Weiterleitungen an externe E-Mail-Postfächer: Technische Probleme

Die Nutzung von automatischen Weiterleitungen von UNI-E-Mail-Adressen an externe E-Mail-Adressen erzeugt einige technische Probleme, die im folgenden beschrieben werden:

Technisches Problem, Szenario 1: Von Extern zur Uni und wieder zurück = SPAM

Szenario 1: Hin und wieder zurück

E-Mails an eine UNI-E-Mail-Adresse werden auf eine nicht-universitäre E-Mail-Adresse EXTERN weitergeleitet. Dann kann folgendes Problem auftreten:

  • Der für die EXTERN-E-Mail-Adresse zuständige E-Mail-Server wird die weitergeleitete E-Mail ggf. nicht annehmen, insbesondere wenn der Absender der Nachricht denselben E-Mail-Provider hat. 

Beispiel:
abc@gmx.net schickt eine E-Mail an defg@uni-hildesheim.de. Für dieses Postfach ist eine Weiterleitung an xyz@gmx.de eingerichtet.

Ablauf:
Der GMX-Mailserver schickt die E-Mail mit dem Absender abc@gmx.net und dem Empfänger defg@uni-hildesheim.de an den E-Mail-Server der Universität Hildesheim, welcher die E-Mail wegen der eingestellten automatischen Weiterleitung an den GMX-Mailserver zurückschickt.

Problem:
Der GMX-Mailserver wird die nun eingehende E-Mail mit einer relativ hohen Wahrscheinlichkeit als SPAM klassifizieren, weil eine reguläre E-Mail von '...@gmx.net' an '...@gmx.de' im Normalfall den GMX-Mailserver niemals von außen erreichen sollte.

Technisches Problem, Szenario 2: Rundmails an Extern = SPAM

Szenario 2: Rundmails werden zu SPAM

Über den PWA können E-Mails als "Rundmail" an viele Empfänger gleichzeitig versendet werden, z. B. um alle oder einen bestimmten Teil der Studierenden zu informieren. Dies ist in zweierlei Hinsicht problematisch in Zusammenhang mit Weiterleitungen an externe E-Mail-Adressen:

  • Bei den 'großen' E-Mail-Providern wie GMX, t-online.de, etc. kommen nahezu gleichzeitig viele weitergeleitete E-Mails mit demselben Inhalt an - eigentlich das typische Erkennungsmerkmal für SPAM.
  • Zusätzlich markieren ein Teil der Empfängerinnen und Empfänger von Rundmails diese als "SPAM" in den jeweiligen Portalen ihrer E-Mail-Provider, wenn sie sich für die versendeten Inhalte nicht interessieren. Die Anzahl der so vorgehenden Personen hängt davon ab, wie sehr die versendete Rundmail "Desinteresse" erzeugt.

Wenn dieses 'SPAM-Voting' einen gewissen Schwellwert erreicht, wird der E-Mail-Provider in Zukunft alle vom Universitäts-E-Mail-Server eingehenden E-Mails als "SPAM" klassifizieren - der Uni-E-Mail-Server steht dann auf einer sog. "Blacklist". In diesem Fall können E-Mails von UNI-E-Mail-Adressen gar nicht mehr zugestellt werden an Personen mit einer E-Mail-Adresse bei dem Provider (dies ist bereits in Einzelfällen aufgetreten!). Zusätzlich gleichen die großen Provider auch untereinander ihre 'Blacklists' ab, so dass sich das Problem auch noch auf weitere externe E-Mail-Provider ausdehnen kann. 
Damit können automatische Weiterleitungen an externe E-Mail-Adressen die Nutzbarkeit der UNI-E-Mail an sich gefährden, weil eine Kommunikation mit externen E-Mail-Nutzerinnen und -Nutzern wenigstens zeitweilig nicht möglich ist.