Leitlinien

HilDok ist der Publikationsserver der Universitätsbibliothek Hildesheim, er dient der elektronischen Veröffentlichung von wissenschaftlichen Arbeiten der Universität Hildesheim (UHi). Die UHi folgt damit Empfehlungen von Wissenschaftsrat und Hochschulrektorenkonferenz zum Aufbau eines elektronischen wissenschaftlichen Publikationssystems. HilDok wird als Dienst der Universitätsbibliothek in Kooperation mit dem Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ) angeboten.

HilDok steht als Publikationsplattform grundsätzlich allen Angehörigen der UHi zur Verfügung.

Die Universitätsbibliothek strebt die Speicherung, Katalogisierung und Archivierung aller durch Angehörige der Universität Hildesheim veröffentlichten, elektronischen, wissenschaftlichen Dokumente an. Dies bezieht sich sowohl auf rein elektronische Publikationen als auch auf elektronische Versionen gedruckter Dokumente.

Veröffentlicht werden können:

• Dissertationen und Habilitationen, die an einem Fachbereich der Universität Hildesheim eingereicht und zur Publikation freigegeben worden sind
• Wissenschaftliche Arbeiten von Lehrenden der Universität Hildesheim
• Studentische Arbeiten (z.B. Bachelor- und Masterarbeiten) können mit dem Einverständnis einer Lehrperson der Universität Hildesheim publiziert werden

Unter dem Begriff „elektronisches Dokument“ wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, welches auf Text, Grafik, Ton und/oder Video basiert, in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird. Dabei müssen die Dokumente je nach Art des Inhalts in folgenden Formaten vorliegen:

• Textdokumente: PDF, EPUB
• Bilder: JPG/JPEG, TIF/TIFF, SVG
• Tondokumente: WAV, MP3
• Videodokumente: MP4

Für alle Dokumente gilt, dass diese nicht verschlüsselt oder kopiergeschützt sein dürfen. Für Textdokumente soll nach Möglichkeit das spezielle Format PDF/A verwendet werden.

Die Dokumente werden von Autor*innen, Herausgeber*innen oder Beauftragten per Formular formal und inhaltlich beschrieben und anschließend in HilDok eingestellt. Die endgültig publizierten Dokumente können nicht verändert bzw. gelöscht werden.

Die inhaltliche Erschließung der Dokumente erfolgt durch Autor*innen bzw. Herausgeber*innen. Sie erfolgt sowohl über frei vergebene Schlagworte, als auch über einen oder mehrere zugeordnete Klassifikationscodes (z.B. der DDC).

Es ist keine zeitliche Beschränkung der Verfügbarkeit vorgesehen. Alle Dokumente in HilDok werden auch an den Archivserver der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) weitergeleitet und dort langzeitarchiviert.

Veröffentlichungen in HilDok sind konventionellen Veröffentlichungen prinzipiell gleichwertig und damit auch zitierfähig. Zur dauerhaften und stabilen Adressierung erhalten alle Dokumente in HilDok einen sogenannten Persistent Identifier in Form eines Uniform Resource Name (URN), der bei der DNB registriert wird.

Zusätzlich wird auch eine DOI vergeben.

1. Eine Veröffentlichung in HilDok setzt die dauerhafte Übertragung des einfachen Rechts auf öffentliche Zugänglichmachung des Dokuments im Internet durch die Urheber*innen an den Betreiber voraus. Darüber hinaus steht es Verfasser*innen uneingeschränkt frei, das vollständige Werk vor oder nach dem Erscheinen gegebenenfalls verändert oder in Auszügen anderweitig gedruckt oder elektronisch zu veröffentlichen.
2. Autor*innen räumen dem Betreiber des Publikationsservers folgende Nutzungsrechte ein:
   1. das Recht zur elektronischen Speicherung, insbesondere in Datenbanken,
   2. das Recht zur Konvertierung zum Zwecke der Langzeitarchivierung bzw. Visualisierung, unter Beachtung der Bewahrung des Inhalts (die Originalarchivierung bleibt erhalten) und im Falle der Veröffentlichung,
   3. das einfache Nutzungsrecht zur öffentlichen Zugänglichmachung in internationalen Datennetzen gemäß § 19a UrhG,
   4. das Recht zur Meldung sowie Übergabe im Rahmen nationaler Sammelaufträge oder an eine Langzeitarchivierungsstelle,
   5. das Recht, die Metadaten, insbesondere Abstract und Inhaltsverzeichnis, unbeschränkt jedermann zugänglich und nutzbar zu machen.
3. Der Betreiber verpflichtet sich, Autor*innen bei ihren Publikationsvorhaben zu unterstützen, die Dokumente zu archivieren und unter vertretbarem Aufwand dauerhaft verfügbar zu halten. Für den Inhalt der Dokumente sind ausschließlich die Autor*innen und Herausgeber*innen verantwortlich.
4. Den Autor*innen bzw. Herausgeber*innen der Publikation obliegt die Pflicht, eventuell betroffene Urheber- und Verwertungsrechte Dritter (z.B. Co-Autor*innen, Verlage, Drittmittelgeber) zu klären bzw. deren Einverständnis einzuholen. Erhalten Autor*innen bzw. Herausgeber*innen Kenntnis vom Bestehen oder der Entstehung von Rechtshindernissen, setzen diese die Universitätsbibliothek unverzüglich davon in Kenntnis. Die Universitätsbibliothek haftet nicht für aus der Verletzung von Urheber- und Verwertungsrechten resultierende Schäden.
5. Die Urheberrechte der Autor*innen bleiben gewahrt. Durch Vergabe einer Creative-Commons-Lizenz können bestimmte Nutzungsrechte an die Allgemeinheit übertragen werden. Die Veröffentlichung in HilDok steht einer weiteren Veröffentlichung der Dokumente in Fachzeitschriften oder Monographien sowie auf anderen Servern nicht entgegen.
6. Die Metadaten der in HilDok veröffentlichten Dokumente dürfen von jedermann über die OAI-Schnittstelle abgerufen, gespeichert und – gegebenenfalls in angereicherter Form oder in Auswahl – Dritten verfügbar gemacht werden. Im Falle der elektronischen Erstveröffentlichung auf dem Publikationsserver ist ein Link zur Frontdoor der Ressource auf dem Publikationsserver in Form der URL bzw. URN anzugeben.
7. Bereits publizierte Dokumente werden nicht vom Server gelöscht. Bei Zweitpublikationen und Preprints kann in Ausnahmefällen bei Vorliegen eines wichtigen rechtlichen Grundes der Online-Zugriff eingeschränkt werden. Preprints können auch aus inhaltlichen Gründen von den Autoren oder den Herausgebern zurückgezogen werden. Die Dokumente verbleiben jedoch im Archiv.

Die Universität Hildesheim (UHi) unterstützt den freien Austausch von Forschungsergebnissen und den unbeschränkten und dauerhaften Zugang zu wissenschaftlicher Fachinformation und -literatur im Sinne eines Open Access. Ziel ist es, die Forschungsergebnisse und wissenschaftlichen Publikationen der Autor*innen der Universität vollständig nachzuweisen und für die Öffentlichkeit frei zugänglich zu machen.

Die UHi empfiehlt Ihren Wissenschaftler*innen, ihre Publikationen im Open Access zu veröffentlichen und ihr Zweitveröffentlichungsrecht wahrzunehmen. Der barrierefreie Zugang zu den an der UHi entstandenen Publikationen verstärkt die Sichtbarkeit wissenschaftlicher Forschung, erhöht die Zitierhäufigkeit von Publikationen und unterstützt internationale und interdisziplinäre Kooperationen. Die Publikationsentscheidung bleibt dabei die freie Entscheidung der Wissenschaftler*innen.

Mit der Unterzeichnung der „Berliner Erklärung über den offenen Zugang zu wissenschaftlichem Wissen“ schließt sich die UHi der Position der maßgeblichen nationalen und internationalen Forschungs- und Forschungsfördereinrichtungen zum Thema Open Access an.

Dabei hat die Diskussion um den offenen Zugang zu wissenschaftlichen Veröffentlichungen seit der im Jahr 2003 veröffentlichten „Berliner Erklärung“ weltweit an Relevanz gewonnen. Viele Wissenschaftsorganisationen, die Europäische Kommission und andere Förderinstitutionen sprechen sich nachdrücklich für das Open Access-Publizieren aus oder verpflichten sogar dazu. Open-Access-Publikationsorgane, die in Peer Review-Verfahren qualitätsgeprüfte Forschungsergebnisse weltweit kosten- und barrierefrei verfügbar machen, haben sich etabliert.

Wissenschaftler*innen der UHi haben die Möglichkeit, ihre Publikationen in Open Access-Zeitschriften bzw. ihre Monographien und Sammelwerke auf Open-Access-Plattformen zu veröffentlichen („Goldener Weg“) bzw. ihre Publikationen auf frei zugänglichen Archiven (Repositorien) verfügbar zu machen („Grüner Weg“). Beim „Goldenen Weg“ des Open Access, der Erstveröffentlichung in einem Open-Access-Journal oder auf einer Open-Access-Plattform, empfiehlt sich die Nutzung der Creative-Commons-Lizenz (CC-BY), die den Autor*innen alle Rechte an der Veröffentlichung sichert. Der „Grüne Weg“ des Open Access, die Zweitveröffentlichung einer bereits bei einem Verlag veröffentlichten Publikation, wurde durch eine Novelle des Urheberrechtsgesetzes (§ 31, 4 UrhG) ermöglicht, das den Autor*innen ein unabdingbares Zweitveröffentlichungsrecht einräumt. Für die konkrete Umsetzung des „Grünen Wegs“ stehen Wissenschaftler*innen der UHi verschiedene Möglichkeiten offen:

• Veröffentlichung auf dem Publikationsserver HilDok der Universitätsbibliothek oder
• Veröffentlichung in fachlichen Repositorien.

Die Universitätsbibliothek berät und unterstützt die Wissenschaftler*innen beim Open Access-Publizieren wie z.B. bei der Recherche nach Open-Access-Publikationsmedien, bei urheberrechtlichen Belangen oder bei Fragen zu Article Processing Charges (APC) in Zusammenhang mit Open-Access-Erstveröffentlichungen.

1. HilDok wird von der Universitätsbibliothek betrieben.
2. Die elektronische Veröffentlichung ist für Angehörige der Universität Hildesheim und assoziierten Einrichtungen kostenfrei.
3. Die Abgabe der elektronischen Dokumente zur Verbreitung über das Institutional Repository erfolgt in der Universitätsbibliothek.
4. Für die Veröffentlichung notwendige zusätzliche Arbeiten wie die Aufbereitung der elektronischen Dokumente oder die Konvertierung in andere Formate werden von den Mitarbeitenden der Universitätsbibliothek nach Absprache betreut oder durchgeführt.
5. Ansprechpartner für alle Fragen, die HilDok betreffen, ist