Process Management

Let’s talk about Plan(t)s!

Workflows, responsibilities and forms clearly and transparently in one place.

 

Welcome to the process management of the University of Hildesheim!

The process management team is primarily responsible for constantly recording new processes at the university, visualising them and checking them for topicality. The aim of the work is to make the individual processes and structures of the university clear and transparent so that they can subsequently be made available to university staff and students. You have access to the process representations via our web model.

You need a "RZ-Kennung" to access the process management. The process management is only available in German. 

The process descriptions on this website are in German only.

 

 

Navigating in the process management

Navigating in the process management

Use the process map to get to the individual processes with relevant information and documents. For an alphabetical overview of the processes, simply click on the index. There, you will be redirected directly to the respective process by choosing the matching term

You can select the overview of all bodies and commissions and the corresponding documents in the field Gremien/Kommissionen (bodies/commission).

You will also find an overview of the university's structure in the organigram. With the help of the sublevels, you can get more and more detailed information about the individual areas with a single click. Apart from the Fachbereichen (faculties) and Dekanate (deaneries), the sublevels of the organigram are basically subdivided according to the possible functions and services of the respective areas in accordance with the website. They are marked by the shading and the horizontal line. In addition, the text fields are provided with hyperlinks that lead to the responsible persons and websites.

Please feel free to contact us with the feedback function if you have any comments about our work. We appreciate your opinion!

In the menu item "help" you will find an instruction manual for the process management, which gives you a more detailed overview of the web model. There you will find detailed information on navigation, individual functions, opening process documents and frequently asked questions.

What is a process?

What is a process?

The term "process" refers to connected sequences that consist of a mostly fixed structure. They represent a work operation that is divided into different subprocesses by making various decisions. For example, there is an initiator for each process (for example setting up a new study program), followed by several individual process steps, which are then executed by different persons and instances. Depending on the development of the process steps, the end of a process can result in different alternatives (for example, study program is set up; study program is not set up).

From this point of view, a process can quickly become unclear so that it requires a structured visualization, which takes into account all structure-changing decisions in the process. In addition to the structured overview, it should be formulated in a clear and comprehensible language and preferably already have all the documents required for the process.

The presentation of the individual processes is intended to have a positive effect on the students and employees by making necessary workflows easily understandable.

How are processes monitored and visualised?

How are processes monitored and visualised?

In order to be able to visualise processes, the process management team must first contact the process participants in order to be able to receive and display current information. In this phase, the process initiators, the individual process steps, process participants, relevant documents and objectives are collected. For this purpose, there is a specially designed questionnaire which forms the basis for a structured, as well as content- and time-efficient conversation.

The obtained information is then visualised by the process team and maybe adjusted by communicating with the process participants until the modelled process is visualised in a correct and easy understandable way.

How can you support the process management?

How can you support the process management?

Our aim is to include more and more university processes in order to improve transparency in as many areas as possible. Networking and perhaps even improvements for the individual processes can also be analysed in this way.

If you have workflows in your area that should be included as a process, please contact us at prozesse(at)uni-hildesheim.de. Then we can work together to ensure that the process flow in a clear and structured version can be a support for all participants involved.

Feel free to contact us if you notice any mistakes or outdated information or if you have suggestions for further visualisations.

 

 

Ausarbeitung und Genehmigung studiengangsbezogener Ordnungen

Der Prozess Ausarbeitung und Genehmigung studiengangsbezogener Ordnungen beinhaltet drei Teilschritte:

Die Aufnahme der Ordnungen, die Prüfung von Änderungen und das Genehmigungsverfahren. Im Gesamtprozess werden die Prozessschritte von dem Punkt Änderungsbedarf einer Ordnung bis zu der letztlichen Verkündung der Ordnung behandelt. Dabei wird zwischen lehramtsbezogenen Ordnungen und nicht-lehramtsbezogenen Ordnungen unterschieden, Änderungen im Modulhandbuch berücksichtigt und der Verlauf zwischen Einleitung des Genehmigungsverfahrens, Empfehlungen für den Fachbereichsrat, bis hin zum Beschluss der Ordnung mit einbezogen. 

Dritt- und Sondermittelprojekte

Der Prozess Dritt- und Sondermittelprojekte ist in die beiden Schritte: Antrag einreichen und die Projektdurchführung eingeteilt. In dem ersten Schritt wird unter anderem behandelt, ob ein Eigenanteil der_des Antragssteller_in_s erforderlich ist und von wem die Mitteilung über die Freigabe der Mittel erfolgt. Der zweite Schritt beinhaltet ebenso den Umgang mit der Auftragsnummer, weitere Maßnahmen zur Mittelausgabe (mit einemVerweis auf den Umgang mit Sachausgaben, einer Dienstreise und Personalmaßnahmen) sowie die Verwaltung der Rückzahlungen. 

Dienstreise

Der Prozess zur Dienstreise ist in die Teilschritte: Genehmigung der Dienstreise, Vorbereitung der Dienstreise und die letztliche Reisekostenabrechnung unterteilt. Er enthält unter anderem die Teilschritte: Antrag auf Genehmigung, die Finanzierung des Reisekostenmanagements, die Möglichkeit einer Erstattung verauslagter Kosten, Vorgehen bei im Voraus bezahlten Rechnungen, sowie die Wahl des Verkehrsmittels und die darauf resultierenden Vorgänge. Mit der angefügten Richtlinie zur Dienstreise wird ebenso erläutert, welche Kosten erstattet werden können, wie teuer das Hotel sein darf, ob das Frühstück mit finanziert wird und inwiefern die Kosten für die Anreise mit einem Auto rückerstattet werden. Ebenso wird die Thematik eines eventuellen Vorschusses, sowie der Erstattung der Reisekosten behandelt. 

Personalmaßnahme: Weiterbeschäftigung, Aufstockung, Reduzierung MTV

Der Prozess Personalmaßnahme: Weiterbeschäftigung, Aufstockung, Reduzierung MTV beginnt mit einer Antragstellung. Das Dezernat 1 übernimmt im Anschluss die weitergehende Organisation der Personalmaßnahme und prüft die entstandenen Unterlagen aus arbeitsrechtlicher Sicht.  

Personalmaßnahmen MTV/WM–Ausschreibung, Einstellung

Der Prozess Personalmaßnahmen MTV/WM– Ausschreibung, Einstellung beginnt zu dem Zeitpunkt, an dem eine neue Stelle besetzt werden soll. Ein vorhergehender Prozess dabei ist der Prozess Personalmaßnahme. Nachdem die verfügbaren Mittel vom Dezernat 2 geprüft wurden, kann bei einem positiven Bescheid von der Hochschulleitung über die Freigabe der Stellenmittel und der Ausschreibung entschieden werden. Nach einer Bewerbung werden die Bewerbungsunterlagen geprüft und Vorstellungsgespräche organisiert. Die Aufnahme der letztlichen Entscheidung und das Versenden der Zu- oder Absagen, sowie der Personalunterlagen übernimmt das Dezernat 1. Dies prüft die Unterlagen zum Ende hin ebenso aus arbeitsrechtlicher Sicht. 

Akkreditierung von Studiengängen

Die Akkreditierung von Studiengängen ist in die Teilprozesse: Akkreditierungsvertrag, Selbstdokumentation, sowie Begutachtung und Beschlussfassung eingeteilt. Er beginnt mit der Einleitung des Akkreditierungsverfahrens vom Qualitätsmanagement. Sie leiten ebenso eine Evaluation ein und bereiten ein vorbereitendes Treffen vor. Die Akkreditierungsagentur an sich wird von den Studiengangsbeauftragten ausgewählt und vom Qualitätsmanagement und der_des Referent_in ausgewählt. Nach dem Entstehen des Akkreditierungsvertrags wird von den Studiengangsbeauftragten ein Änderungsbedarf der Studienordnung ermittelt und eine Selbstdokumentation erstellt. Diese wird vom Qualitätsmanagement geprüft und an die gewählte Akkreditierungsagentur gereicht. Wenn auch die Akkreditierungsagentur mit dem Beruf einverstanden ist, verfasst sie einen schriftlichen Bericht zur Ausganglage und schickt ihn an die Akkreditierungskommission, die eine Gutachtergruppe benennt. Falls Einwände seitens einer_eines Dekanin_Dekans bestehen, kann hier mit einer schriftlichen Stellungnahme Einspruch erhoben werden. Falls dies nicht der Fall ist, organisiert die Präsidentin_der Präsident einen Termin für eine Vor-Ort-Begehung, die vom Qualitätsmanagement durchgeführt wird. Zu dem folgenden Gutachten mit einer Beschlussempfehlung von der Akkreditierungskommission können die Studiengangsbeauftragten Stellung nehmen, bevor es in die Beschlussfassung geht. Wenn alle Auflagen umgesetzt sind und die Stellungnahme noch einmal geprüft wurde, verteilt das Qualitätsmanagement den Beschluss und die Urkunde zur Akkreditierung.

Lehrveranstaltungsevaluation

Die Lehrveranstaltungsevaluation ist in die Teilprozesse: Ablauf der Lehrveranstaltungsevaluation und Kommunikationsprozess zur Lehrveranstaltungsevaluation eingeteilt. Im Ablauf versendet das Qualitätsmanagement zuallererst eine Informations-E-Mail an alle zuständigen Personen, damit die Veranstaltungsdaten der Lehrpersonen rechtzeitig eingetragen werden können. Nachdem die Daten im LSF aktualisiert, importiert und geprüft wurden, kann die Evaluation eingerichtet und die Evaluationsbögen können versandt werden. Des Weiteren wird der Prozess zwischen der Onlineevaluation und der Papierevaluation unterschieden und endet mit der Auswertung. Die empfohlene schlussendliche Auswertung ist eine Diskussion der Ergebnisse mit den Studierenden. Der Kommunikationsprozess ähnelt sich dem des Ablaufs, bezieht sich dabei jedoch nur auf die Kommunikationskette untereinander. 

Wesentliche Änderungen an Studiengängen

Die wesentlichen Änderungen an Studiengängen beinhalten Namensänderung eines Studiengangs und Einrichten von Nebenfächern.  

Die Namensänderung wird durch die_den Studiengangsbeauftragte_n mittels eines schriftlichen Antrags an das Präsidium in die Wege geleitet. Nachdem sie befürwortet wurde, beschließen Fachbereichsrat und der Senat über die Änderung. Das Qualitätsmanagement gibt den Änderungswunsch an die zuständige Akkreditierungskommission weiter, die ebenso erst einmal zustimmen muss. Im Anschluss muss die Hochschulplanung eine Studiengangszielvereinbarung schreiben und die Dekanatsgeschäftsführung eine Ordnungsänderung veranlassen. Wenn derProzess durchlaufen ist, fließt er in den Prozess Ausarbeitung und Genehmigung studiengangsbezogener Ordnungen mit ein. 

Die Einrichtung von Nebenfächern wird durch den_die Studiengangsbeauftrage_n des importierenden Fachbereiches gestartet. Diese_r informiert die zugehörige Dekanatsgeschäftsführung, welche darüber entscheidet. Falls sie sich einig wird, müssen die Fachbereichsräte des importierenden und des exportierenden Fachbereiches ein Einvernehmen finden, welche im Rahmeneiner Ordnung oder Synopse des_der Kapazitätsbeauftragten des importierenden Fachbereiches ausgearbeitet wird. Nachdem sie vom Dezernat 2 und vom Justiziariat erfolgreich geprüft wurde, wird das Genehmigungsverfahren eingeleitet. Der Beschluss der Ordnung erfolgt durch den Fachbereichsrat des exportierenden Fachbereichs, wird vom Präsidium genehmigt und vom Justiziariat verkündet.  

An- und Vermietung von Räumen

Die An- und Vermietung von Räumen ist unterteilt in die Prozesse Anmietung von externen Räumlichkeiten und Vermietung von Uni-Räumen an Dritte. Bei der Anmietung von externen Räumlichkeiten muss das jeweilige Institut zu Beginn Raumbedarf anmelden, der als Mietanfrage in der Hausbewirtschaftung des Dezernats 4 aufgenommen wird. Nachdem die Rahmenbedingungen dafür geklärt wurden, kann die_der Vermieter_in einen Mietvertragsentwurf erstellen. Dieser wird vom Institut, vom Justiziariat und vom Dezernat für Finanzen besprochen und vom Operativen Controlling auf Wirtschaftlichkeit überprüft. Wenn der Mietvertrag abgestimmt ist, erfolgt eine rechtliche Prüfung durch das Justiziariat und eine finanzielle Prüfung durch das Dezernat 2. Wenn die Prüfung erfolgreich durchlaufen ist, kann der Mietvertrag unterschrieben und an das Dezernat für Finanzen weitergeleitet werden. Dort werden die Mietzahlungen veranlasst und der Raum wird dem Institut zur Verfügung gestellt. Der Prozess der Vermietung von Uni-Räumen an Dritte ähnelt sich dem ersten Prozess. Nur stellt nun die_der externe Mieter_in die Mietanfrage und die Hausbewirtschaftung des Dezernats 4 entwirft einen Mietvertrag, der besprochen wird.