaschinen oder andere Datensammlungen übernommen werden. Dies gilt bei Vorliegen einer entsprechenden Lizenz auch für den Volltext der Publikation.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten einer Veröffentlichung ist die Erfüllung eines Vertrages nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Für die anonyme Nutzung ist die Grundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer Veröffentlichung ist notwendig, um den Titel im Internet und in bibliographischen Katalogen auffindbar zu machen. Den Namen und die Kontaktinformation der einstellenden Person benötigen wir für die Klärung von Rückfragen im Verlauf der Bearbeitung.

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss Ihre IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle von Name und Kontaktdaten der einstellenden Person ist dies der Fall, sobald die Publikation freigeschaltet wurde.

Eine Löschung der Autorendaten ist nicht vorgesehen, da der Zweck des Dienstes eine dauerhafte Bereitstellung dieser Daten für  Forschung und Lehre ist.

Die Stiftung Universität Hildesheim bietet Lehrenden und Studierenden mit der Moodle-Installation „Learnweb“ eine eLearning Plattform zum Lehren, Lernen und Interagieren an.

Als Software für das „Learnweb“ wird die Open Source Software Moodle eingesetzt. Das „Learnweb“ ermöglicht Lehrenden die Bereitstellung von Webseiten mit dynamischen Lerninhalten, die Studierenden ein zeit-und ortsunabhängiges Lernen ermöglichen.

Die Plattform unterstützt insbesondere die gegenseite Kommunikation und Kollaboration zwischen Lehrenden und Lernenden sowie unter den Lernenden.  Kursteilnehmer_innen können gemeinsam lernen und arbeiten und sich in Foren, Glossaren, Wikis etc. austauschen. Moodle ermöglicht die eigene Datenverwaltung und das Editieren von Texten. Nutzerinnen und Nutzer können sich gegenseitig Nachrichten über das System senden.

Kursteilnehmer_innen und Lehrende können bei entsprechend eingerichteten Kursen den Lernfortschritt verfolgen. So kann eingesehen werden, welche Lernaktivitäten in Kursen abgeschlossen, bzw. welche noch nicht abgeschlossen sind.

Das „Learnweb“ stellt den Lehrenden, Studierenden und Mitarbeitern der Stiftung Universität Hildesheim virtuelle Kursräume in einer geschützten Umgebung mit einem abgestuften Rollen- und Rechtemanagement bereit.

Für die Zusammenarbeit zwischen Angehörigen der Stiftung Universität Hildesheim und externen Personen steht das externe „Learnweb“ zur Verfügung.

Bei Anmeldung mit der Rechenzentrumskennung am System werden neben der Rechenzentrumskennung weitere personengebundene Daten aus dem zentralen Verzeichnisdienst der Stiftung Universität Hildesheim übernommen und gespeichert:

- Rechenzentrumskennung

- Vorname

- Nachname

- E-Mail-Adresse

- Matrikel Nummer (bei Studierenden)

Bei Einrichtung eines Accounts für Nutzerinnen und Nutzer des externen „Learnwebs" werden folgende Daten gespeichert

- Vorname

- Nachname

- E-Mail-Adresse

Folgende Daten können durch die Nutzerinnen und Nutzer kursbezogen selbst generiert werden:

- Beiträge in Kursaktivitäten: Abstimmungen, Aufgaben und deren Lösungen, Bewertungen, Befragungen, Chats, Datenbanken, Foren, Gruppeneinteilungen, Glossare, Lernpakete, Tests, Wikis etc. .

- Dateien (hochgeladen in den Kursbereich vom jeweiligen Nutzer)

- Mitteilungen an andere Kursteilnehmer_innen (unter Nutzung der Mitteilungsfunktion)

- Logdaten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist §17 des NHG.

Die Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zur  Bereitstellung und zum Betrieb des Lernmanagement-Systems „Learnweb“ an der Stiftung Universität Hildesheim notwendig.

Das „Learnweb“ unterstützt Lernende bei der Durchführung ihres Studiums und bei der Vorbereitung auf Prüfungen. Lehrende werden bei der Organisation und Durchführung ihrer Lehrveranstaltungen unterstützt.

Zusätzlich ermöglicht das „Learnweb“ das gemeinsame Interagieren von Lernenden und Lehrenden in virtuellen Kursräumen.

Das externe "Learnweb" unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Angehörigen der Stiftung Universität Hildesheim und externen Personen.

Anmeldungen mit der Rechenzentrumskennung

Für die Learnweb-Installationen ab SoSe 2022 gelten folgende Speicherfristen:

Die im System gespeicherten Daten werden sechs Jahre nach dem in der jeweiligen „Learnweb-Instanz" verzeichneten ersten Semester gelöscht.

Die „Learnweb-Instanz“ wird drei Jahre nach dem in der jeweiligen „Learnweb-Instanz" verzeichneten ersten Semester abgeschaltet. Die Abschaltung der „Learnweb-Instanz" wird rechtzeitig angekündigt.

Nach der Abschaltung werden die Daten weitere drei Jahre aufbewahrt und
anschließend gelöscht. In dieser Zeit werden sie nur auf Aufforderung
durch das Justitiariat von Administratoren geöffnet.

Für die Learnweb-Installationen bis einschließlich WS 2021/2022 gelten folgende Speicherfristen:

Die im System gespeicherten Daten werden zwei Jahre nach dem in der jeweiligen „Learnweb-Instanz" verzeichneten letzten Semester gelöscht. Die Löschung erfolgt mit Abschaltung der „Learnweb-Instanz". Die Abschaltung der „Learnweb-Instanz" wird rechtzeitig angekündigt.

Für das externe Learnweb gelten folgende Speicherfristen:

Anmeldung mit einem Account für Nutzerinnen und Nutzer des externen „Learnwebs“ 

Die im System gespeicherten Daten werden nach zwei Jahren Inaktivität der betreffenden Person gelöscht. Die betroffenen Personen werden rechtzeitig über eine Löschung ihrer Daten informiert.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten löschen oder korrigieren zu lassen. Senden Sie dazu eine E-Mail an learnweb(at)uni-hildesheim.de

Das System zur Reservierung von Arbeitsplätzen der Universitätsbibliothek Hildesheim ermöglicht Studierenden der Stiftung Universität Hildesheim die Reservierung von Arbeitsplätzen in der Universitätsbibliothek. Während der Covid-19 Pandemie dient es zusätzlich der Datenerhebung zum Zweck des Nachvollzugs von Infektionsketten. Hierzu werden die Reservierungsdaten sowie eine Telfonnummer aller Buchenden für drei Wochen gespeichert und bei Bedarf an das Gesundzeitsamt weitergeleitet.

Die Reservierung kann bis zu vier Wochen im Voraus erfolgen.

Die Reservierung erfolgt über eine Weboberfläche im Browser.

Bei der Anmeldung am System wird folgende Information aus dem zentralen Verzeichnisdienst der Stiftung Universität Hildesheim übernommen und gespeichert:

-        Rechenzentrumskennung

Folgende Daten können durch Benutzer bei der Verwendung selbst generiert bzw. eingegeben werden:

-        Datum und Uhrzeit Beginn Reservierung

-        Datum und Uhrzeit Ende Reservierung

-        Gebuchter Raum

-        Telefonnummer

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist §17 des NHG.

Weitere Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i. V. m. § 18 CoronaVO

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Planung und Reservierung der Arbeitsplätze der Universitätsbibliothek und zum Zweck der besseren Kapazitätsauslastung.

Während der Dauer der Covid-19 Pandemie dient die Datenerhebung zusätzlich zum Zweck des Nachvollzugs von Infektionsketten im Zusammenhang mit Covid-19.

Die erfassten Daten werden für maximal drei Wochen gespeichert und anschließend gelöscht.

Eine Übermittlung der o.g. Daten erfolgt nur an das jeweils zuständige Gesundheitsamt zu den o.g. Zwecken. Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der oben genannten Rechtsgrundlagen an Dritte weitergegeben.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten löschen oder korrigieren zu lassen. Senden Sie dazu eine E-Mail an ubinfo(at)uni-hildesheim.de

Das Digital Asset Managementsystem „HilData“ der Stiftung Universität Hildesheim ermöglicht die Speicherung, Archivierung, Verwaltung, Verknüpfung und Bereitstellung von Bildern, Videos, Textdokumenten und weiteren digitalen Daten zur Nutzung in Forschung, Lehre und Wissenschaftsadministration.

Die im System enthaltenen Daten können  zugriffsbeschränkt und nur für bestimmte Nutzerinnen und Nutzer und Nutzergruppen zugänglich gemacht werden.

Bei Anmeldung mit der Rechenzentrumskennung am System werden folgende personengebundene Daten aus dem zentralen Verzeichnisdienst der Stiftung Universität Hildesheim übernommen und gespeichert:

- Rechenzentrumskennung

- Vorname

- Nachname

- E-Mail-Adresse

Bei Einrichtung eines Accounts für Nutzerinnen und Nutzer werden folgende Daten gespeichert:

- Vorname

- Nachname

- E-Mail-Adresse

Folgende Daten werden durch die Nutzung des Systems durch die Nutzerinnen und Nutzer generiert:

-        Logdaten

HilData enthält zusätzlich die im System gespeicherten Nutzdaten, die von den  Nutzerinnen und Nutzer des Systems hochgeladen werden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist §17 des NHG

Die Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zur  Bereitstellung und zum Betrieb von „HilData“ an der Stiftung Universität Hildesheim notwendig.

Zusätzlich werden die erhobenen Daten zur Zugriffsbeschränkung und Bereitstellung der im System enthaltenen Daten genutzt.

Die Speicherfrist für Daten die mit Anmeldung über die Rechenzentrumskennung erfolgen entspricht den Speicherfristen des  zentralen Verzeichnisdienstes des Rechenzentrums.

Eine Frist zur Löschung der Daten für externe Nutzer ist nicht vorgesehen.  Die Daten werden gelöscht, wenn die externe Person erklärt, das System nicht mehr nutzen zu wollen.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten löschen oder korrigieren zu lassen. Senden Sie dazu eine E-Mail an hildata(at)uni-hildesheim.de