Vergleich der Verfahren zum Versenden von E-Mails an mehrere Empfänger
Der Übersicht halber ist der Vergleich der Verfahren für das Versenden von E-Mails an mehrere Empfänger aufgeteilt in
- "Lokale" Methoden (zur direkten Verwendung in E-Mail-Programmen)
- "Zentrale" Methoden (unter Verwendung von weiteren IT-Systemen)
Vergleich lokale Methoden
| Eigenschaft | "An:"-Meth. | "Blindkopie"-Meth. | Lokale Verteilerlisten |
|---|---|---|---|
| Einsatzbereitschaft | Sofort | Sofort | Nach eigener Vorarbeit (aber nicht in allen Programmen / Apps / Webmail-Portalen vorhanden) |
| Erstellungsaufwand bei vielen Adressaten und regelmäßigen E-Mails | Jedes Mal hoch | Jedes Mal hoch | Einmalig |
| Pflegeaufwand für die Verteiler | Nicht vorhanden | Nicht vorhanden | Lokal beim Nutzenden |
| Nutzung des Verteilers | Nur durch Absender_in | Nur durch Absender_in | Nur durch Absender_in |
| Rückantwort | Möglich (auch "versehentlich") | Nur über Absender | Bei "An:" und "Kopie:" Möglich (auch "versehentlich"); bei "Blindkopie:" nur über Absender |
| Sichtbarkeit aller Adressat_innen (Datenschutz) | Ja | Nein | Ja (bei "An" / "Kopie"), Nein (Bei "Blindkopie") |
| Datenschutz-konform | Bei umfangreichen Empfängerlisten nur "mit berechtigtem Interesse" | Bei umfangreichen Empfängerlisten nur "mit berechtigtem Interesse" | Bei umfangreichen Empfängerlisten nur "mit berechtigtem Interesse" |
Vergleich zentrale Methoden
| Eigenschaft | UNI-Mailverteiler (Mailman) | PWA-Verteiler | Weitere IT-Systeme der Uni | Externe Dienstleister |
|---|---|---|---|---|
| Einsatzbereitschaft | Nach Vorarbeit im Rechenzentrum (wenige Werktage) | Sofort | Sofort | Nach Vertragsabschluss mit Dienstleister + Genehmigung durch Datenschutz-Beauftragten |
| Erstellungsaufwand bei vielen Adressaten und regelmäßigen E-Mails | Einmalig (ggf. durch Adressat_innen selbst) | Nicht vorhanden | Nicht vorhanden | Einmalig |
| Pflegeaufwand für die Verteiler | Verteilt (jede Adressat_in pflegt eigene Daten) | Nicht vorhanden | Ggf. vorhanden (z.B. Pflege der LSF Teilnehmerlisten) | Verteilt (jede Adressat_in pflegt eigene Daten) |
| Nutzung des Verteilers | Ggf. durch alle Mitglieder des Mailverteilers | Nur für hauptberufliche Mitarbeiter_innen | Nur für berechtigte Nutzer_innen mit UHI-E-Mail-Adressen | Nur für registrierte Nutzer_innen (oft kostenpflichtig) |
| Rückantwort | Kann vom Admin des Mailverteilers ein- oder ausgeschaltet werden | Nur über Absender_in | Nur über Absender | Kann typischerweise eingestellt werden |
| Sichtbarkeit aller Adressat_innen (Datenschutz) | Nein (in E-Mail), es kann aber optional eine Mitgliederliste über das Web für Mitglieder freigeschaltet werden | Nein | Nein | Nein |
| Datenschutz-konform | Ja. Adressat_innen können selbst ihre Daten pflegen / sich von dem Mailverteiler austragen | Ja, sofern nur E-Mails versendet werden mit einem berechtigten Interesse (vgl. die Rundmailregeln). | Ja. | Nur nach Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags und Genehmigung durch den Datenschutz-Beauftragten |
