Die Sekretariate im Digitalen Semester: Interview mit dem Arbeitskreis Sekretariate

Friday, 11. September 2020 um 14:33 Uhr

Nicht nur Student*innen und Dozierende mussten sich im digitalen Semester auf viele Neuerungen einstellen, auch und gerade die Sekretariate der Universität waren mit einigen Herausforderungen konfrontiert, wie beispielsweise den digitalen Arbeitsprozessen. Drei Mitglieder des Arbeitskreises Sekretariate berichten von ihren Eindrücken der vergangenen Monate: Karin Burg (Sekretariat des Dekanats FB 2), Kay-Sarah Alsleben (Sekretariat des Instituts für Medien Theater und Populäre Kultur) und Kerstin Hinze-Melching (Sekretariat des Dekanats FB 4 und Geschäftszimmer Abt. Wirtschaftsinformatik und Maschinelles Lernen).

Alltag im Homeoffice bei Kay-Sarah Alsleben: „Das Bild trifft meine momentane Arbeitssituation und die vieler anderer Mütter. Die Belastung ist sehr hoch.“ (Bildquelle: Kay-Sarah Alsleben)

Frau Burg, Sie sind Sprecherin des Arbeitskreises Sekretariate. Was genau wird in diesem erarbeitet und wie kam er zustande?

Frau Burg: Der Anstoß zur Gründung des Arbeitskreises war eine Wanderausstellung über die historische Entwicklung der Sekretariate und die Arbeitsbedingungen in den Hochschulsekretariaten. Diese war von Wissenschaftlern der Universität Hannover erarbeitet und vom Gleichstellungsbüro an die SUH geholt worden. Einige Kolleginnen haben zwei Poster über die Situation in unserer Universität ergänzt. Diese Gruppe kam auf Zuruf zusammen und hat sich dann verstetigt. Mittlerweile sind wir 15 bis 20 Personen. Wer interessiert ist, kommt dazu und kann vom Erfahrungsaustausch profitieren. Seit letztem Jahr haben wir auch eine eigene Homepage.

Einmal im Semester organisieren wir zusammen mit Gundula Sperling eine uniinterne Weiterbildung für alle Interessierten.

Als vom Präsidenten die Aufforderung kam, sich an der letzten Entwicklungsplanung der Uni zu beteiligen, fühlten wir uns wertgeschätzt. Das war zusätzliche Motivation für die gemeinsame Arbeit.

Frau Hinze-Melching: 2017 bei der Vorbereitung unserer Wanderausstellung waren wir erst sieben Leute. Dass daraus ein Arbeitskreis entstand und fortbesteht, ist wirklich erfreulich. Ich merke allerdings immer wieder, dass unsere Präsenz an der Uni noch nicht so gegeben ist. Und auf der Wanderausstellung hätten wir uns mehr Informationsstreuung auch in die oberen Etagen gewünscht.

Wie ist denn momentan die Lage an den Sekretariaten, gibt es mehr zu tun als sonst?

Frau Alsleben: Viel mehr Arbeit an sich gab es nicht, es kam nur alles digital rein. Selbst Telefonate wurden für mich jetzt seltener. Ich habe meine ganze Arbeit ausschließlich per Email bekommen oder über Videokonferenzen mit meinen Vorgesetzten.

Positiv war, dass wir die Schulung für Datenschutz im Homeoffice und für das LSF auch online machen konnten. Ich hatte das Gefühl, dass der Austausch mit den Dozierenden und den Professor*innen enger war, weil wir jetzt wöchentliche Videokonferenzen hatten. Vor Ort kam es auch mal vor, dass ich meine Vorgesetzten zwei Wochen nicht gesehen habe. Daher war der Austausch für mich jetzt enger.

Also wurde paradoxerweise durch mehr Distanz der Austausch intensiver?

Frau Alsleben: So kann man es sagen.

Frau Hinze-Melching: Das läuft an der Uni sehr unterschiedlich. Ich hatte diese wöchentlichen Besprechungen mit meinen Vorgesetzten leider nicht. Aber wie auf einmal durch Distanz zumindest partiell Nähe zustande kommen kann, dafür konnte ich zumindest durch die wöchentlichen Institutssitzungen ein Gefühl bekommen. Und ich denke, da viele Menschen nur noch in ihren Zimmern oder vor ihren Monitoren gesessen haben, wurde dies auch generell befürwortet.

Durch meine 13 Jahre am Institut konnte ich sehr autark arbeiten, aber ich dachte mir häufig, wenn jemand Neues - sagen wir im März - begonnen hätte, das wäre sehr schwierig gewesen.

Frau Burg: Ich arbeite im Dekanat des Fachbereichs 2. Unsere wöchentliche Dekanatsbesprechung wurde im Sommersemester als Telefonkonferenz durchgeführt. Am Rhythmus änderte sich nichts, aber dass man sich nicht in Präsenz gegenübersitzen konnte, fand ich schade.

Die Institute entscheiden also über die Vorgehensweise weitgehend autark?

Alle: Ja, genau.

Wie haben sich die Aufgaben bei Ihnen in den Sekretariaten verändert?

Frau Hinze-Melching: Neuland war definitiv, wie Kay gesagt hat, dass wir ganz viel per Email bekommen haben oder per Email abgeben mussten. Wir sind die Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung, und gerade für letztere war auch einiges neu, was manchmal schwierig war. Wenn gewisse Termine eingehalten werden müssen, kann man nicht auf eine eingescannte oder direkte Unterschrift warten. Letztendlich musste ich mir meinen eigenen Weg suchen, Formular ohne Unterschrift durchboxen und auf eine Bestätigung per Mail warten, die aber genauso rechtskräftig ist. Uns sitzen eben Fristen und Zeiten im Nacken und umstellen mussten wir uns alle.

Frau Alsleben: Das kann ich bestätigen, wir können nicht auf allen Dokumenten digitale Unterschriften einfügen. Auf PDFs, beispielsweise für Lehraufträge, ist dies gar nicht möglich. Und dort könnte man zukünftig vielleicht Änderungen anstoßen. Wir mussten teilweise postalisch Unterlagen an unsere Vorgesetzten schicken, und diese Unterlagen mussten dann erst wieder zurückkommen. Das dauert natürlich.

Frau Hinze-Melching: Mir fiel in der Handhabung von digitalen Dokumenten auch auf, dass Kolleginnen beispielsweise ein Formular per Mail erhalten haben, dieses ausdruckten und eingetütet an die Verwaltung geschickt haben. An dem Punkt wurde ein unnötiger Zwischenschritt eingebaut. Das müsste von uns Kolleginnen einheitlich gestaltet werden. Und darin besteht auch die Chance unseres Arbeitskreises, solche Prozesse zu vereinheitlichen.

Also wirken die letzten Monate in dem Sinne auch zwangsläufig als Beschleuniger der digitalen Arbeitsprozesse?

Frau Burg: Genau, so ist es. Ich finde es allerdings nicht immer konstruktiv, wenn Arbeitsprozesse nur mittels Formularen bearbeitet werden. Wenn etwas neu strukturiert wird und/oder mehrere Personen und Einrichtungen beteiligt sind, ist es manchmal hilfreich, wenn die Beteiligten gemeinsam planen und absprechen. Ich wäre sehr froh, wenn auch Fachbereichssitzungen wieder in Präsenz stattfinden können. Man kann besser aufeinander reagieren und direkter ins Gespräch kommen als bei Webkonferenzen.

Frau Hinze-Melching: Man kann seinem Chef im Flur einfach besser in die Hacken treten als über die Online-Sitzungen. (lacht) Mein Chef weiß, was ich meine.

Frau Alsleben, Sie haben in den letzten Monaten komplett im Homeoffice gearbeitet, wie hat das für Sie funktioniert?

Frau Alsleben: Ich habe zwei Kinder, drei und sechs Jahre alt. Für mich war es daher etwas holprig, weil ich nebenher auch noch das Homeschooling gemacht habe und natürlich die Kinderbetreuung. Ich arbeite 30 Stunden die Woche und konnte eigentlich nie meine sechs Stunden am Stück durchziehen, wie jetzt hier an der Domäne, sondern nur mit Unterbrechungen.

Frau Hinze-Melching: Ich denke, da spricht die Kollegin für viele Frauen mit jüngeren Kindern, diese Leistung ist ja sehr beachtlich.

Frau Burg: Besonders über den langen Zeitraum, in dem nicht absehbar war, wann es wieder einen Normalbetrieb geben wird.

Gab es vor der Pandemie schon die Möglichkeit, Homeoffice zu machen?

Frau Alsleben: Ich konnte das einmal die Woche am Freitag machen, das ist aber eher die Ausnahme. Ich sitze im Sekretariat zusammen mit einem Kollegen, der vor Ort die Stellung hält, und nur dadurch war das Homeoffice jetzt möglich.

Würden Sie sich wünschen, dass es auch nach der Pandemie mehr Möglichkeiten fürs Homeoffice gibt?

Frau Hinze-Melching: Ja, das haben wir auch in einer Schulung auf die Liste gesetzt, dass die Regelungen auf jeden Fall variabler gestaltet werden sollten. Ich fürchte, da herrscht bei einigen noch ein wenig Skepsis, aber die Anwesenheit in einem Bürozimmer heißt ja nicht, dass man besser oder effektiver arbeitet. Ganz im Gegenteil, ich denke, dass in diesem Punkt noch sehr viel an Effektivität und Flexibilität gewonnen werden kann.

Frau Burg: Wenn man kompliziertere Arbeiten hat, für die man Ruhe braucht, lassen sie sich manchmal besser von zuhause aus erledigen. Im Büro, bei vollem Betrieb, gibt es häufiger Unterbrechungen. Wenn wir Arbeitsaufgaben per Mail bekommen, können wir manche schieben und eine Aufgabe erst einmal zu Ende bringen.

Frau Hinze-Melching: In Sekretariaten wird darauf nicht immer Rücksicht genommen, auch wenn es eigentlich feste Sprechzeiten für Studierende gibt. Die Leute kommen einfach ins Büro und es wird erwartet, dass man sich um die Angelegenheiten sofort kümmert.

Frau Burg: Bisher ist Homeoffice bis zum 30.09. befristet und man wird sehen, wie es danach weitergeht. Viele Kolleginnen wünschen sich, das Homeoffice weiterhin flexibel gestalten zu können.

Erstellt von Pressestelle, Thore Fahrenbach


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