Arbeitspakete und Aufgaben strukturieren

Hier erfährst du, welche unterschiedlichen Aufgaben bei einem Projekt anfallen und wie diese sinnvoll strukturiert werden.

Innerhalb eines Projektes warten eine Vielzahl an unterschiedlichen Aufgaben auf dich und dein Team. Damit ihr dabei nicht den Überblick verliert, ihr die Aufgaben nach jeweiligen Fähigkeiten verteilt und jede Person genau so viele Aufgaben bekommt, dass sie nicht überfordert oder unterfordert ist, lohnt es sich, die Aufgaben in verschiedene Arbeitspakete einzuteilen und jeweils Verantwortlichkeiten festzulegen.

Methode: Brainstorming

Welche Arbeitsbereiche gibt es und welche Aufgaben werden pro Bereich bearbeitet?

Was brauchst du dafür?

  • Kleine Zettel
  • Stifte
  • Eine Fläche, auf der ihr alle kleinen Zettel ausbreiten könnt. Z.B. ein großer Tisch, eine Pinnwand oder Tafel

Wie viele Personen werden für diese Methode benötigt?

  • Das ganze Team

Wie funktioniert’s?

Der folgende Ablauf besteht aus drei Durchläufen:

1. Durchlauf / Unterschiedliche Arbeitsbereiche für das Projekt sammeln

Sammelt im Team alle Aufgabenbereiche, die es in eurem Projekt gibt und notiert sie jeweils einzeln auf einem kleinen Zettel.

Typische Aufgabenbereiche sind:

Ergänzt oder reduziert die Vorschläge. Passt sie an euer Projekt an.

2. Durchlauf / Unteraufgaben für die jeweiligen Arbeitsbereiche sammeln

Werft im 2. Durchlauf nun einen Blick auf eure Arbeitsbereiche aus der vorigen Aufgabe. Welche typischen Aufgaben werden in den jeweiligen Arbeitsbereichen abgearbeitet?

Geht dafür gemeinsam im Team jeden Arbeitsbereich einzeln durch und schreibt jede Aufgabe auf einen Zettel.

Typische Aufgaben pro Arbeitsbereich können sein:

  • ÖA: Social-Media-Werbung, Flyer und Plakate gestalten, Pressemitteilungen schreiben, über Kooperationspartner_innen werben
  • Finanzen: Gelder beantragen, Gelder abrufen (nach Zusage der Förderung), Ausgaben im Auge behalten, Gelder abrechnen (Listen führen über alle Ausgaben und Rechnungen sammeln)
  • Inhaltliche Arbeit: z.B. Thema für Workshop aufarbeiten, Recherche, Referent_in suchen und einladen
  • Organisation von Material/Raum: Raum mieten, Technikbedarf für Veranstaltung klären, Material leihen oder kaufen, Gestaltung des Raums
  • Projektkoordination: Zeitplan im Auge behalten und an Fristen erinnern, Knotenpunkt für teaminterne Kommunikation, Kontaktaufnahme zu Kooperationspartner_innen, Ansprechperson für Mentor_innen, gesetzliche Regelungen klären (GEMA, Lizenzen, Lebensmittelrichtlinien etc.), Planung der Durchführung des Events (Wer macht die Kasse?, Wer räumt auf? etc.)

Die angegebenen Bereiche sind nur Vorschläge und keine obligatorische Struktur.

3. Durchlauf / Ergänzung der Aufgaben

  • Schreibt im Team gemeinsam wild drauf los, welche Aufgaben euch einfallen, die noch nicht genannt wurden. Schreibt jede neue Aufgabe jeweils auf einen Zettel und versucht, Doppelungen zu vermeiden.
  • Wenn euch keine Aufgaben mehr einfallen, dann teilt die Zettel den Arbeitsbereichen zu. Z.B. Gelder zu Finanzen, Werbeplakate layouten zu Öffentlichkeitsarbeit
  • Gibt es Aufgaben, die sich bisher keinem Arbeitsbereich zuordnen lassen? Vielleicht müsst ihr noch weitere Arbeitsbereiche hinzufügen oder einen Arbeitsbereich für verschiedene Aufgaben einrichten.

Wer ist wofür verantwortlich?

Da ihr nun die Arbeitsbereiche und die jeweiligen Aufgaben gesammelt habt, könnt ihr euch einen etwaigen Eindruck davon machen, in welchen Arbeitsbereichen sehr viele Aufgaben abgearbeitet werden müssen und wo eher weniger zu tun ist.

Ordnet eure Verantwortlichkeiten für die jeweiligen Arbeitsbereiche zu und klärt, wer wofür den Hut aufhat? Bei wichtigen Aufgaben lohnt es sich, eine stellvertretende Verantwortlichkeit festzulegen. Haltet diese Aufteilung fest, notiert sie euch bspw. in eurem Notizheft oder auf eurer teaminternen Kommunikationsplattform.

Verteilt die Hütchen nach:

  • Interesse
  • Zeitkapazität und
  • Fähigkeiten

Tipp: Nutzt dafür eure schon erarbeiteten Kompetenzfiguren aus dem 1. Paket.