Auf dieser Seite werden häufig gestellte Fragen zur Online-Prüfungsverwaltung gesammelt bzgl. der Prüferfunktionen (zu den häufig gestellten Fragen f. Studierende).

Welche Studiengänge werden derzeit von der Prüfungsverwaltung POS unterstützt?

Die aktuell unterstützten Studiengänge finden Sie auf der folgenden Seite, incl. der Planungen für die kommenden Semester. 

Unter 'Meine Funktionen' ist kein Menü 'Prüfungsverwaltung' vorhanden. Was nun?

In diesem Fall haben Sie derzeit keine Berechtigung, die Prüfungsverwaltung zu nutzen. Dazu müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

Da es im LSF auch sehr viele Personen ohne Prüfungsberechtigung gibt (z.B. Hilfskräfte für die Eingabe der Veranstaltungsdaten), haben wir davon abgesehen, automatisch jeder Person die Berechtigung zum Zugriff auf die Prüfungsverwaltung zu geben.

Ich möchte die Verbuchung von Leistungen delegieren. Wie geht das?

Es gibt zwei Möglichkeiten (wobei Sie weiterhin selbst Leistungen verbuchen können):

  1. Wenn alle Leistungsverbuchungen für alle Ihre Veranstaltungen ab einem bestimmten Semester von einer anderen Person vorgenommen werden können sollen, können Sie dieser Person (oder mehreren Personen) Stellvertreterrechte im System hinterlegen lassen. Dazu muss ein Einrichtungsadministrator ihrer Institution den Reiter 'Vertreter von' bei der Bearbeitung dieser Person(en) entsprechend einstellen (ggf. unter Angabe des Semesters, ab dem die Vertreterrechte gelten sollen) - Sie können aber auch direkt die POS-Kontaktpersonen diesbezüglich ansprechen. 
  2. Wenn nur die Leistungsverbuchungen für eine Veranstaltung von einer anderen Person wahrgenommen werden sollen, können Sie diese Person als zusätzliche Lehrperson in der Veranstaltung hinzufügen in der Funktion 'nicht verantwortlich, nicht durchführend' (beim Bearbeiten einer Veranstaltung im Reiter 'Zugeordnete Lehrperson'). Diese Person muss dann aber auch für die Nutzung der Prüfungsverwaltung freigeschaltet werden. 

Dabei können in beiden Fällen auch stud. / wiss. Hilfkräfte mit diesen Rechten ausgestattet werden. 

Wie funktioniert die Leistungverbuchung im "Standardfall"?

Der Standardablauf für die Leistungsverbuchung ist wie folgt:

  1. Einer Veranstaltung werden im LSF Module zugewiesen.
  2. Studierende melden sich in POS ab der dritten Vorlesungswoche in einem dieser Module für die Veranstaltung an.
  3. Die Leistungen werden in POS in dem gewählten Modul nach der Erbringung der Leistung verbucht.

Typischerweise werden die Module im LSF vor dem Beginn des Semesters den jeweiligen Veranstaltungen in Rücksprache mit den jeweiligen Modulverantwortlichen zugewiesen. Allerdings kann es vorkommen, dass Studierende die Leistungen in anderen Modulen benötigen, die zu Beginn des Semesters nicht der Veranstaltung zugewiesen wurden. Als Lösung kann entweder

  1. das Modul nachträglich zugewiesen werden, wenn die Leistung generell für alle Studierenden auch in dem Modul anerkannt werden kann, so dass obiger Standardablauf möglich wird,
  2. in allen anderen Ausnahmefällen die Leistung manuell im Prüfungsamt verbucht werden (s. FAQ: Verbuchung von Ausnahmefällen).  

Ausnahmen: Verbuchung von Leistungen in Nicht-Standardmodulen über die Prüfungsämter: Was muss beachtet werden?

Soll eine Leistung nur ausnahmsweise für eine bestimmte Studierende im Modul M anerkannt werden, dann wäre eine Zuweisung des LSF-Moduls M zur Veranstaltung wie in der "Standardvorgehensweise" falsch, da damit auch andere Studierende sich für eine Leistung in diesem LSF-Modul anmelden können. 

Alternativ kann dann ein Leistungsschein ausgestellt werden (auf Papier oder als formlose E-Mail ans Prüfungsamt *von einer Uni-E-Mailadresse*). Dieser kann aber im Prüfungsamt nur verbucht werden, wenn 

  1. unbedingt das Fachmodul und das Teilmodul aufgeführt ist und die fachliche Richtigkeit der ausnahmsweisen Zuordnung bestätigt wird. 
  2. das entsprechende Teilmodul von der/dem Studierenden noch nicht bereits angemeldet/bestanden ist. 

Der Veranstaltungstitel wird vom Prüfungsamt dann direkt im Transcript vermerkt, der Nachteil ist aber, dass auf diese Art verbuchte Leistungen derzeit nicht in den Prüfungslisten der Dozenten erscheinen. 

Wenn die Leistung generell auch für andere Studierende im Modul M anerkannt werden könnte, dann sollte im LSF dieses Modul M nachträglich der Veranstaltung zugewiesen werden. Damit kann ab dem folgenden Tag nach der Modulzuweisung der obige Standardablauf greifen, oder (in eiligen Fällen) auch die Leistung direkt vom Prüfungsamt im Modul M verbucht werden. 

Welche Leistungen müssen im System verbucht werden? Auch unbenotete Studienleistungen?

Grundsätzlich müssen alle Leistungen im System verbucht werden, für die Studierende lt. Studienordnung Credits bekommen, i.A. also sowohl unbenotete Studienleistungen wie auch benotete Prüfungsleistungen. Das heißt dann auch, dass sich Studierende ggf. in einer Veranstaltung zweimal anmelden müssen: Vor Semesterbeginn in der Veranstaltung und spätestens am Semesterende in POS - nur die Anmeldung in der Veranstaltung reicht nicht für eine Teilnahmebescheinigung.  

Können Leistungen auch nicht online bescheinigt werden?

Leistungen sollten soweit wie möglich online verbucht werden, da nur dann das System seine Vorteile voll entfalten kann. In einigen Fällen ist der Aufwand für eine Online-Verbuchung aber unverhältnismäßig hoch bzw. eine Online-Verbuchung nicht möglich (im Zweifel bitte nachfragen, damit wir ggf. das System anpassen können):

In diesen Fällen sollten die Ergebnisse weiterhin direkt an das Prüfungsamt übermittelt werden, wo die Leistungen dann manuell im System eingetragen werden (s. FAQ: Verbuchung von Ausnahmefällen). 

Dabei können Sie die Leistungen entweder direkt ans Prüfungsamt versenden, z.B. durch aus dem LSF generierte Excel-Listen oder über Papier-Bescheinigungen, die die Studierenden dann später im Prüfungsamt einreichen. In beiden Fällen aber bitte unbedingt das Modul angeben, in dem die Leistung anerkannt wird. Wenn in einer Excel-Liste sowohl online verbuchte als auch nicht verbuchte Leistungen stehen, bitte die nicht verbuchten deutlich kennzeichnen. 

Ich bekomme Nachfragen von Studierenden, die sich nicht online zur Prüfung in meiner Veranstaltung anmelden können. Was nun?

Die folgende Checkliste kann Ihnen bei der Problemlösung helfen:

Wo finde ich die Anmeldelisten?

Die Anmeldelisten der über die POS-Anmeldung angemeldeten Studierenden finden Sie unter 'Meine Funktionen' => 'Prüfungsverwaltung' => 'Veranstaltungsbasierte Leistungsverbuchung'.

Die POS-Anmeldungen werden direkt in die Prüfungslisten eingetragen, nur das Feld für die Bewertung bleibt leer und der Status wird als 'angemeldet' gespeichert.

Wie kann ich eine Anmeldefrist für eine Klausur einstellen / verändern?

Derzeit ist dies nur über POS-Kontaktpersonen möglich, welche die Fristen für Sie im System hinterlegen. Wir arbeiten an einer Lösung, damit Sie diese Daten selbst eingeben können. 

Wie kann ich eine Veranstaltung einem Modul zuordnen, um nachträglich eine POS-Anmeldung in diesem Modul zu ermöglichen?

Damit Studierende eine Veranstaltung unter einem bestimmten Teilmodul finden und sich dort online anmelden können, muss im LSF der Reiter 'Modulzuordnung' bei der Bearbeitung der Veranstaltung bearbeitet werden. Dort können Sie die im System für ihr Institut hinterlegten Module aus einer Liste auswählen. Für die meisten Fälle sollten diese Zuordnungen vor dem Beginn des Semesters feststehen, damit die Studierenden wissen, in welche Teilmodule sie die Leistungen einbringen können. Sie können die Zuweisung aber auch nachträglich vornehmen - die POS-Anmeldung in diesem neu zugewiesenen Modul wird dann ab dem nächsten Tag möglich.

Dazu einige Anmerkungen:

  1. Wenn ein Modul in der Auswahlliste fehlt (insbesondere bei Modulen, die von mehreren Instituten angeboten werden), bitte bei einer POS-Kontaktperson melden.
  2. Statt der Teilmodule sind in einigen Fällen die übergeordneten Module in die Auswahlliste aufgenommen worden, wenn eine Zuordnung zu den Teilmodulen in der Praxis nicht vorkam. Wenn Sie das übergeordnete Modul zuordnen, können sich die Studierenden die Veranstaltung in allen Teilmodulen anrechnen lassen. Das soll helfen, den Verwaltungsaufwand bei der Zuordnung der Veranstaltungen zu den Modulen zu reduzieren - wenn hier allerdings doch einzelne Teilmodule zugewiesen werden sollen, bitte ebenfalls bei einer POS-Kontaktperson melden. 
  3. Bei nachträglich zugewiesenen Modulen und einer Prüfungsanmeldung mit Frist, bitte bei einem POS-Kontaktperson melden, damit die Fristen auch für die neuen Module eingetragen werden können. 

Wie kann man den Studierenden bei der POS-Anmeldung Hinweistexte anzeigen?

Seit Semptember 2012 kann man bei der Bearbeitung einer Veranstaltung den Reiter 'Bemerkung zur POS-Anmeldung' ausfüllen. Der hier angegebene Text wird den Studierenden unterhalb des Veranstaltungstitels aber oberhalb des Anmeldelinks angezeigt (vgl. im Beispiel den rot dargestellten Hinweistext "Bitte beachten: [wichtiger Hinweis zur Veranstaltung]" im Bild).

Man kann auch Bemerkungen an den Modulen hinterlegen, das können aber nur die POS-Kontaktpersonen umsetzen. 

Wer bestimmt, in welchen Modulen eines Studiengangs eine Lehrveranstaltung anerkannt werden kann?

Gelegentlich fragen Studierende aus 'anderen' Studiengängen, ob sie eine Leistungsbescheinigung in ihrer Lehrveranstaltungen bekommen können. Wenn der Lehrperson dann nicht bekannt ist, ob diese Studierenden eine Leistung erbringen dürfen bzw. in welchem Modul, ist die folgende Vorgehensweise ratsam:

Was ist der Unterschied zwischen 'veranstaltungsbasierter' und 'modulbasierter' Leistungsverbuchung?

Die veranstaltungsbasierte Leistungsverbuchung bietet genau eine Prüfungsliste pro Veranstaltung und Dozent, unabhängig von den Studiengängen der Studierenden und in welchen Modulen die Leistung eingebracht werden soll. Diese Verbuchung kann aber nur für bereits angemeldete Studierende genommen werden, es ist nicht möglich in dieser Ansicht Studierende nachzutragen. 

Die modulbasierte Leistungsverbuchung bietet eine Prüfungsliste pro Modul und (ggf. Studiengang und PO-Version), so dass es für eine Veranstaltung u.U. viele Prüfungslisten gibt, wenn die Veranstaltung im Curriculum vieler Studiengänge verankert ist oder innerhalb eines Studiengangs in mehreren Modulen eingebracht werden kann. Der Vorteil dieser Verbuchungsart ist, dass man die Listen getrennt nach Studiengang einsehen kann (z.B. nützlich, wenn in einer Veranstaltung nur für einen bestimmten Studiengang eine Klausur vorgesehen ist und für andere Studiengänge nur ein Anwesenheitsnachweis). Des Weiteren kann man in dieser Ansicht Studierende mit ihrer Matrikelnummer nachtragen oder Studierende aus der Liste löschen

Die Unterschiede im Überblick:

Veranstaltungsbasierte LeistungsverbuchungModulbasierte Leistungsverbuchung
Vorteileeine Liste pro Veranstaltung, nur Noten und ggf. Prüfungsdatum einzutragenStudierende können manuell nachgetragen werden; Trennung der Listen nach Studiengängen (gelegentlich hilfreich)
Nachteilekeine Möglichkeit Studierende nachzutragenggf. unübersichtlich wegen vieler Prüfungslisten zu einer Veranstaltung; Fehlermeldung bei der Verbuchung möglich, wenn keine Notenverbesserung lt. StO erlaubt o.ä.

Siehe auch das Merkblatt zur Prüfungsanmeldung.

Was ist der Unterschied Leistungsverbuchung mit / ohne Excel-Import?

Grundsätzlich kann bei allen Web-basierten Anwendungen die Situation auftreten, dass die Netzverbindung unterbrochen wird und nicht gespeicherte Eingaben verloren sind. 

Das einfachste Verfahren, die Leistungsverbuchung 'Online' (ohne Excel-Export), ist daher nur geeignet für die Verbuchung von wenigen Leistungen, bei denen evtl. vor dem Speichern verlorene Daten schnell erneut eingegeben werden können.

Die Leistungsverbuchung 'mit Excel-Export' sollte man nutzen, wenn man viele Leistungen eingeben muss - hier trägt man die Leistungen offline in eine Excel-tabelle ein (die man zwischendurch auch auf seinem Rechner beliebig häufig speichern kann) und lädt die modifizierte Tabelle dann 'in einem Rutsch' in das System hoch zum Speichern. Außerdem kann die Eingabe über eine Excel-Tabelle hilfreich sein, wenn man die Leistungen ohnehin in einer Excel-Tabelle für eigene Verwaltungszwecke speichert, so dass das Verbuchen der Leistungen weniger Aufwand erfordert.

Welche Überprüfungen macht das System, bevor es eine POS-Anmeldung von Studierenden akzeptiert?

Grundsätzlich haben wir das System so eingestellt, dass eher weniger Überprüfungen gemacht werden, um möglichst viel Flexibilität im System zu belassen - die Studierenden wissen, dass eine POS-Anmeldung noch keine Zulassung zur Prüfung ist. 

Folgende Überprüfungen werden gemacht:

Weitere Überprüfungen können eingerichtet werden, wenn z.B. die Anmeldung zu einem Vertiefungsmodul erst erlaubt werden soll, wenn das Basismodul erfolgreich abgeschlossen wurde. Hierbei können zwei Fälle unterschieden werden:

Weitere Informationen bekommen Sie bei den POS-Kontaktpersonen.

Es fehlen Studierende in der Anmeldeliste, die aber eine Leistung erbracht haben. Was nun?

Sie haben mehrere Möglichkeiten:

Wie kann man Studierende nachträglich anmelden / die Leistung ohne eine vorherige POS-Anmeldung verbuchen?

Voraussetzung: Um Studierende in einer Liste nachträglich eintragen zu können, benötigen Sie die Matrikelnummer, den Studiengang (ggf. die PO-Version) sowie das Modul, in dem die Leistung eingebracht werden soll (was Ihnen die Studierenden mitteilen müssten, wenn es mehrere Module zur Auswahl gibt).  

Vorgehensweise: Sie müssen unter 'Meine Funktionen' => 'Prüfungsverwaltung' in die 'modulbasierte Leistungsverbuchung' gehen, das passende Semester auswählen und dort die Prüfungsliste heraussuchen, die zum Studiengang (ggf. der PO-Version) des/der Studierenden passt und zum angegebenen Modul gehört ("Zur Teilnehmerliste"). Am Ende der Liste können Sie dann in eines der leeren Felder die Matrikelnummer in der ersten Spalte eingeben. Wenn Sie das Feld 'Bewertung' leer lassen, handelt es sich um eine nachträgliche Anmeldung - Sie können aber auch gleich eine Bewertung eingeben falls vorhanden. Am Schluss wie üblich mit einer TAN bestätigen und speichern. 

Mögliche Probleme: Bei der POS-Anmeldung der Studierenden werden einige Bedingungen geprüft, z.B. ob die Prüfung bereits erfolgreich abgeschlossen wurde oder endgültig nicht bestanden wurde oder ob vielleicht noch eine POS-Anmeldung zu einer Parallelveranstaltung im selben Modul besteht. Dies kann zu entsprechenden Fehlermeldungen führen, die im Falle einer POS-Anmeldung den Studierenden gezeigt werden - bei einer direkten Eintragung durch die Dozenten werden diese Fehler dann aber den Dozenten angezeigt, die häufig diese Probleme nicht lösen können. 

Im Allgemeinen dürfte also die POS-Anmeldung durch die Studierenden einfacher sein und weniger Rückfragen erfordern. Studierende können sich deswegen auch noch rückwirkend für die vergangenen zwei Semester anmelden, sofern es keine Anmeldefrist gab.

Wie kann ich Studierende aus der Prüfungsliste löschen?

Wenn sich Studierende sich nicht selbst abmelden können (z.B. weil die Abmeldefrist schon abgelaufen ist) oder wenn Sie versehentlich eingetragene Studierende löschen wollen (z.B. Tippfehler bei der Matrikelnummer beim manuellen Nachtragen von Leistungen), können Sie

Im letzten Fall, müssen Sie die Matrikelnummer und (falls vorhanden) die Bewertung löschen und anschließend (mit TAN) speichern. Nach einem erfolgreichen Löschen steht in der Tabelle am Ende der jeweiligen Zeile ein entsprechender Hinweis. 

Nach dem Löschen von Einträgen ist es ratsam, erneut auf die Prüfungsliste aufzurufen, damit die Tabelle aktualisiert wird und die gelöschten Einträge samt der Rückmeldung 'erfolgreich gelöscht' aus der Tabelle entfernt werden.

Wie geht man mit Anmeldungen zu Prüfungen um, an denen die Studierenden nach Rücksprache doch nicht teilnehmen werden?

Wenn Studierende nach Rücksprache mit der Lehrperson doch nicht an einer Prüfung teilnehmen, ist es das einfachste, als Ergebnis ein 'RM' (Rücktritt Modul/Teilmodul) einzugeben.

Sollte eine Anmeldung unbearbeitet im System stehen bleibt, wird die nächste Anmeldung der / des Studierenden zu derselben Prüfung (z.B. Nachschreibklausur, Prüfung im nächsten Semester) verhindert oder ggf. systemintern als '2. Versuch' gewertet. Letzteres hätte zwar keine Auswirkungen auf das Transcript, auf Malus-Regelungen o.ä., führt aber im Allgemeinen zu Nachfragen von Seiten der Studierenden, die durch diese Angabe verunsichert sind. 

Wie müssen Nachholklausuren / -prüfungen im System verbucht werden?

Damit Nachholklausuren / -prüfungen im Transcript of Record der Studierenden mit der richtigen Veranstaltung assoziiert werden, müssen die Ergebnisse im jeweiligen Semester verbucht werden, in dem die ursprüngliche zur Prüfung gehörende Veranstaltung statt gefunden hat. In diesem Semester gibt es dann im Menü 'Leistungsverbuchung' neben der (Erst-)Prüfung einen weiteren Eintrag mit dem Zusatz 'Nachholtermin', in den Sie bitte die Ergebnisse der Nachholklausur / -prüfung verbuchen. Sollte es keine Liste unter 'Nachholtermin' geben, bitte mit den POS-Kontaktpersonen Kontakt aufnehmen.

Wichtig auch: Wenn Sie einen Raum für eine Nachschreibklausur brauchen, bitte nicht vergessen, diesen im LSF zu reservieren, allerdings dann im Semester, in dem die Klausur statt findet. Dazu eine Veranstaltung anlegen mit dem Titel 'Nachschreibklausur ...' und dem Veranstaltungstyp 'Klausur/Prüfung' (damit die Klausur im Klausurplan erscheint). Danach müssen Sie noch den Termin eingeben und den Raum wie gewohnt reservieren. Weitere Details finden Sie im LSF-Wiki

Welche Notenwerte können in das System eingegeben werden?

Für die Eingabe der Notenwerte gelten die folgenden Bedingungen:

Dabei kann es auch innerhalb einer Veranstaltung gleichzeitig sowohl benotete wie auch unbenotete Leistungen geben - die Studierenden erhalten dann gemäß der Studienordnung ggf. verschieden viele Credits.    

Des Weiteren sind die folgenden Eingaben möglich:

Was bedeuten die in der letzten Spalte der Tabelle angegebene Meldungen, die nach dem Speichern angezeigt werden?

In der letzten Spalte der Kontroll-Tabelle mit den Prüfungsleistungen können verschiedene Meldungen stehen, wobei grün hinterlegte Meldungen = 'erfolgreich verbucht', gelb/orange hinterlegte = 'nicht erfolgreich verbucht' bedeuten (bei der Verbuchung mehrerer Leistungen kann das auch gemischt auftreten, d.h einige Leistungen wurden erfolgreich verbucht, andere nicht). 

Es können u.a. die folgenden Meldungen auftreten:

Eine erfolgreiche Datenübertragung wird mit folgender Meldung auf grünem Hintergrund angezeigt: „OK, neuer Datensatz wurde angelegt.“

Der Datensatz wurde korrekt verbucht (auch wenn andere Datensätze nicht verbucht werden konnten).

Fehlermeldung auf orangem Hintergrund:

1."Der Studiengang der Studierenden mit Matrikelnr ... konnte nicht verbucht werden[...]"

Der Studiengang dieser Studierenden stimmt nicht mit dem Studiengang der derzeit bearbeiteten Prüfung überein. Es gibt mehrere Möglichkeiten:

1. [Nur modulbasierte Leistungsverbuchung] Es gibt eine andere Prüfung (die zu dem Studiengang der Studierenden passt), dann muss die Note dort eingegeben werden.

2. Die Studierende darf die Prüfung gar nicht ablegen, da sie nicht im entsprechenden Studiengang studiert (kann z.B. auftreten, wenn der Übergang vom Bachelor in den Master im Lehramt noch nicht vollzogen wurde oder zurückgenommen wurde).

3. [Nur nachträgliche Eingabe über die modulbasierte Leistungsverbuchung] Der Studiengang und / oder die Prüfungsversion des Studierenden wird (noch) nicht von der Prüfungsverwaltung unterstützt. Die Noten dieses Studierenden müssen weiterhin im herkömmlichen Verfahren  an das P-Amt geschickt werden. 

2."Die Studierende mit der Matrikelnummer ... konnte nicht verbucht werden, da Sie bereits in der Prüfung verbucht wurde[...]!"

Die Leistungen dieser Studierenden wurden bereits von Ihnen zu dem Termin eingegeben (d.h. der Eintrag ist doppelt vorhanden). Der bereits vorhandene Eintrag wird farblich in der Liste markiert.

3. "Die Studierende mit der Matrikelnummer ... konnte nicht verbucht werden, da sie bereits in einer anderen Veranstaltung der Prüfung verbucht wurde!"

Dieser Fall ist ähnlich wie 2. gelagert, nur dass die Leistung bereits in einer anderen Veranstaltung zur selben Prüfung eingegeben wurde; diese wird dann (mit einer Kontaktperson) in der Online-Schnittstelle dargestellt. Ggf. muss die Leistung unter einem Nachholtermin eingegeben werden, wenn die Studierende zwei Leistungen in der Prüfung in dem Semester abgelegt hat. Eingaben in anderen Veranstaltungen von derselben Prüfung können nicht überschrieben werden, damit z.B. ein Überschreiben bei einer fehlerhaft eingegebenen Matrikelnummer (Zahlendreher) verhindert wird. Wenn die von Ihnen eingegebenen Daten definitiv korrekt sind, bitte bei den POS-Kontaktpersonen melden.

Weitere mögliche Fehler:

4. "Der eingegebene Datumswert ist falsch[...]"

Das Prüfungsdatum kann in den Formaten TT.MM.JJJJ, JJJJ-MM-TT oder TT/MM/JJJJ eingegeben werden. Andere Varianten (insbes. MM/TT/JJJJ) sind nicht möglich).

5. "Der eingegebene Notenwert ist falsch[...]"

Bei jeder Prüfung ist gemäß Studienordnung im System hinterlegt worden, ob es dort Noten gibt oder nicht ('Schein' mit bestanden / nicht bestanden) und welche Notenwerte erlaubt sind (typischerweise Drittelwerte ohne 0.7 und 4.3). Sie können die Noten mit Komma eingeben oder dreistellig.

6. "Diese Leistung kann nicht verbucht werden, bitte direkt an das Prüfungsamt schicken"

Diese Meldung kann eine Vielzahl von Ursachen haben, entweder fehlt dem Studierenden noch eine Voraussetzung für die Zulassung zur Prüfung oder es sind (bedingt durch die Einführung des Systems) noch nicht alle Umstellungen im System für diesen Studierenden vorgenommen worden. Diese Leistung muss also direkt an das P-Amt geschickt werden (bitte deutlich kennzeichnen, wenn Sie die Gesamtliste schicken!), hilfreich wäre auch eine E-Mail an die POS-Kontaktpersonen, damit das Problem behoben werden kann.

4. "Schnittstelle nicht offen Dargestellte Werte wurden aus Datenbank zurückgeholt..."

Es ist ein technischer Fehler aufgetreten, so dass die Daten nicht verbucht werden konnten und können. Bitte melden Sie sich bei den POS-Kontaktpersonen, danach können Sie die Verbuchung erneut vornehmen. 

Was bedeutet das Feld 'Status' in der Tabelle der Prüfungsergebnisse?

In der Spalte 'Status' können die folgenden Werte auftreten:

Des Weiteren kann hier ein '(Freiversuch)' erscheinen, wenn das System die Bewertung als Freiversuch klassifiziert hat. 

Warum gibt es in der Anmeldeliste sowohl verbindliche als auch nicht verbindliche Anmeldungen?

Es gibt zwei mögliche Ursachen:

  1. Verspätetes Eintragen von Anmeldefristen: Wenn zu Beginn der POS-Anmeldung noch keine Anmeldefrist vorhanden war (z.B. weil im LSF noch kein Klausurtermin eingetragen war), sind die POS-Anmeldungen zunächst unverbindlich. Wenn dann später eine Anmeldefrist eingetragen wird, werden ab dem Zeitpunkt alle im System verbuchten POS-Anmeldungen verbindlich. 
  2. Anmeldefristen nur für einen Teil der Studierenden eingetragen: Die POS-Anmeldung zu einer Veranstaltung kann auch so eingerichtet werden, dass parallel sowohl eine POS-Anmeldung mit Frist (z.B. zu einer Klausur) als auch eine ohne Frist (z.B. für 'nur' eine Studienleistung) aktiv ist. In diesem Fall können Sie die POS-Anmeldungen 'mit Frist' an dem Kennzeichen 'verbindlich' erkennen. 

Um insbesondere den ersten Fall zu vermeiden, sollten die Klausurtermine möglichst vor dem Beginn der POS-Anmeldung im LSF eingegeben werden, d.h. typischerweise vor der dritten Woche im Semester. 

Was bedeutet 'unter Vorbehalt' bei einer POS-Anmeldung?

Wenn für die Prüfung eine spezielle Voraussetzungsbedingung hinterlegt wurde (nur nach Rücksprache mit dem Institut / dem Studiengangsbetreuer), dann wird bei einer 'weichen Voraussetzungsbedingung' die POS-Anmeldung eines/einer Studierenden zwar akzeptiert, aber entsprechend als 'unter Vorbehalt' gekennzeichnet. Das kann z.B. bedeuten, dass der/die Studierende eine Leistung aus einem anderen Modul noch nicht bestanden hat, welche eigentlich Voraussetzung für die Teilnahme am Modul ist. Leistungen können aber trotz eines bestehenden Vorbehalts verbucht werden.

Wenn die Voraussetzung nachträglich eintrifft (z.B. eine noch fehlende vorausgesetzte Leistung nachgetragen wird), wird der Vorbehalt automatisch entfernt. 

Was muss als Prüfungsdatum eingegeben werden?

Die Angabe des Prüfungsdatums ist in den Prüfungsordnungen verankert und in vielerlei Hinsicht von essentieller Bedeutung. Daher wird das Feld „Prüfungsdatum" im LSF ab 01. April 2019 als Pflichtfeld eingerichtet.

Weitere Informationen finden Sie hier:
www.uni-hildesheim.de/media/dez3/Pruefungsaemter/allgemein/Informationen_Pruefungsdatum.pdf

Muss ich jede einzelne Leistung mit einer TAN bestätigen?

Nein, Sie können in einer Prüfungsliste beliebig viele Änderungen vornehmen und dann kumuliert mit einer TAN gegenzeichnen vor dem Speichern. Bei der Eingabe von vielen Leistungen kann es aber sinnvoll sein, einen Zwischenstand mit einer TAN zu speichern, um Datenverluste zu vermeiden, wenn z.B. die Netzverbindung abbricht oder ihr Rechner abstürzt. 

Muss ich alle Leistungen einer Veranstaltung gemeinsam verbuchen?

Nein, Sie können Leistungen einzeln, in Gruppen oder alle auf einmal verbuchen (brauchen im ersten Fall dafür dann viele TANs, im letzten Fall nur eine). 

Kann ich nachträglich Listen / Leistungen verändern?

Ja, Sie können alle Listen und Leistungen des aktuellen Semesters wie auch der vergangenen beiden Semester online bearbeiten (Änderungen in älteren Semestern kann das Prüfungsamt vornehmen).

Müssen Leistungen vergangener Semester nachträglich verbucht werden?

Wenn ein Studiengang erst kürzlich in die Online-Prüfungsverwaltung integriert wurde und vorher noch Papier-Bescheinigungen erstellt wurden, sollten diese Leistungen i.A. nicht online eingegeben werden, um zu vermeiden, dass zeitgleich die Leistungen von den Prüfern und im Prüfungsamt eingegeben werden. 

Den Studierenden wurde aber eine nachträgliche Online-Prüfungsanmeldung nahe gelegt (sofern möglich), da dies die nachträgliche Verbuchung der Ergebnisse im Prüfungsamt erleichtert. 

In eiligen Fällen können Sie die Leistungen verbuchen (z.B. nach Rücksprache mit den Studierenden, die die Ergebnisse noch nicht im Prüfungsamt eingereicht haben) - dann aber unbedingt das Ergebnis der Verbuchung genau anschauen und im Zweifel sich im Prüfungsamt oder bei den POS-Kontaktpersonen melden. 

Kann ich den Studierenden zum Übergang zusätzlich zur Online-Verbuchung auch noch eine Bescheinigung austellen?

Sofern Sie zuerst die Leistung online verbuchen und dann eine Bescheinigung ausstellen, ist das kein Problem.

Wenn Sie aber zuerst die Bescheinigung ausstellen und der/die Studentin diese im Prüfungsamt eintragen lässt, bevor Sie die Leistung online verbuchen, kann es zu Doppeleingaben kommen (insbesondere, wenn der/die Studentin sich vorher nicht online anmeldet hat). 

Wozu gibt es die Spalte 'pform' in der Excel-Datei mit der Prüfungsliste?

Für einige wenige Fälle ist es derzeit notwendig, zusätzlich zum Prüfungsdatum (Spalte 'pdatum' in der Excel-Tabelle) und zum Ergebnis (Spalte 'bewertung') auch die Prüfungsform zu verbuchen (Spalte 'pform'). Diese Spalte kann sonst leer bleiben, wenn Sie diese aber ausfüllen wollen, sind die folgenden Werte möglich:

Wie kann der "Projektschein" im Zwei-Fächer-Bachelor Lehramt verbucht werden?

Ab dem WiSe 12/13 kann der Projektschein über die Auswahlliste in der zur Veranstaltung gehörigen Liste der Leistungsverbuchung verbucht werden. Damit besteht keine Notwendigkeit mehr, die Leistung doppelt zu verbuchen (einmal im regulären Modul plus auf der Liste für den Projektschein). 

Sollte diese Auswahlliste mit 'Projekt' als Element nicht direkt hinter dem Eingabefeld für die Note erscheinen, bitte die POS-Kontaktpersonen ansprechen. 

Wer eine separate Liste für die Verbuchung der Projektscheine benötigt, wende sich ebenfalls an die POS-Kontaktpersonen.

Wie verbuche ich die Praxisphase im Ma. Education?

Wird die Praxisphase ab WiSe 15/16 begonnen, wird sie wie folgt verbucht:

Bitte beachten Sie, dass Sie den Praxisblock nur verbuchen können, wenn Sie dafür im LSF vorher eine Lehrveranstaltung „Praxisblock“ eingerichtet haben. Bei denjenigen, die die Praxisphase im WiSe  2014/15 begonnen haben, bleibt es bei der Gesamtverbuchung der Praxisphase.

Fragen hierzu gerne an die POS-Kontaktpersonen.

Warum muss bei Leistungen von Studierenden der Kulturwissenschaftlichen Bachelor-Studiengänge ein 'Hausarbeit' angegeben werden?

Die Studierenden der kulturwissenschaftlichen Bachelor-Studiengänge müssen gemäß §25, Abs 4 der Prüfungsordnung mindestens vier Hausarbeiten geschrieben haben, um zur Bachelorarbeit zugelassen werden zu können.

Wenn bei der Verbuchung von Leistungen online über das System diese Angabe fehlt, muss dies vom Prüfungsamt vor der Zulassung zur Bachelorarbeit manuell bei den jeweiligen Lehrpersonen erfragt werden. Um diese Rückfragen zu vermeiden, ist es wichtig, dass beim Verbuchen einer Leistung auch 'Hausarbeit' angegeben wird, wenn die Leistung in Form von einer Hausarbeit erbracht wurde.

Das entsprechende Auswahlfeld wird seit dem Beginn des Wintersemesters 12/13 bei der Leistungsverbuchung angezeigt. Sie können diese Kennzeichnung auch nachträglich für das Sommersemester 2012 und älter im System hinterlegen, müssten dabei aber beachten, dass bei unbenoteten Leistungen unbedingt das '+' für bestanden erneut eingegeben werden muss, da sonst die Leistung von "bestanden" auf "angemeldet" gesetzt wird (diese Fälle werden aber automatisch dem Prüfungsamt gemeldet und nach Rücksprache mit den Dozenten korrigiert). 

Welche Fehler sind derzeit bekannt?

Folgende Fehler sind derzeit bekannt:

 

Wie kann ich bei der veranstaltungs-basierten Verbuchung (Excel-Import) Daten aus eigenen Excel-Dateien nutzen?

Wenn z.B. für die Berechnung von Klausuren bereits eigene Excel-Dateien mit den Klausurergebnissen vorhanden sind, können diese mit Hilfe des angehängten Excel-Datenblatts bei der veranstaltungsbasierten Leistungsverbuchung überführt werden. Eine genaue Anleitung zur Vorgehensweise finden Sie in der Excel-Datei. 

Warum kann ich nicht eine aus dem LSF generierte Excel-Datei mit den Teilnehmerlisten importieren?

Generell liegt das Problem darin, dass der Excel-Export der Teilnehmerlisten in einem XML-Format realisiert wurde, welches von Excel ab Version 2002 verstanden wird. Beim Import in POS wird aber das alte 'proprietäre' Excel-Dateiformat erwartet. D.h. auch wenn beide Datei von Excel lesbar sind, haben beide ein grundlegend anderes Format.

Mit Hilfe der folgenden Schritte können Sie die exportierte Teilnehmerliste beim Excel-Import nutzen:

  1. Aus dem LSF exportierte Teilnehmerliste in Excel öffnen, dort dann 'Speichern Unter' aufrufen und die Datei im Format 'Excel-Arbeitsmappe' (oder so ähnlich) speichern. Dabei unbedingt darauf achten, dass die Dateiendung '.xls' lautet (.XLS geht nicht!)
  2. Die Noten im Feld 'Note / Ergebnis' eintragen, das Prüfungsdatum unter 'Datum der Prüfungsleistung'

Anschließend sollte ein Import der Excel-Tabelle für die Leistungsverbuchung möglich sein.

Hinweis 1: Für den korrekten Import der Daten können nur Teilnehmerlisten genutzt werden, die nach dem 16. Juni 2010 aus dem LSF geholt wurden (seitdem gibt es in der Excel-Datei zwei versteckte Zeilen 17 und 18 sowie eine weitere am Ende der Liste mit den für den Import notwenigen Informationen).

Hinweis 2: wer eine 'alte' Teilnehmerliste hat oder ein selbst entworfenes Excel-Sheet zur Notenverwaltung nutzt: Sofern die Tabelle die drei Spalten Matrikelnummer, Ergebnis (also Note oder '+' für bestanden und '-' für nicht bestanden) und Prüfungsdatum beinhaltet, können diese versteckten Zeilen auch selbst eingefügt werden:

Wie werden die Credits berechnet? Kann ich diese selbst eingeben?

Die Berechnung der Credits wird im System 'programmiert' auf Basis der Angaben in der Studien- und Prüfungsordnung - die Credits können nicht frei von den Prüfern eingegeben werden. 

Was bedeutet die Anzeige x / y-z in der Spalte 'Credits'?

Die erste Zahl steht für die verbuchten Credits, ist also 0 bei einer Anmeldung, deren Ergebnis noch nicht verbucht wurde. Die Zahl nach dem '/' gibt an wie viele Credits im System hinterlegt wurde für den Fall, dass die Prüfung bestanden wird. 

In vielen Fällen ist die Berechnung so geregelt, dass es für eine Studienleistung ('bestanden') zunächst eine gewisse Basisanzahl von Credits gibt (z.B. 2 Credits). Sobald aber eine Note verbucht wird, werden zusätzliche Credits vergeben (z.B. insgesamt 4 Credits). Auf diese Weise wurden z.B. Regelungen in der Studienordnung im System abgebildet, nach denen Studierende eines Studiengangs alle Teilmodule eines Moduls M mit Studienleistungen erfolgreich abschließen müssen und in einem der Teilmodule eine benotete Prüfungsleistung ablegen müssen, um das Modul M erfolgreich abzuschließen.

In diesen Fällen wird in der Spalte Credits z.B. ein '0 / 2-4' angezeigt, nach der Verbuchung werden also 2 Credits verbucht (unbenotet) oder 4 Credits für eine benotete Leistung. 

Warum werden die Credits nach der Verbuchung der Leistungen nicht aktualisiert?

Wann die Credits nach einer Leistungsverbuchung aktualisiert werden, hängt von den jeweiligen Umsetzung des Studiengangs ab bzw. von den Angaben in der dazugehörigen Studienordnung. Wenn die Credits explizit den Teilmodulen zugewiesen sind, dann sollten die Credits auch spätestens am nächsten Tag (nach dem nächtlichen Update) sichtbar sein. In einigen Studiengängen sind die Credits aber dem gesamten Modul zugewiesen, so dass hier die Credits dem Modul gutgeschrieben werden (nicht den Teilleistungen). In diesen Fällen werden in der Prüfungsliste einer einzelnen Veranstaltung keine Credits angezeigt.

Warum erscheint unter 'Leistungsverbuchung' im angewählten Semester nicht die gesuchte Prüfung / warum werden Prüfungen angezeigt, die ich nicht brauche?

Um den Aufwand für die Erzeugung der Prüfungslisten zu minimieren, haben wir folgendes Standardverfahren verwendet:

Wenn eine Prüfungsliste fehlt, kann das mehrere Ursachen haben:

Bitte wenden Sie sich an die Kontaktpersonen der Prüfungsverwaltung, damit eine zusätzliche Prüfungsliste eingerichtet werden kann. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Sie Ergebnisse von Notenverbesserungen / Nachprüfungen eingeben wollen, da eine Studentin immer nur einmal in einer Prüfungsliste eingegeben werden kann!

Wenn es mehr Prüfungslisten gibt als notwendig, kann das ebenfalls mehrere Gründe haben:

Warum sehe ich in der Übersicht der Leistungsverbuchung nicht die Veranstaltungstitel?

Wir haben versucht, so vielen Prüfungen wie möglich automatisch die 'richtigen' Veranstaltungen zuzuordnen, sollten Sie dort einen Fehler sehen, bitte bei den POS-Kontaktpersonen melden.

Unter 'Leistungsverbuchung' sehe ich so viele Prüfungslisten, die ich nicht brauche / für die ich keine Ergebnisse habe. Warum?

Grundsätzlich bietet LSF 'von Haus aus' nur die Möglichkeit, manuell Prüfungslisten zu erstellen. Das hieße, dass man vor der Eingabe der Noten noch einen weiteren Schritt zur Erzeugung von Prüfungslisten gehen müsste.

Um diesen Aufwand zu reduzieren, haben wir nach dem folgenden Schema automatisch Prüfungslisten erzeugt für die Veranstaltungen, die einer Prüfung zugeordnet sind:

Da dieses Schema nicht alle möglichen (Ausnahme-)Fälle betrachtet, kann es dann vorkommen, dass zu viele Prüfungslisten erzeugt werden, insbesondere dann, wenn es zu einer Veranstaltung eine Klausur gibt, die aber im LSF nicht vorhanden oder als separate Veranstaltung, aber nicht als direkt zur Veranstaltung zugeordnete 'Klausurgruppe' vorhanden ist. 

Des Weiteren müssen für Prüfungen, die keiner Veranstaltung im LSF zugeordnet sind, weiterhin manuell Prüfungslisten erzeugt werden (falls dort etwas fehlt, bitte bei den POS-Betreuern melden).

Wer hat die Rechte, in einer Prüfungsliste die Noten einzusehen / zu bearbeiten?

Ursprünglich dürfen in der Prüfungsverwaltung POS nur die Prüfer selbst Noten einsehen und bearbeiten. Dies würde aber einen weiteren Erfassungsaufwand bedeuten (die Prüfer zu einer Veranstaltung sind derzeit im LSF nicht spezifiziert) und außerdem in vielen Fällen einen unzumutbaren Aufwand für einzelne Prüfer mit sehr vielen Prüfungen erzeugen. 

Deswegen haben wir die folgende 'Standard'-Regelung getroffen auf Basis der im LSF vorhandenen Daten:

Im Falle einer Leistungsverbuchung wird im System vermerkt, wer tatsächlich die Leistung eingegeben hat. 

Warum gibt es ein separates Menü 'Archiv'? Man kann doch alle Noten auch unter 'Leistungsverbuchung' sehen?

Die Leistungsverbuchung zeigt nur die Leistungen des aktuellen wie der vergangenen beiden Semestern, während im Archiv alle online gespeicherten Leistungen zu sehen. Darüberhinaus zeigt das Archiv nur ausgefüllte Prüfungslisten, während in der Leistungsverbuchung auch leere Prüfungslisten vorhanden sind, die auch möglicherweise leer bleiben (siehe 'Warum habe ich so viele Prüfungslisten für die Eingabe?')

Müssen alle Studienleistungen eingegeben werden? Kann man das nicht vereinfachen?

Es ist in Einzelfällen möglich, das System so einzustellen, dass Leistungen kumuliert werden, dass also z.B. beim Eintragen von Modulnoten automatisch alle Teilmodule auf 'bestanden' gesetzt werden.

Dies hat aber die folgenden Nachteile:

Deswegen wird dieses Vorgehen nur dann empfohlen, wenn obige Probleme nicht auftreten können. Falls diese Option gewünscht wird, bitte die POS-Kontaktpersonen ansprechen.

Ich kann meine TAN-Liste nicht finden / erreichen. Was nun?

Kein Problem, melden Sie sich bei den POS-Kontaktpersonen, die ihre derzeit aktuelle TAN-Liste deaktivieren und eine neue initiale TAN-Liste zuschicken können. 

Wenn Sie Ihre alte TAN-Liste noch haben, aber nur noch zwei TANs ungenutzt sind, können Sie sich selbst eine neue TAN-Liste erstellen und aktivieren. Dazu müssen Sie im LSF auf 'Meine Funktionen' => 'POS-Management' und dann 'iTAN-Listen Generierung' klicken. Dort können Sie zunächst mithilfe einer TAN der alten Liste eine neue TAN-Liste erstellen (mit 20 oder 40 TAN-Nummern). Danach können Sie die neue Liste mit je einer TAN von der alten und der neuen TAN-Liste aktivieren. 

Ich möchte mir in der Prüfungsliste auch den Anmeldestatus aus der Lehrveranstaltung anzeigen lassen. Geht das?

Ja, für diejenigen, die schon die Teilnehmerlisten aus der Veranstaltungsanmeldung auf dem aktuellen Stand halten, kann der Status aus der Teilnehmerliste auch in den Prüfungslisten eingeblendet werden. Dazu bitte kurz dem CIO Bescheid geben.