Prozessmanagement

Let’s talk about Plan(t)s!

Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten und Formulare übersichtlich und transparent an einem Ort.

 

Willkommen beim Prozessmanagement der Universität Hildesheim

Das Prozessmanagement ist in erster Linie dafür zuständig, neue Prozesse der Universität aufzunehmen, zu visualisieren und auf Aktualität zu prüfen. Das Ziel der Arbeit ist es, die einzelnen Prozesse und Strukturen der Universität übersichtlich und transparent zu gestalten, um sie im Anschluss den MitarbeiterInnen und Studierenden der Universität zur Verfügung zu stellen.

Über unser Webmodel haben Sie Zugriff auf die Prozessdarstellungen.

Sie benötigen eine RZ-Kennung, um auf das Prozessmanagement zugreifen zu können.

Sie haben Ideen für weitere Prozesse, Fragen oder Probleme?

Das Team vom Prozessmanagement steht Ihnen gerne zur Verfügung!
Schicken Sie Ihr Anliegen an: prozesse(at)uni-hildesheim.de

Navigation im Prozessmanagement

Navigation im Prozessmanagement

Über die Prozesslandkarte gelangen Sie auf die einzelnen Prozesse mit jeweiligen nützlichen Informationen und Dokumente. Für eine alphabetische Übersicht der Prozesse klicken Sie einfach auf den Index. Dort werden Sie mit dem passenden Begriff direkt auf den jeweiligen Prozess weitergeleitet.

Eine Übersicht aller Gremien und Kommissionen und die zugehörigen Dokumente können Sie über das Feld Gremien/Kommissionen aufrufen.

Zudem finden Sie in dem Organigramm eine Übersicht der Struktur der Universität. Hier können Sie mithilfe der Unterebenen per Mausklick immer genauere Einsicht in die einzelnen Bereiche erhalten. Abgesehen von den Fachbereichen und Dekanaten sind die Unterebenen des Organigramms grundlegend nach den Anwendungsmöglichkeiten und Angeboten der jeweiligen Bereiche in Anlehnung der Webseite unterteilt. Zudem sind die Textfelder mit Hyperlinks hinterlegt, die zu den zuständigen Personen und Webseiten führen.

Mit der Feedback-Funktion können Sie uns gerne kontaktieren, falls Sie Anmerkungen zu unserer Arbeit haben. Wir freuen uns über Ihre Meinung!

 

Im Menüpunkt Hilfe finden Sie eine Bedienungsanleitung zum Prozessmanagement, welche Ihnen einen genaueren Überblick über das Webmodel bietet. Dort finden Sie u.a. detaillierte Informationen zur Navigation, zu einzelnen Funktionen, dem Öffnen von Prozessdokumenten und häufig gestellte Fragen.

Was sind Prozesse?

Was sind Prozesse?

Als Prozesse werden zusammenhängende Abläufe bezeichnet, die aus einer weitestgehend festen Struktur bestehen. Sie stellen einen Arbeitsvorgang dar, der sich durch verschiedene Beschlüsse in verschiedene Unterprozesse einteilt. So gibt es für jeden Prozess einen Auslöser (z.B. ein neuer Studiengang soll eingerichtet werden), auf den mehrere einzelne Prozessschritte folgen, die wiederum durch unterschiedliche Personen und Instanzen ausgeführt werden. Das Ende eines Prozesses kann je nach Entwicklung der Prozessschritte in verschiedenen Varianten ausfallen (z.B. Studiengang wird eingerichtet; Studiengang wird nicht eingerichtet).

Unter diesen Gesichtspunkten kann ein Prozess schnell unübersichtlich werden und bedarf einer strukturierten Visualisierung, die möglichst alle strukturverändernden Entscheidungen im Verlauf berücksichtigt. Er sollte zusätzlich zu der strukturierten Übersicht in einfacher und schnell verständlicher Sprache formuliert sein und möglichst bereits alle für den Prozess benötigten Dokumente hinterlegt haben.

Die Darstellung der einzelnen Prozesse soll einen Mehrwert für die Studierenden und MitarbeiterInnen haben, indem Ihnen notwendige Arbeitsabläufe schnell ersichtlich werden.

Wie werden Prozesse aufgenommen und visualisiert?

Wie werden Prozesse aufgenommen und visualisiert?

Um Prozesse darstellen zu können, muss das Team des Prozessmanagements zuallererst Kontakt zu den Prozessbeteiligten aufnehmen, um aktuelle Informationen erhalten und darstellen zu können. In dieser Phase werden gemeinsam die Prozessauslöser, die einzelnen Prozessschritte, die Prozessbeteiligten, sowie relevante Dokumente und Ziele aufgenommen. Dafür gibt es einen eigens konzipierten Fragebogen, der die Basis für ein strukturiertes, sowie inhalts- und zeiteffizientes Gespräch bildet.

Die daraus gewonnenen Informationen werden von dem Prozessteam im Anschluss visualisiert und ggf. erneut mit den Prozessbeteiligten besprochen, bis der modellierte Prozess korrekt und schnell erfassbar dargestellt wurde.

     

Absolvierung von Studien- und Prüfungsleistungen

Der Prozess Absolvierung von Studien- und Prüfungsleistungen ist in (bisher) drei Unterprozesse aufgeteilt: in „Hausarbeit: Organisatorischer Ablauf“, „Hausarbeit: Lese-, Schreib- und Denkprozesse“ sowie „Erstellen eines Referats“.

In dem Teilprozess „Hausarbeit: Organisatorischer Ablauf“ geht es um den Ablauf, welcher für eine erfolgreiche Anrechnung einer Hausarbeit nötig ist. Dies beginnt mit der Anmeldung im LSF und der Teilnahme an einer Veranstaltung und der darauffolgenden Anmeldung im POS. Im Anschluss an das Schreiben einer Hausarbeit erfolgt die Abgabe an die/den Dozent_in, welche_r die Hausarbeit begutachtet und die Eintragung der Note übernimmt. Nachfolgend kann die Note im LSF eingesehen werden. Auf Wunsch erfolgt danach eine Nachbesprechung zwischen Student_in und Dozent_in, welche mit dem Lese- und Schreibzentrum vorbereitet werden kann.

Der Teilprozess „Hausarbeit: Lese-, Schreib- und Denkprozesse“ beschreibt detailliert die Schritte, die zum Erstellen einer Hausarbeit nötig sind. Der Prozess beginnt mit der Literaturrecherche sowie der nachfolgenden Themenfindung und -festlegung. Nach dem das Thema feststeht, erfolgt in der Regel eine erneute Literaturrecherche und die Auswertung der jeweiligen Literatur. Im Anschluss daran wird eine erste Gliederung erstellt, auf deren Basis die Rohfassung geschrieben wird. Die Rohfassung wird dann zuerst selbst korrigiert, danach von Kommiliton_innen. Das Feedback wird nachfolgend eingearbeitet und der Schritt der Endredaktion erfolgt. Nach dieser wird die Hausarbeit abgeben. Der vorgestellte Ablauf der Schritte ist in diesem Prozess beispielhaft, da jeder Schreibprozess individuell ist. Unterstützung und Beratung zum Schreibprozess erfolgt über das Lese- und Schreibzentrum.

Der Teilprozess „Erstellen eines Referats“ beginnt mit der strukturellen Planung des Referats und der Literaturrecherche. Nach der Auswertung und Strukturierung des Materials erfolgt die Gestaltung einer Rohfassung. Für diese wird im Anschluss Feedback eingeholt und eingearbeitet. Anschließend wird das Referat gehalten. Danach wird Feedback von der/dem Dozent_in eingeholt und das Referat wird gegebenenfalls zu einer Hausarbeit ausgearbeitet.

Akkreditierung von Studiengängen

Die Akkreditierung von Studiengängen ist in die Teilprozesse: Akkreditierungsvertrag, Selbstdokumentation, sowie Begutachtung und Beschlussfassung eingeteilt. Er beginnt mit der Einleitung des Akkreditierungsverfahrens vom Qualitätsmanagement. Sie leiten ebenso eine Evaluation ein und bereiten ein vorbereitendes Treffen vor. Die Akkreditierungsagentur an sich wird von den Studiengangsbeauftragten ausgewählt und vom Qualitätsmanagement und der_des Referent_in ausgewählt. Nach dem Entstehen des Akkreditierungsvertrags wird von den Studiengangsbeauftragten ein Änderungsbedarf der Studienordnung ermittelt und eine Selbstdokumentation erstellt. Diese wird vom Qualitätsmanagement geprüft und an die gewählte Akkreditierungsagentur gereicht. Wenn auch die Akkreditierungsagentur mit dem Beruf einverstanden ist, verfasst sie einen schriftlichen Bericht zur Ausganglage und schickt ihn an die Akkreditierungskommission, die eine Gutachtergruppe benennt. Falls Einwände seitens einer_eines Dekanin_Dekans bestehen, kann hier mit einer schriftlichen Stellungnahme Einspruch erhoben werden. Falls dies nicht der Fall ist, organisiert die Präsidentin_der Präsident einen Termin für eine Vor-Ort-Begehung, die vom Qualitätsmanagement durchgeführt wird. Zu dem folgenden Gutachten mit einer Beschlussempfehlung von der Akkreditierungskommission können die Studiengangsbeauftragten Stellung nehmen, bevor es in die Beschlussfassung geht. Wenn alle Auflagen umgesetzt sind und die Stellungnahme noch einmal geprüft wurde, verteilt das Qualitätsmanagement den Beschluss und die Urkunde zur Akkreditierung.

An- und Vermietung von Räumen

Die An- und Vermietung von Räumen ist unterteilt in die Prozesse Anmietung von externen Räumlichkeiten und Vermietung von Uni-Räumen an Dritte. Bei der Anmietung von externen Räumlichkeiten muss das jeweilige Institut zu Beginn Raumbedarf anmelden, der als Mietanfrage in der Hausbewirtschaftung des Dezernats 4 aufgenommen wird. Nachdem die Rahmenbedingungen dafür geklärt wurden, kann die_der Vermieter_in einen Mietvertragsentwurf erstellen. Dieser wird vom Institut, vom Justiziariat und vom Dezernat für Finanzen besprochen und vom Operativen Controlling auf Wirtschaftlichkeit überprüft. Wenn der Mietvertrag abgestimmt ist, erfolgt eine rechtliche Prüfung durch das Justiziariat und eine finanzielle Prüfung durch das Dezernat 2. Wenn die Prüfung erfolgreich durchlaufen ist, kann der Mietvertrag unterschrieben und an das Dezernat für Finanzen weitergeleitet werden. Dort werden die Mietzahlungen veranlasst und der Raum wird dem Institut zur Verfügung gestellt. Der Prozess der Vermietung von Uni-Räumen an Dritte ähnelt sich dem ersten Prozess. Nur stellt nun die_der externe Mieter_in die Mietanfrage und die Hausbewirtschaftung des Dezernats 4 entwirft einen Mietvertrag, der besprochen wird.

Anrechnung von Prüfungsleistungen

Der Prozess Anrechnung von Prüfungsleistungen beginnt damit, dass ein_e Student_in immatrikuliert ist und eine Anrechnung plant. Es muss ein Antragsformular ausgefüllt und im Prüfungsamt eingereicht werden. Das Prüfungsamt prüft, ob der Antrag vollständig ist. Ist dies nicht der Fall, so wird eine Überarbeitung angefordert. Sobald der Antrag vollständig vorliegt, wird dieser an den/die Fachvertreter_in weitergeleitet. Die zuständige Person sichtet den Antrag und nimmt die Anrechnung vor. In manchen Fällen muss die Anrechnung noch einmal vom Prüfungsausschuss genehmigt werden. Ansonsten erfolgt der Schritt der Verbuchung der Prüfungsleistung direkt durch das Prüfungsamt. Nach der Verbuchung der Prüfungsleistung kann der Studierende die angerechneten Leistungen im LSF einsehen.

Ausarbeitung und Genehmigung studiengangsbezogener Ordnungen

Der Prozess Ausarbeitung und Genehmigung studiengangsbezogener Ordnungen beinhaltet drei Teilschritte:

Die Aufnahme der Ordnungen, die Prüfung von Änderungen und das Genehmigungsverfahren. Im Gesamtprozess werden die Prozessschritte von dem Punkt Änderungsbedarf einer Ordnung bis zu der letztlichen Verkündung der Ordnung behandelt. Dabei wird zwischen lehramtsbezogenen Ordnungen und nicht-lehramtsbezogenen Ordnungen unterschieden, Änderungen im Modulhandbuch berücksichtigt und der Verlauf zwischen Einleitung des Genehmigungsverfahrens, Empfehlungen für den Fachbereichsrat, bis hin zum Beschluss der Ordnung mit einbezogen. 

Beschaffung

Der Beschaffungsprozess richtet sich nach der hochschulinternen Beschaffungsrichtlinie. Zu Beginn muss dabei differenziert werden, was für Material beschafft werden soll. Bei einem Bedarf an Mobiliar, EDV-Geräten und Softwares ist grundsätzlich ein Beschaffungsantrag an das Dezernat für Finanzen zu richten. Bei weiterem Material (z.B.) Büroutensilien gibt es festgelegte Freigrenzen für eine selbstständige Bestellung. Wenn ein Beschaffungsantrag gestellt wurde, wird er in der Beschaffungsstelle entweder freigegeben oder nach Bedarf noch einmal geprüft und gegebenenfalls korrigiert. Diese löst im Anschluss die Bestellung aus und lässt sie an die Antragstellerin oder den Antragsteller liefern. Wenn die Lieferung ohne Mangel ist, endet der Prozess nach einer schriftlichen Bestätigung an die Beschaffungsstelle.

Dienstreise

Der Prozess zur Dienstreise ist in die Teilschritte: Genehmigung der Dienstreise, Vorbereitung der Dienstreise und die letztliche Reisekostenabrechnung unterteilt. Er enthält unter anderem die Teilschritte: Antrag auf Genehmigung, die Finanzierung des Reisekostenmanagements, die Möglichkeit einer Erstattung verauslagter Kosten, Vorgehen bei im Voraus bezahlten Rechnungen, sowie die Wahl des Verkehrsmittels und die darauf resultierenden Vorgänge. Mit der angefügten Richtlinie zur Dienstreise wird ebenso erläutert, welche Kosten erstattet werden können, wie teuer das Hotel sein darf, ob das Frühstück mit finanziert wird und inwiefern die Kosten für die Anreise mit einem Auto rückerstattet werden. Ebenso wird die Thematik eines eventuellen Vorschusses, sowie der Erstattung der Reisekosten behandelt. 

Dritt- und Sondermittelprojekte

Der Prozess Dritt- und Sondermittelprojekte ist in die beiden Schritte: Antrag einreichen und die Projektdurchführung eingeteilt. In dem ersten Schritt wird unter anderem behandelt, ob ein Eigenanteil der_des Antragssteller_in_s erforderlich ist und von wem die Mitteilung über die Freigabe der Mittel erfolgt. Der zweite Schritt beinhaltet ebenso den Umgang mit der Auftragsnummer, weitere Maßnahmen zur Mittelausgabe (mit einemVerweis auf den Umgang mit Sachausgaben, einer Dienstreise und Personalmaßnahmen) sowie die Verwaltung der Rückzahlungen. 

Durchführung des Abschlussmoduls

Der Prozess Durchführung des Abschlussmoduls dient als allgemeine Grundlage. Je nach Studiengang kann es zu Unterschieden innerhalb der Prozessschritte kommen. Er beginnt mit der Erfüllung der Zulassungskriterien und dem anschließenden Antrag zur Zulassung der Abschlussarbeit. Das Prüfungsamt bearbeitet diesen Antrag und die Prüfungskommission genehmigt ihn. Nach Abgabe der Abschlussarbeit kommt es zu einer Begutachtung durch den/die Dozenten_in. Die Noten werden in das POS durch das Prüfungsamt eingetragen. Je nach Studiengang kann es zu einer zusätzlichen mündlichen Abschlussprüfung kommen. Der Prozess endet mit dem Bestehen der Abschlussarbeit.

Einführung eines Zertifikatsprogramms

Der Prozess Einführung eines Zertifikatsprogramms beginnt mit der Erstellung eines Konzepts und der Ressourcenplanung durch den/die Verantwortliche_n. Erfolgt die Befürwortung des Konzepts durch das Präsidium, prüft die Kapazitätsrechnung - Dezernat 3 die Kapazitäten. Anschließend wird das Konzept von der Dezentralen Studienkommission/ FaStuL und dem Fachbereichsrat/ SkoLa diskutiert und es werden gegebenenfalls Anpassungen durch die verantwortliche Person an dem Konzept vorgenommen. Das Präsidium entscheidet daraufhin, ob das Zertifikatsprogramm eingeführt wird. Ist dies der Fall, entwürft die verantwortliche Person das Curriculum und die zugehörige Ordnung. Es wird auf den Prozess Ausarbeitung und Genehmigung studiengangs-bezogener Ordnungen verwiesen. Im letzten Schritt erfolgt die Einrichtung einer Website für das Zertifikatsprogramm und die Zentrale Studienberatung verlinkt diese Website auf der Studienangebotsseite.

Lehrveranstaltungsevaluation

 

Die Lehrveranstaltungsevaluation ist in die Teilprozesse: Ablauf der Lehrveranstaltungsevaluation und Kommunikationsprozess zur Lehrveranstaltungsevaluation eingeteilt. Im Ablauf versendet das Qualitätsmanagement zuallererst eine Informations-E-Mail an alle zuständigen Personen, damit der Evaluationswunsch der Lehrpersonen rechtzeitig eingetragen werden kann. Nachdem die Daten aus dem LSF importiert, geprüft und gegebenenfalls aktualisiert wurden, kann die Evaluation eingerichtet und die Evaluationsbögen versandt werden. Des Weiteren wird in dem Prozess zwischen Onlineevaluation und Papierevaluation unterschieden. Er endet mit der Auswertung und einer anschließenden Diskussion der Ergebnisse mit den Studierenden. Der Kommunikationsprozess ähnelt dem Prozess des Ablaufs, bezieht sich dabei jedoch nur auf die Kommunikationskette.

Personalmaßnahmen MTV/WM–Ausschreibung, Einstellung

Der Prozess Personalmaßnahmen MTV/WM– Ausschreibung, Einstellung beginnt zu dem Zeitpunkt, an dem eine neueStelle besetzt werden soll. Ein vorhergehender Prozess dabei ist der Prozess Personalmaßnahme. Nachdem die verfügbaren Mittel vom Dezernat 2 geprüft wurden, kann bei einem positiven Bescheid von der Hochschulleitung über die Freigabe der Stellenmittel und der Ausschreibung entschieden werden. Nach einer Bewerbung werden die Bewerbungsunterlagen geprüft und Vorstellungsgespräche organisiert. Die Aufnahme der letztlichen Entscheidung und das Versenden der Zu- oder Absagen, sowie der Personalunterlagen übernimmt das Dezernat 1. Dies prüft die Unterlagen zum Ende hin ebenso aus arbeitsrechtlicher Sicht. 

Personalmaßnahme: Weiterbeschäftigung, Aufstockung, Reduzierung MTV

Der Prozess Personalmaßnahme: Weiterbeschäftigung, Aufstockung, Reduzierung MTV beginnt mit einer Antragstellung. Das Dezernat 1 übernimmt im Anschluss die weitergehende Organisation der Personalmaßnahme und prüft die entstandenen Unterlagen aus arbeitsrechtlicher Sicht.  

Personalmaßnahmen Hilfskräfte – Ausschreibung, Einstellung

Der Prozess Personalmaßnahmen Hilfskräfte – Ausschreibung, Einstellung beginnt zu dem Zeitpunkt, an dem eine neue Stelle besetzt werden soll. Nach der Veröffentlichung der Stellenausschreibung werden die Bewerbungen gesammelt und die Bewerbungsunterlagen geprüft. Es werden Bewerber_innen ausgewählt und Vorstellungsgespräche organisiert. Nach treffen der endgültigen Bewerberauswahl werden Zu- und Absagen, sowie Personalunterlagen, durch den/die Antragsteller_in versendet. Nach der Antragstellung werden die Unterlagen aus arbeitsrechtlicher Sicht von der Sachbearbeitung für Hilfskräfte (Dezernat 1) geprüft und Vertragsunterlagen ausgefertigt. Nach dem Ausfüllen der Vertragsunterlagen durch die zukünftige Hilfskraft kommt es zum Unterzeichnen der Unterlagen durch die Sachbearbeitung für Hilfskräfte und somit zum Abschluss des Arbeitsvertrages.

Personalmaßnahmen Hilfskräfte – Weiterbeschäftigung

Der Prozess Personalmaßnahmen Hilfskräfte – Weiterbeschäftigung beginnt mit einem Antrag auf Weiterbeschäftigung. Die Sachbearbeitung für Hilfskräfte (Dezernat 1) übernimmt im Anschluss die weitergehende Organisation der Personalmaßnahme und prüft die entstandenen Unterlagen aus arbeitsrechtlicher Sicht. Anschließend kommt es zur Weiterbeschäftigung durch Abschluss des Arbeitsvertrages.

Promotion

Ein Promotionsvorhaben beginnt grundsätzlich mit dem Wunsch der Promotion. Nach der Suche geeigneter Betreuer_innen können die angehenden Promovend_innen ihr Vorhaben mit dem Antrag auf Annahme als Doktorand_in in dem jeweiligen Dekanat einreichen. Wenn der Promotionssausschuss diesem zugestimmt hat, bildet sich ein Promotionskomitee für den weiteren Verlauf. Der angehende Promovend oder die angehende Promovendin hat nun je nach Fachbereich vorgegebene Zeiten oder Auflagen während der eigentlichen Anfertigung der Dissertation zu erfüllen. Nachdem diese abgeschlossen sind, muss ein Antrag auf Zulassung zur Promotion gestellt werden, über den abermals der Promotionsausschuss entscheidet. Bei einer Zulassung werden Gutachter_innen bestellt und eine Promotionskommission gebildet. Die Promotionskommission hat nun zur Aufgabe, die erstellten Gutachten zu prüfen, damit sie im Anschluss in die Auslage gehen können. Des Weiteren folgen die Annahme der Abhandlung und die Festsetzung der Note durch die Promotionskommission, sowie die Disputation. Wenn auch diese bestanden ist, kann die Dissertation in die Veröffentlichung gehen, die Urkunde ausgestellt und das Vorhaben mit der Archivierung der Unterlagen abgeschlossen werden. Die Details der Promotionsprozesse variieren je nach Fachbereich.

Studienqualitätsmittel

Der Prozess „Anträge an die Studienqualitätsmittelkommission“ beginnt mit dem Schritt, dass von der/dem Antragssteller_in ein „Antrag auf Finanzierung einer Maßnahme aus zentralen Studienqualitätsmitteln“ beim Qualitätsmanagement gestellt wird. Der Antrag wird dann vom Qualitätsmanagement aufgenommen, anschließend wird in der Studienqualitätsmittelkommisson (KfS) darüber diskutiert und ein Beschluss gefasst. Dieser Beschluss muss nachfolgend vom Präsidium genehmigt werden, woraufhin das Qualitätsmanagement den Antrag entweder befürwortet oder ablehnt. Bei einer Ablehnung wird der/die Antragssteller_in informiert, im Falle einer Befürwortung fordert das Qualitätsmanagement beim Dezernat 2 eine Auftragsnummer an. Nachdem diese von der Kapazitätsrechnung im Dezernat 3 eingerichtet wurde, wird sie über das Dezernat 2 an die/den Antragssteller_in weitergeleitet. Damit steht der Durchführung des jeweiligen Projekts nichts mehr im Wege. Ist eine Verlängerung erwünscht, muss ein Folgeantrag und ein Evaluationsbericht erstellt werden, woraufhin der Prozess sich wiederholt. Ist keine Verlängerung erwünscht, wird von der/dem Antragssteller_in ein Ergebnisbericht und eine Evaluation erstellt. Diese werden vom Qualitätsmanagement aufgenommen und im Anschluss daran in der Studienqualitätsmittelkommission diskutiert.

Umzug

Der Prozess eines Umzuges startet, indem der Bereich Raumplanung des Dezernates für Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten und Betriebstechnik ihn den betroffenen Mitarbeiter_innen und der Beschaffungsstelle bekannt gibt. Die Beschaffungsstelle übernimmt dabei die Klärung der Finanzen und die Organisation der Umzugsfirma. Ebenso erhalten die Mitarbeiter_innen ein Informationspaket mit allen notwendigen Arbeitsschritten: Den Telefonumzug beantragen, eine Anleitung wie das Umzugsgut verpackt und ausgezeichnet werden soll, sowie das Anfertigen einer Skizze der neuen Räumlichkeiten. Nach dem eigentlichen Umzug müssen die Umzugskartons wieder an durch den Hausdienst zurückgeführt werden.

Veranstaltungen

Der Prozess Veranstaltungen beginnt, indem der oder die Veranstalter_in die Veranstaltung im Veranstaltungsmanagement anzeigt. In einem Planungsgespräch werden anschließend die nächsten Schritte des Prozesses besprochen, damit der/die Veranstalter_in ein konkretes Veranstaltungskonzept erstellen und eine erste Raumanfrage stellen kann. Ein erstellter Kosten- und Finanzierungsplan muss vor der weiteren Durchführung vorerst mit dem Dezernat für Finanzen abgestimmt und stetig während des Prozessverlaufes geprüft werden. Sobald ein genauer Veranstaltungstermin feststeht, kann die Anmeldung der Teilnehmer_innen erfolgen. Die weiteren Vorbereitungen organisieren Veranstalter_in und Veranstaltungsmanagement je nach Zuständigkeitsbereich. Nach Durchführung kümmert sich das Dezernat für Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten um die Endreinigung und Schließung der Räumlichkeiten, der/die Veranstalter_in spricht gegebenenfalls einen Fördererdank und das Dezernat für Finanzen führt die Endabrechnung mit dem/der Veranstalter_in durch. Ganz zum Ende des Prozesses gehen der/die Veranstalter_in und das Veranstaltungsmanagement noch einmal gemeinsam in eine Nachbetrachtung des Ablaufes.

Wesentliche Änderungen an Studiengängen

Die wesentlichen Änderungen an Studiengängen beinhalten Namensänderung eines Studiengangs und Einrichten von Nebenfächern.  

Die Namensänderung wird durch die_den Studiengangsbeauftragte_n mittels eines schriftlichen Antrags an das Präsidium in die Wege geleitet. Nachdem sie befürwortet wurde, beschließen Fachbereichsrat und der Senat über die Änderung. Das Qualitätsmanagement gibt den Änderungswunsch an die zuständige Akkreditierungskommission weiter, die ebenso erst einmal zustimmen muss. Im Anschluss muss die Hochschulplanung eine Studiengangszielvereinbarung schreiben und die Dekanatsgeschäftsführung eine Ordnungsänderung veranlassen. Wenn derProzess durchlaufen ist, fließt er in den Prozess Ausarbeitung und Genehmigung studiengangsbezogener Ordnungen mit ein. 

Die Einrichtung von Nebenfächern wird durch den_die Studiengangsbeauftrage_n des importierenden Fachbereiches gestartet. Diese_r informiert die zugehörige Dekanatsgeschäftsführung, welche darüber entscheidet. Falls sie sich einig wird, müssen die Fachbereichsräte des importierenden und des exportierenden Fachbereiches ein Einvernehmen finden, welche im Rahmeneiner Ordnung oder Synopse des_der Kapazitätsbeauftragten des importierenden Fachbereiches ausgearbeitet wird. Nachdem sie vom Dezernat 2 und vom Justiziariat erfolgreich geprüft wurde, wird das Genehmigungsverfahren eingeleitet. Der Beschluss der Ordnung erfolgt durch den Fachbereichsrat des exportierenden Fachbereichs, wird vom Präsidium genehmigt und vom Justiziariat verkündet.  

Zulassung in ein höheres Fachsemester

Der Prozess „Zulassung in ein höheres Fachsemester“ beginnt damit, dass ein_e Bewerber_in die Zulassung in ein höheres Fachsemester plant. Studieninteressierte, die sich auf ein höheres Fachsemester bewerben möchten, müssen parallel zum Anrechnungsantrag (an das Prüfungsamt) auch eine Bewerbung um eine Zulassung in ein höheres Fachsemester bei dem Immatrikulationsamt einreichen. Das Prüfungsamt prüft, ob der Antrag vollständig ist. Ist dies nicht der Fall, so wird eine Überarbeitung angefordert. Sobald der Antrag vollständig vorliegt, wird dieser an den/die Fachvertreter_in weitergeleitet. Die zuständige Person sichtet den Antrag und nimmt die Einstufung vor. Gegebenenfalls erfolgt bereits eine Anrechnung in diesem Schritt. In manchen Fällen muss die Einstufung noch einmal vom Prüfungsausschuss genehmigt werden. Anschließend verfasst das Prüfungsamt einen Bescheid über die Einstufungsempfehlung und das Immatrikulationsamt entscheidet über die Zulassung zum höheren Fachsemester. Der/die Bewerber_in wird darüber informiert. Der Prozess „Zulassung in ein höheres Fachsemester“ endet mit der Verbuchung der Prüfungsleistungen durch das Prüfungsamt.