Webkonferenzen mit Zoom

Das Rechenzentrum der Universität Hildesheim stellt im Rahmen der E-Learning2020 Initiative mehrere technische Plattformen bereit für Online Vorlesungen sowie Online Meetings.

• Weiterführende Informationen zu diesen Plattformen finden Sie hier: https://www.uni-hildesheim.de/e-learning2020/e-learning-werkzeuge/

Zoom ist – nach unserem aktuellen Kenntnisstand – eine stabile und erprobte kommerzielle Plattform für Online Meetings bzw. Audio-und Videokonferenzen. Auch größere Online Meetings bzw. Vorlesungen mit mehreren hundert Teilnehmern können über Zoom umgesetzt werden, für eine Konferenzdauer bis zu 40 Minuten und eine maximale Anzahl von 100 Teilnehmern ist die Verwendung von zoom aktuell sogar mit kostenfreien Lizenzen möglich. 

Es gibt allerdings derzeit einige Unklarheiten im Bereich des Datenschutzes, weswegen wir empfehlen, zoom auch in der kostenfreien Version nur in Ausnahmefällen zu verwenden. 

Zoom ist ein US-amerikanischer Anbieter mit Servern außerhalb der EU. Zoom erklärt die Einhaltung des Datenschutzes unter Privacy Shield. Die Anforderungen der DS-GVO sind strenger als im Privacy Shield und nach einem Urteil des EuGH ist eine Einhaltung des Datenschutzes lt. Privacy Shield mit der DSGVO nicht vereinbar. 

Daher kann eine Nutzung von Zoom nicht uneingeschränkt empfohlen werden. Die die Verwendung von Zoom für bewertende Inhalte (Bsp. Besprechung von Arbeiten, Besprechung von Noten, Personalgespräche etc.) bzw. personenbezogene oder sensiblen Daten (z.Bsp. Finanzdaten, medizinische Daten oder religiöse Daten einer Person, etc.), ist nicht gestattet.

Aktualisierung Oktober 2021: Auf Grund einer Kommunikation der Landesdatenschutzbeauftragten des Landes Niedersachsen (siehe Link: https://lfd.niedersachsen.de/startseite/infothek/faqs_zur_ds_gvo/faq-videokonferenz-191750.html ) darf zum derzeitigen Zeitpunkt Zoom nur noch in den unten stehenden Ausnahmefällen verwendet werden:

- Technische Gründe die eine Verwendung der BBB Plattform der Univeristät Hildesheim ausschließen u.a. Anzahl Teilnehmende über 200, Einbettung weiterer Tonspur bzw. Videostream

- Verwendungsbereich unterliegt nicht dem Lehrbetrieb u.a. Veranstaltungen im Marketing, Tagungen, etc.

Darüber hinaus wird eine Risikobetrachtung unter Berücksichtigung weiterer Analysen der Situation, z.B. von Prof. Roßnagel (CIO der Uni Kassel) vom 23.03.2020 bzw. vom 03.04.2020  oder https://www.datenschutz-guru.de/zoom-ist-keine-datenschleuder/) durchgeführt. Basierend auf diesen Betrachtungen sehen wir derzeitig die Verwendung von Zoom für öffentliche Inhalte als möglich an, empfehlen dies jedoch nur, wenn alle anderen haus-eigenen Systeme nicht geeignet sind / nicht zur Verfügung stehen.

Weitere Informationen zu zoom und Datenschutz:

• https://www.heise.de/security/meldung/Videokonferenz-Software-Ist-Zoom-ein-Sicherheitsalptraum-4695000.html
• https://www.eff.org/deeplinks/2020/04/harden-your-zoom-settings-protect-your-privacy-and-avoid-trolls
• https://www.rz.uni-wuerzburg.de/dienste/it-recht/it-vertraege/zoom 

Zoom sollte nicht in Bereichen verwendet werden, in denen sensible Daten (u.a. personenbezogene Daten) besprochen werden, da Zoom derzeit keine Ende-zu-Ende Verschlüsselung anbietet und die Inhalte somit auf den Servern von zoom grundsätzlich unverschlüsselt vorliegen. 

Einige Beispiele in den die Verwendung von Zoom nicht erlaubt sind:

• Online Meetings im Bereich Personalverwaltung (z. B. Bewerbungen, Mitarbeitergespräche)

• Online Meetings im Bereich Finanzwesen (z. B. Budgetplanungen, Controlling)

• Online Meetings im Bereich Gesundheitswesen (z. B. Gespräche zu Fallakten mit personenbezogenen Daten, Patienteninformationen)

• Online Meetings im Bereich der Studierenden (z. B. Prüfungen, Sprechstunden mit bewertenden Feedbacks)

Darüber hinaus sollten die folgenden Voraussetzungen bei der Verwendung von Zoom vorliegen:

• Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer eines zoom-basierten Online Meetings sollten mit der Verwendung von Zoom einverstanden sein.

• Der Veranstalter des Online Meetings sollte bei den Einstellungen beachten, dass so wenig personenbezogene Daten wie möglich an Zoom übermittelt werden. Empfehlungen zu den Einstellungen werden noch erarbeitet. 

Webkonferenzen mit weniger als 100 Teilnehmern oder kürzer als 40 Minuten können mit den kostenfreien Lizenzen veranstaltet werden. Dazu ist nur eine Registrierung bei Zoom notwendig. Für den Fall von > 100 Teilnehmer oder Konferenzen mit mehr als 40 Minuten Dauer, hat das Rechenzentrum zentral mehrere kostenpflichtige Lizenzen von Zoom erworben für Webkonferenzen mit bis zu 300 Teilnehmern und einer unbegrenzten Dauer. Wenn diese Lizenzen benötigt werden, sollte über die u.a. Kontaktbox Kontakt mit dem E-Learning-Support im Rechenzentrum aufgenommen werden. Dort kann dann für die Dauer der Konferenz ein bei Zoom vorhandenes Nutzerkonto entsprechend mit einer der kostenpflichtigen Lizenzen versehen werden. 

Grundsätzlich benötigen Teilnehmer von Zoom Webkonferenzen kein Zoom Konto oder eine Registrierung bei Zoom. Eine Teilnahme ist über einem Link zur Webkonferenz (plus ggf. dem Zugangcode / der Meeting ID)  direkt im Browser möglich. Zur Teilnahme wird außerdem der eigene Name / ein Nickname benötigt, der für die Ansprache in der Webkonferenz benötigt wird. Ein Browser Plugin muss in der Regel zur Teilnahme installiert sein.