Webkonferenzen mit Zoom

Datenschutzaspekte bei der Nutzung von Zoom

Zoom ist ein US-amerikanischer Anbieter. Zur Sicherstellund des Datenschutzes laut DS-GVO ist die Universität Hildesheim zu ZoomX gewechselt. ZoomX wird durch die Telekom Deutschland in lokalen Rechenzentren gehostet. Auch die Kommunikation u.a. Einwahlserver/Netze für Telefonie innerhalb der Online Meetings wird über die Telekom Deutschland bereit gestellt. Es können so die Regeln der DS-GVO eingehalten werden.

Weiterführende Informationen zu ZoomX finden Sie hier: ZoomX

Einschränkungen bei der Nutzung von Zoom

In Absprache mit den Datenschutzbeauftragten der Universität Hildesheim darf Zoom weiterhin nicht in Bereichen verwendet werden, in denen sensible Daten (u.a. personenbezogene Daten) besprochen werden. Für die unten aufgeführten Bereiche bitten wir Sie weiterhin die BBB Plattform der Universität Hildesheim zu verwenden. 

Einige Beispiele in den die Verwendung von Zoom nicht erlaubt sind:

• Online Meetings im Bereich Personalverwaltung (z. B. Bewerbungen, Mitarbeitergespräche)

• Online Meetings im Bereich Finanzwesen (z. B. Budgetplanungen, Controlling)

• Online Meetings im Bereich Gesundheitswesen (z. B. Gespräche zu Fallakten mit personenbezogenen Daten, Patienteninformationen)

• Online Meetings im Bereich der Studierenden (z. B. Prüfungen, Sprechstunden mit bewertenden Feedbacks)

Darüber hinaus sollten die folgenden Voraussetzungen bei der Verwendung von Zoom vorliegen:

• Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer eines zoom-basierten Online Meetings sollten mit der Verwendung von Zoom einverstanden sein.

• Der Veranstalter des Online Meetings sollte bei den Einstellungen beachten, dass so wenig personenbezogene Daten wie möglich an Zoom übermittelt werden. Empfehlungen zu den Einstellungen werden noch erarbeitet. 

Zoom PRO Lizenz (Workplace Meeting Lizenz)

Für den Fall, dass Sie ein Meeting länger als 40 Minuten und mit mehr als 2 Teilnehmende durchführen wollen ist eine Zoom PRO Lizenz notwendig. Das Rechenzentrum hat zentral mehrere kostenpflichtige Lizenzen von Zoom erworben für Webkonferenzen mit bis zu 300 Teilnehmern und einer unbegrenzten Zeit-Dauer. Wird eine temporäre Zoom PRO Lizenz benötigt, nehmen Sie bitte über die Kontaktbox (siehe unten) Kontakt mit dem E-Learning-Support im Rechenzentrum auf oder öffnen Sie direkt ein Ticket im OTRS im Bereich "E-Learning-Support".

Für die Dauer der Konferenz/Seminars/Workshop kann für ein bei Zoom vorhandenes Nutzerkonto eine der kostenpflichtigen Lizenzen zugeteilt werden. Bitte beachten Sie, es kann kein Support bereit gestellt werden.

Darüber hinaus können Dauerlizenzen über das Rechenzentrum - Kontakt über E-Learning-Support (Kontaktbox - siehe unten) - für Einzelpersonen oder für Projekte erworben werden.

Empfehlung: Verwendung von Zoom App (Zoom Client)

Über die Webseite von Zoom unter folgendem Link können Sie "Zoom Workplace" - die Zoom App - herunterladen. Nach Installation bzw. Anmeldung an der Zoom App können Sie Ihre Online-Meetings/Webkonferenzen planen und starten.

Für Konferenzen mit einer größeren Anzahl an Teilnehmenden wird dringend empfohlen die Zoom App zu verwenden. Zoom bringt in der Zoom App eigene Protokolle für Audio- und Videoausgabe mit, welche effizienter sind, als über Browser. Bitte beachten Sie die Zoom App regelmäßig zu aktualisieren (siehe Zoom Updates).

Planen eines Zoom Online-Meetings/Webkonferenz

Die Planung/Einladung Ihrer Webkonferenz kann mit der Zoom Basis Lizenz erfolgen. Es gibt keine Abhängigkeit zur Durchführung der Zoom Webkonferenz. Zum Zeitpunkt an dem die Zoom Konferenz startet, wird geprüft, welche Zoom Lizenz anliegt. Mit diesen Berechtigungen wird dann die Zoom Konferenz gestartet.

Einschränkung bei Planung mit Zoom Basis Lizenz: wird für die Planung die Zoom Basis Lizenz verwendet stehen einige Funktionen nicht zur Verfügung (z.B.  alternativer Moderator, Dolmetscher, Breakout-Rooms Konfiguration, usw.).

Teilnahme an Zoom Webkonferenzen

Grundsätzlich benötigen Teilnehmer*Innen von Zoom Webkonferenzen kein Zoom Konto oder eine Registrierung bei Zoom. Eine Teilnahme ist über einem Link zur Webkonferenz (plus ggf. dem Zugangcode / der Meeting ID)  direkt im Browser möglich. Zur Teilnahme wird außerdem der eigene Name / ein Fantasiename benötigt, der für die Ansprache in der Webkonferenz benötigt wird. Ein Browser Plugin muss in der Regel zur Teilnahme installiert sein. 

Achtung: ist die Zoom App zu alt, können Sie sich nicht mehr anmelden an Ihrem Zoom Konto. Es ist daher wichtig die Zoom App (Zoom Workplace) regelmäßig auf Updates zu prüfen. Dies passiert leider nicht manuell.

Schritte zur Aktualisierung von Zoom:

1. Starten Sie Ihre Zoom App (Zoom Workplace). Teilweise wird Ihre Zoom App nun bereits aktualisiert.

Ist dies nicht der Fall bitte wie folgt vorgehen:

2. Klicken Sie auf Anmelden. Gebem Sie Ihrer Zoom Kennung und Passwort ein.

3. Oben Rechts im Fenster - bitte auf Ihre Initialen gehen (z.B. bei dem Namen Klara Mustermann - Initialen: KM)

4. Es geht ein Menufenster auf - Bitte Nach Updates suchen auswählen, danach auf Button Installieren klicken. Teilweise dauert es einige Sekunden bis der Button sichtbar ist.

5. Die Zoom App wird eventuell geschlossen. Sobald das Fenster wieder sichtbar ist, können Sie sich anmelden. Das Update wurde installiere.