UNI-E-Mail: Tipps & Maßnahmen bei vollem Postfach

Wenn ihr UNI-E-Mail-Postfach zu 80% voll ist, bekommen Sie zunächst nur eine Warnmeldung. Sie sollten dann zeitnah ihr Postfach aufräumen, um Speicherplatz freizugeben. 

Maßnahmen zur Reduzierung des Speicherbedarfs im E-Mail-Postfach

Papierkorb / -körbe leeren

Papierkorb / Papierkörbe leeren

Der E-Mail-Server der Universität Hildesheim hat standardmäßig keinen Automatismus, um die E-Mails im Papierkorb eines E-Mail-Postfachs automatisch z.B. nach 100 Tagen zu löschen. Da sich im Postfach über die Jahre erhebliche Datenmengen ansammeln können, kann das Aufräumen / Leeren des Papierkorbs eine große Speicherplatzeinsparung bewirken. Folgende Möglichkeiten bestehen:

  1. Vollständiges oder partielles Löschen des Papierkorb (oder mehrerer Papierkörbe, falls vorhanden)
  2. Einrichten eines Automatismus zum Löschen von alten Nachrichten im Papierkorb (z.B. im Thunderbird - nicht für Webmail verfügbar) 
Automatisch versendete E-Mails mit Anhängen löschen (eingescannte Dokumente)

Wenn die Multifunktionsgeräte zum Scannen verwendet werden, bekommt man eine E-Mail mit dem eingescannten Dokument zugeschickt. Diese E-Mails sind zumeist recht groß und die eingescannten Dokumente müssen unbedingt in einer der Dateiablagemöglichkeiten abgespeichert und gelöscht werden. 

Um nun ggf. noch vorhandene E-Mails von den Multifunktionsgeräten löschen zu können, muss man im Webmailer wie folgt vorgehen:

  1. Linksklick des Ordners, in dem noch E-Mails mit eingescannten Dateien vermutet werden
  2. Eingabe von "Ihr Scan" im Suchfeld rechts oberhalb der Tabelle mit den Betreff-Zeilen
  3. Sofern noch nicht geschehen: Speicherung der eingescannten Dateien (entweder lokal oder auf einer der Möglichkeiten zur Dateiablage)
  4. Markieren und Löschen aller E-Mails mit dem Betreff "Ihr Scan (...)"

Wir suchen nach einer Möglichkeit, die eingescannten Dokumente direkt in einer Dateiablage zu speichern anstelle des Versands per E-Mail. 

Doppelte E-Mails an sich selbst aus "Gesendet" entfernen

(Doppelte)E-Mails an sich selbst entfernen

Für den Austausch von Dateien zwischen verschiedenen Systemen (z.B. ein Foto vom Smartphone zum Büro-PC) sollten in der Regel unsere Möglichkeiten zur Dateiablage verwendet werden. Wenn diese im Ausnahmefall aber nicht nicht verwendet werden können und statt dessen E-Mails 'an sich selbst' mit Dateianhang versendet werden, müssen die E-Mails mit so ausgetauschen Dateien zeitnah wieder aus dem Postfach entfernt werden, um den Speicherplatz zu reduzieren. Dabei ist insbesondere zu beachten, dass diese E-Mails doppelt gespeichert werden - einmal im "Gesendet" Ordner und einmal im "Posteingang".

Aus dem "Gesendet-Ordner" können diese E-Mails wie folgt gelöscht werden:

  1. Einloggen im Webmail
  2. Linksklick auf den "Gesendet" Ordner
  3. Eingabe der eigenen E-Mail-Adresse im Suchfeld rechts oberhalb der Tabelle mit den E-Mail-Betreffs
  4. Anwahl des 'Pfeil-nach-unten' Symbols in diesem Suchfeld und Auswahl von 'An, CC'
  5. Linksklick auf das Feld "Größe" oberhalb der Tabelle, um die gefundenen E-Mails nach Größe zu sortieren

In der resultierenden Liste kann man nun die E-Mails mit besonders großen Anhängen, die man sich selbst zugesendet hat, löschen.   

Aus dem "Posteingang" (oder einem anderen Ordner) sollten E-Mails 'an sich selbst' ebenfalls zeitnah gelöscht werden, nachdem man die auf diese Art ausgetauschten Dateien regulär auf einem anderen Medium (lokale Festplatte, Netzlaufwerk etc.) gespeichert hat. 

Dateiablage verwenden

Austausch von Dateien über E-Mail vermeiden

Für den Austausch von Dateien zwischen Beschäftigten oder auch mit den Studierenden sollten in der Regel unsere Möglichkeiten zur Dateiablage verwendet werden. Dann gibt es auch keine Beschränkung der Größe der auszutauschenden Dateien. Wenn man eine E-Mail an 5 Personen mit einem Dateianhang schickt, wird diese Datei 6x auf dem E-Mail-Server gespeichert (einmal im "Gesendet" des Absenders und fünfmal im Postfach der Empfänger). Wenn dann gemeinsam an einem Dokument gearbeitet wird, werden bei jeder Antwort wieder 6 Kopien der Datei erzeugt und man ist bei 5 Bearbeitungsrunden schon beim 30-fachen Speicherbedarf im Vergleich zur Speicherung auf einer Dateiablage (Hinweis: Die Bearbeitungshistorie in Textverarbeitungsdateien wird ja zumeist noch in der Textverarbeitung selbst auch gespeichert, weswegen der Speicherbedarf einer solchen Datei mit jeder Bearbeitung deutlich größer wird...)

Man kann im Einzelfall auch bei diesen E-Mails ggf. aufräumen, aber das dürfte zumeist sehr zeitaufwändig sein.  

Alte E-Mails lokal archivieren

Archivierung von alten E-Mails (im Thunderbird - nicht für Webmail verfügbar)

Typischerweise müssen alte E-Mails nicht mehr täglich auf allen Geräten (Smartphone, Laptop etc.) verfügbar sein und können dann lokal archiviert werden (z.B. im Thunderbird). Als grober Richtwert kann neben dem aktuellen Kalenderjahr noch die E-Mails der vergangenen beiden Kalenderjahre auf dem E-Mail-Server verbleiben, ältere E-Mails können dann lokal archiviert werden und sind dann über die 'globale Suche' im Thunderbird auch weiterhin zu erreichen. 

Um seine E-Mails im Thunderbird zu archivieren, muss wie folgt vorgegangen werden (bitte größere Datenmengen nur mit einer hinreichend stabilen und performanten Internetanbindung archivieren):

Lokales Archivieren in Thunderbird vorbereiten

Schritt 1

Drücken Sie mit einem Rechtsklick auf ihr Email - Konto und wählen Sie dort den Punkt "Einstellungen" aus.  

Bild 1

Schritt 2 

Nun müssen Sie auf die Kategorie  "Kopien & Ordner" gehen und aktivieren Sie dort die Option "Archiv speichern unter". 

Schritt 3 

Wechseln Sie nun den Speicherort für das Archiv. Dafür müssen Sie bei der Option "Ordner 'Archiv' in" die Einstellung "Lokale Ordner" auswählen. 

Schritt 4 

Drücken Sie nun auf den Knopf "Archivoptionen" ändern. Bei dem Feld "Ordnerstruktur des Kontos im Archiv erhalten" müssen Sie ein Haken setzen. In dem Fensten können Sie auch die Struktur ihres Achives ändern. Schließen Sie das Fenster beim Feld "OK", dadurch werden ihre Einstellungen gespeichert. 

Mails in Thunderbird archivieren

Nachdem die obere Einstellung befolgt wurde kann man nun die Emails lokal Archivieren.

Schritt 1

Makieren Sie alle gewünschten Emails welche Sie archivieren wollen und mit Rechtsklick wählen Sie die Option "Archivieren" aus. Alternativ können Sie auch die Emails auswählen und in den Ordner "Archiv" ziehen.

Schritt 2 

Sie können auch eine Email öffnen und über den Button "Archivieren" in das Archiv speichern. 

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können auch in dringenden Fällen eine Vergrößerung des UNI-E-Mail-Postfachs beantragen - aus technischen Gründen kann dies aber erst ab voraussichtlich Anfang 2021 wieder realisiert werden. Rückfragen hierzu bitte an den technischen Support für die UNI-E-Mail:

Jörg Wieser

N/A

Contact:

Telephone: +49 5121 883-92820
email contact form
Room: D 103 - Gebäude D (Hauptcampus)

Fields of work:

  • Rechenzentrum - Systemtechnik [Mitarb. in Technik und Verwaltung (MTV)]