Alle Nutzerinnen und Nutzer von UNI-Accounts sind verpflichtet, ihre UNI-E-Mails regelmäßig zu lesen:
Grundsätzlich müssen alle Bediensteten ihre persönlichen UNI-E-Mails lesen, weil z. B. über automatisch generierte Mailverteiler wichtige Informationen an alle oder bestimmte Teilgruppen der Bediensteten versendet werden.
Und auch für das Versenden von dienstlichen E-Mails muss eine universitäre E-Mail-Adresse genutzt werden, insbesondere weil Bedienstete per E-Mail auch
versenden.
Mit der Nutzung der UNI-E-Mail-Adresse kann der Datenschutz und das Dienstgeheimnis hinreichend gewährleistet werden. Die Verwendung von anderen externen E-Mail-Adressen, z. B. von E-Mail-Adressen bei Berufsverbänden oder privaten E-Mail-Adressen, ermöglicht dagegen derzeit keine Gewährleistung des Datenschutzes bzw. des Dienstgeheimnisses: In der Regel erhalten damit die Provider der externen E-Mail-Adressen einen unerlaubten Einblick in die versendeten und empfangenen Daten.
Grundsätzlich müssen alle Studierenden ihr persönliches UNI-E-Mail-Postfach mindestens lesen, denn die Universität nutzt die UNI-E-Mail z. B.
Es wird aber aus Datenschutzgründen dringend empfohlen, dass Studierende auch die UNI-E-Mail zum Versenden von E-Mails verwenden, weil diese eine implizite Identitätsprüfung ermöglicht: Wenn sich Studierende von ihrer UNI-E-Mail-Adresse aus mit einem Anliegen an eine Einrichtung der Universität wenden, dann kann diese Einrichtung auch entsprechend per E-Mail antworten. Wenn Studierende eine private E-Mail-Adresse nutzen (z. B. saubaer121278@web9876.de), ist die Identität des Absenders / der Absenderin für die Einrichtung nicht überprüfbar und eine Antwort per E-Mail wäre, wenn überhaupt, nur sehr eingeschränkt ohne Personen-bezogene Auskünfte möglich.
Und im Unterschied zu privaten E-Mail-Adressen hat kein anderer E-Mail-Provider Zugriff auf den Inhalt des UNI-E-Mail-Postfachs.