Wenn ihr UNI-E-Mail-Postfach zu 80% voll ist, bekommen Sie zunächst nur eine Warnmeldung. Sie sollten dann zeitnah ihr Postfach aufräumen, um Speicherplatz freizugeben. 

Maßnahmen zur Reduzierung des Speicherbedarfs im E-Mail-Postfach

Papierkorb / -körbe leeren

Papierkorb / Papierkörbe leeren

Der E-Mail-Server der Universität Hildesheim hat standardmäßig keinen Automatismus, um die E-Mails im Papierkorb eines E-Mail-Postfachs automatisch z.B. nach 100 Tagen zu löschen. Da sich im Postfach über die Jahre erhebliche Datenmengen ansammeln können, kann das Aufräumen / Leeren des Papierkorbs eine große Speicherplatzeinsparung bewirken. Folgende Möglichkeiten bestehen:

  1. Vollständiges entleeren eines Papierkorbs
  2. Einzelne E-Mail aus dem Papierkorb löschen
  3. Einzelne E-Mails aus dem Papierkorb löschen
  4. Im Thunderbird-Papierkorb vorhandene E-Mails automatisch löschen (nicht im SOGo-Webmail verfügbar) 
Automatisch versendete E-Mails mit Anhängen löschen (eingescannte Dokumente)

Wenn die Multifunktionsgeräte zum Scannen verwendet werden, bekommt man eine E-Mail mit dem eingescannten Dokument zugeschickt. Diese E-Mails sind zumeist recht groß und die eingescannten Dokumente müssen unbedingt in einer der Dateiablagemöglichkeiten abgespeichert und gelöscht werden. 

Nachdem Sie die gescanten Dokumente auf einer der Dateiablagemöglichkeiten gespeichert haben, löschen Sie die vorhandenen E-Mails von den Multifunktionsgeräten in Ihrem E-Mail-Postfach. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Führen Sie zunächst in der Webmail-Benutzeroberfläche eine globale Suche nach "Ihr Scan" durch. Wie Sie eine globale Suche auf der Webmail-Benutzeroberfläche durchführen, können Sie hier im SOGo-Wiki nachlesen.
  • Nach Abschluss der Suche markieren Sie die zu löschenden E-Mails und löschen diese. Eine Anleitung zum markieren und löschen mehrerer E-Mails auf der Webmail-Benutzeroberfläche finden Sie hier im SOGo-Wiki.
Doppelte E-Mails an sich selbst aus "Gesendet" entfernen

E-Mail-Entwürfe und Doppelte an sich selbst gesendete E-Mails entfernen

Für den Austausch von Dateien zwischen verschiedenen Systemen (z.B. ein Foto vom Smartphone zum Büro-PC) sollten in der Regel unsere Möglichkeiten zur Dateiablage verwendet werden. Wenn diese im Ausnahmefall aber nicht zur Verfügung stehen, können Sie auf der Webmail-Benutzeroberfläche eine neue E-Mail erstellen, die Datei hochladen und die neue E-Mail speichern und nicht absenden! Sie finden die gespeicherte E-Mail dann im Ordner Entwürfe.

Bitte löschen Sie nicht mehr benötigte E-Mail-Entwürfe im Ordner Entwürfe unter zur Hilfenahme folgender Anleitung im SOGo-Wiki.

Wenn Sie statt dessen E-Mails 'an sich selbst' mit Dateianhang versendet haben, um diese zu speichern, dann müssen die E-Mails mit so ausgetauschen Dateien zeitnah wieder aus dem Postfach entfernt werden, um den Speicherplatz zu reduzieren. Denn dabei werden diese E-Mails doppelt gespeichert, einmal im Gesendet Ordner und einmal im Ordner Posteingang. Daher sollten diese doppelten E-Mails zumindestens im Ordner Gesendet wieder sofort gelöscht werden.

Suchen Sie daher bitte zunächst im Ordner Gesendet nach den E-Mails anhand folgender Anleitung im SOGo-Wiki. Im Suchfeld geben Sie dabei bitte die eigene E-Mail-Adresse an und schrenken den Suchort bitte Anhand der Auswahlliste hinter dem Eingabefeld auf Absender ein. Nachdem Sie die Suchergebnisse vorliegen haben, löschen Sie die gewünschten Dateien bitte Anhand dieser Anleitung im SOGo-Wiki.

Verfahren Sie mit 'an sich selbst' gesendete E-Mails im gesamten Postfach, die nicht mehr benötigt werden, genauso. Nutzen Sie dazu bitte folgende Anleitung im SOGo-Wiki. Wählen Sie dabei als Suchkriterium AN aus. Anschließend geben Sie im Suchfeld Inhalt eingeben Ihre Uni-E-Mail-Adresse des Postfachs an. Wählen Sie dabei als zusätzliche Suchkriterien Durchsuche Unterordner und Die auf alle der folgenden Muster passen aus. Nachdem Sie die Suchergebnisse vorliegen haben, löschen Sie die gewünschten Dateien bitte Anhand dieser Anleitung im SOGo-Wiki.

Dateiablage verwenden

Austausch von Dateien über E-Mail vermeiden

Für den Austausch von Dateien zwischen Beschäftigten oder auch mit den Studierenden sollten in der Regel unsere Möglichkeiten zur Dateiablage verwendet werden. Dann gibt es auch keine Beschränkung der Größe der auszutauschenden Dateien. Wenn man eine E-Mail an 5 Personen mit einem Dateianhang schickt, wird diese Datei 6x auf dem E-Mail-Server gespeichert (einmal im "Gesendet" des Absenders und fünfmal im Postfach der Empfänger). Wenn dann gemeinsam an einem Dokument gearbeitet wird, werden bei jeder Antwort wieder 6 Kopien der Datei erzeugt und man ist bei 5 Bearbeitungsrunden schon beim 30-fachen Speicherbedarf im Vergleich zur Speicherung auf einer Dateiablage (Hinweis: Die Bearbeitungshistorie in Textverarbeitungsdateien wird ja zumeist noch in der Textverarbeitung selbst auch gespeichert, weswegen der Speicherbedarf einer solchen Datei mit jeder Bearbeitung deutlich größer wird...)

Man kann im Einzelfall auch bei diesen E-Mails ggf. aufräumen, aber das dürfte zumeist sehr zeitaufwändig sein.  

Alte E-Mails lokal archivieren

Archivierung von alten E-Mails (im Thunderbird - nicht für Webmail verfügbar)

Typischerweise müssen alte E-Mails nicht mehr täglich auf allen Geräten (Smartphone, Laptop etc.) verfügbar sein und können dann lokal archiviert werden (z.B. im Thunderbird). Als grober Richtwert kann neben dem aktuellen Kalenderjahr noch die E-Mails der vergangenen beiden Kalenderjahre auf dem E-Mail-Server verbleiben, ältere E-Mails können dann lokal archiviert werden und sind dann über die 'globale Suche' im Thunderbird auch weiterhin zu erreichen. 

Um seine E-Mails im Thunderbird zu archivieren, muss wie folgt vorgegangen werden (bitte größere Datenmengen nur mit einer hinreichend stabilen und performanten Internetanbindung archivieren):

Lokales Archivieren in Thunderbird

Klicken Sie zunächst mit einem Rechtsklick auf Ihr E-Mail-Konto und wählen Sie dort den Punkt "Einstellungen" aus.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können auch in dringenden Fällen eine Vergrößerung des UNI-E-Mail-Postfachs beantragen. Rückfragen hierzu bitte an den technischen Support für die UNI-E-Mail:

Jörg Wieser

N/A

Contact:

Telephone: +49 5121 883-92820
email contact form
Room: HC.D.1.03

Fields of work:

  • Rechenzentrum - Systemtechnik [Mitarb. in Technik und Verwaltung (MTV)]