Probleme bei der POS Einführung

Diese Seite listet die derzeit bekannten / erwarteten Probleme bei der Einführung der Online-Funktionen der Prüfungsverwaltung auf, um die wir uns derzeit kümmern.

Es wird dabei zwischen technischen und organisatorischen Problemen unterschieden, da die Einführung einer standardisierten IT-basierten Prüfungsverwaltung auch zwangsläufig Auswirkungen auf die organisatorischen Prozesse hat: Im Allgemeinen werden die Vorteile der Einführung einer solchen Lösung größer, je mehr die Prozesse vereinheitlicht werden. Des Weiteren muss erwähnt werden, dass bei der Einführung eines solchen Systems datenschutzrechtliche Aspekte sehr wichtig sind!

Achtung: Diese Seite wird derzeit überarbeitet!

Organisatorische Probleme

Die folgenden organisatorischen Probleme sind derzeit bekannt:

Es gibt derzeit eine Vielzahl von individuellen Prozessen in der Prüfungsverwaltung. Es wird versucht, diese alle zu identifizieren und zu berücksichtigen, wir bitten Verständnis, wenn das nicht immer gelingt bzw. nicht alle individuellen Regelungen in das neue System überführt werden können.
Es können nicht alle Studiengänge zeitgleich auf die Online-Prüfungsverwaltung umgestellt werden. D.h. für Prüfungen mit Studierenden aus verschiedenen Studiengängen werden für die Übergangsphase einige Noten online eingegeben werden müssen, andere hingegen müssen weiterhin per Excel-Sheet / Papierliste ans Prüfungsamt gemeldet werden.
In den folgenden Bereichen ist eine Online-Prüfungsanmeldung / Online-Noteneingabe derzeit nicht vorgesehen:
- Austauschstudierende: Diese bekommen weiterhin Bescheinigungen bzw. einen Vermerk auf dem Papier-Transcript, welches die Studierenden einreichen
- Studium Generale / freiwillige Zusatzleistungen: Auch hier bekommen die Studierenden Bescheinigungen, die die Studierenden direkt beim Prüfungsamt einreichen müssen.

(Gelöste) Probleme:

Wer darf (aus rechtlicher Sicht) die Prüfungsergebnisse eingeben? Da es keine Papierlisten mit der Unterschrift des Prüfers gibt, muss dafür ein Ersatz gefunden werden; außerdem sind Datenschutzkriterien zu beachten (hier werden die Möglichkeiten derzeit ausgelotet) Lösung: Prüfungsergebnisse dürfen zunächst alle diejenigen Personen eingeben, die im LSF einer Veranstaltung als Lehrperson zugeordnet sind. Außerdem kann ein Prüfer generell einen Stellvertreter benennen, der für alle Prüfungen die Ergebnisse eingeben kann (in der Prüfungsverwaltungssoftware wird immer gespeichert, wer die Daten im konkreten Fall eingegeben hat). Da es für alle prüfungsrelevanten Ergebnisse noch schriftliche Unterlagen gibt (Gutachten / Prüfungsprotokolle / Anwesenheitslisten), ist hier für alle Fälle auch noch ein Nachweis außerhalb der Prüfungsverwaltungssoftware vorhanden.
Welche studentischen Leistungen sollen eingegeben werden, insbesondere wenn es freiwillige Zusatzleistungen sind, die im Transcript of records erscheinen sollen? Hier sollten alle studentischen Leistungen eingegeben werden.
Wie können die für eine Notenübermittlung notwendigen Zusatzinformationen ermittelt werden? Dies gilt insbesondere in der Einführungsphase, wenn die Noten online eingegeben werden, aber noch keine Online-Anmeldung zur Verfügung steht; für Prüfungsleistungen, die theoretisch in mehreren Prüfungen / Modulen angerechnet werden können, muss für die Speicherung der Note diese Prüfung bekannt sein. Hierzu könnten für den Übergang standardisierte Deckblätter hilfreich sein, die noch zu veröffentlichen sind. Lösung: Mit der Einführung der Online-Prüfungsanmeldung entfällt das Problem.
Wer kann die Zuordnung von Veranstaltungen aus dem LSF zu Prüfungen vornehmen, damit diese korrekt im Transcript of records aufgelistet werden? Dies wird derzeit durch das Dezernat geregelt nach Abfrage der Informationen aus den Instituten. Lösung: Jeder Person im LSF kann jetzt ein oder mehrere Studiengänge zugeordnet werden, für die diese Person dann auch die Rechte zur Zuordnung von Lehrveranstaltungen zu Prüfungen bekommt.
Studierende könnten ggf. noch eine Weile "zur Sicherheit" Bescheinigungen über Prüfungsleistungen von den Instituten anfordern. Bis zur Freischaltung der Online-Notenabfrage können die Studierenden aber auch aus den Prüfungsämtern die aktuellen Notenlisten erhalten (in den Studiengängen, in denen bereits POS dezernatsintern genutzt wird). Hier ist es wichtig, dass die Scheine erst ausgestellt werden, wenn die Noten bereits online verbucht wurden, um eine Doppeleingabe der Daten zu vermeiden (einmal im P-Amt auf Basis des Scheins und dann durch die Prüfer / die Institute).
Die Verteilung von initialen TANs (Transaktionsnummern wie im online-banking) an die Prüfer verursacht einen erhöhten (aber pro Person einmaligen) organisatorischen Aufwand.
Sollen TANs an Studierende verteilt werden? Hier ist die Frage, ob die Studierenden diese zusätzliche Absicherung eher als 'unnötig und zu kompliziert' oder als 'notwendig' in Sachen Datenschutz sehen. Optimal wäre vermutlich eine individuelle Lösung, so dass jeder Studierende selbst entscheiden kann, ob er/sie TANs zur Absicherung der Notenabfrage nutzen möchte. Lösung: erstmal keine TANs

Technische Probleme

Die folgenden technischen Probleme sind derzeit bekannt:

Die Eingabe der Prüfungsleistungen erfordert an einigen Stellen zusätzliche Informationen (z.B. Studiengang, Modul, Version der StO), deren Notwendigkeit nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich ist. Wir arbeiten daran, die Eingabe der Noten so einfach wie möglich zu gestalten; einige der Informationen müssen aber wohl über organisatorische Maßnahmen (Deckblätter) von den Studierenden bei der Anmeldung zur Prüfung abgefragt werden, bis die Online-Prüfungsanmeldung eingeführt ist (vor. WiSe 10/11).
Eine direkte Übernahme der an einer Veranstaltung im LSF angemeldeten Teilnehmer in die Maske der Noteneingabe erscheint schwierig, so dass für die Zeit bis zur Online-Prüfungsanmeldung (WiSe 10/11) hier ggf. die Eingabe der Matrikelnummern nochmal notwendig wird oder alternativ der Umweg über den Excel-Import der Teilnehmerlisten gegangen werden muss.
[Ohne Zuordnung zu einem Prüfer können Noten nicht online erfasst werden, in den Prüfungsämtern sind diese aber nicht immer bekannt (neue Professoren / Mitarbeiter). Um die Zuordnung zu automatisieren und die Kommunikation zwischen Prüfungsämtern und Instituten zu minimieren, könnte man eine Lösung im LSF herbeiführen: Bei Veranstaltungen, denen eine Prüfung zugewiesen ist, könnte man durch Einführen eines Zusatzfelds "Prüfer" im Reiter "Zugehörige Lehrpersonen" die Prüfer entsprechend kennzeichnen. Für Prüfungen ohne zugeordnete Veranstaltung (Modulprüfungen, Nachschreibklausuren) geht das nicht, allerdings werden zunehmend auch diese Prüfungen als "Veranstaltung" im LSF eingetragen um Räume zu reservieren und den Klausurplan zu füllen. Bleibt die Frage, wie viele Prüfungen es dann noch gibt, die keine korrespondierende Veranstaltung im LSF haben. Alternativ könnte man (bei vollständiger Eingabe aller Prüfungen im LSF) den Prüfer dann generell als die zugeordnete Lehrperson(en) zu dieser Prüfungsveranstaltung bzw. diesem Prüfungstermin nehmen.] Hier haben wir das System so modifiziert, dass eine Zuordnung zu einem Prüfer zunächst nicht mehr notwendig ist. Es dürfen alle Personen, die einer Veranstaltung zugewiesen sind, die Noten eingeben. Besteht eine Veranstaltung aus mehreren Parallelgruppen und sind diesen Parallelgruppen dediziert einzelne Lehrpersonen zugewiesen, so wird eine Prüfungsliste pro Parallelgruppe erzeugt (Ausnahme: Es gibt eine Parallelgruppe 'Klausur', dann gibt es nur eine Prüfungsliste).
[Hausarbeiten werden oft kontinuierlich korrigiert und die dazugehörigen Noten dann registriert - dies deckt sich nicht mit dem Konzept einer "Prüfung" im POS, bei der zu einem bestimmten Zeitpunkt die Noteneingabe dann abgeschlossen wird.] Hier haben wir das System modifiziert und das 'Abschließen' Konzept herausgenommen; es können zu jeder Zeit Ergebnisse in die Prüfungslisten des aktuellen und des abgelaufenen Semesters eingegeben werden.
[In einigen Instituten werden Vorlesungen und Übungen in einer Veranstaltung im LSF verwaltet, andere legen dafür zwei oder mehr Veranstaltungen an. Dies hat Auswirkungen bei der Zuordnung der Veranstaltungen zu Prüfungen.] Dies Problem ist nicht weiter problematisch; im schlimmsten Fall werden zwei Prüfungslisten erzeugt, von denen dann aber nur eine zu verwenden ist.